Księgowość spółki akcyjnej

Usługi księgowości spółki akcyjnej

Spółka akcyjna jest najbardziej restrykcyjnie uregulowaną spółką kapitałową, jaka występuje w polskim prawie handlowym. Prowadzenie jej księgowości będzie, zatem najbardziej kosztowne w porównaniu do innych form biznesu w Polsce, w odróżnieniu od nich dokumentacja księgowa podlega kontroli biegłego rewidenta, co niestety również powoduje dodatkowe koszty dla przedsiębiorcy.

Poza tym, w spółce akcyjnej funkcjonuje rada nadzorcza, co również jest dodatkowym obciążeniem finansowym, organizacyjnym oraz prawnym. Inaczej niż w przypadku spółki z o.o., w spółce akcyjnej wszelkie protokoły zgromadzeń wspólników muszą być protokołowane przez notariusza. Stopień skomplikowania spółki akcyjnej przemawia za tym, że kwestie korporacyjne nie powinny być przygotowywane przez księgową czy biuro rachunkowe, lecz przez adwokata lub radcę prawnego.

Ta spółka jako jedyna pozwala na publiczną emisję akcji i pozyskanie kapitału w drodze oferty publicznej, co ma niebagatelne znaczenie dla wielkich przedsięwzięć.

Księgowość spółki akcyjnej - dlaczego warto powierzyć profesjonalistom

Księgowości spółki akcyjnej nie powinno się prowadzić samemu, ze względu na stopień jej skomplikowania. Szerzej na temat samodzielnego prowadzenia księgowości spółki.

Spółka akcyjna jest osobą prawną, zatem posiada odrębny majątek od swoich wspólników. W jej przypadku nie można wybrać formy księgowości, zawsze jest to pełna księgowość, a wszelkie zdarzenia majątkowe muszą mieć podstawę prawną i zostać odnotowane na odpowiednim koncie w księgach handlowych, zgodnie z zasadami rachunkowości. Akcjonariusze nie mogą pobierać sobie pieniędzy jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz musi zaistnieć do tego podstawa np. dywidenda.

W spółce akcyjnej akcjonariusz, któremu przysługuje akcja imienna może otrzymywać wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych. Wynagrodzenie z tego tytułu jest dosyć korzystne podatkowo, ponieważ stanowi koszt spółki, a oprócz tego nie jest obciążone składkami ZUS. Wypłacana kwota musi mieć charakter rynkowy i przysługuje bez względu na to czy spółka osiągnęła zysk

Członkowie zarządu spółki akcyjnej również mogą otrzymać wynagrodzenie z tytułu powołania, którego wypłata wymaga podjęcia odpowiednich uchwał i sporządzenia z tego protokołów.

Księgowość spółki akcyjnej wymaga zdecydowanie podwyższonej staranności, ponieważ błędy popełnione w księgach handlowych zostaną zauważone w wyniku weryfikacji biegłego rewidenta, co utrudnia ich nierzetelne prowadzenie tanim kosztem. Dokonanie zapisów w dokumentacji księgowej często wymaga również posiadania pewnej wiedzy prawnej, aby odpowiednio zakwalifikować dany wydatek, czy przychód.

Księgowość prostej spółki akcyjnej

Prosta spółka akcyjna i jej księgowość zdecydowanie różni się od spółki akcyjnej, zbliżona jest do spółki z o.o. Nie podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta. Jednak występują dodatkowe ograniczenia w zakresie wypłaty dywidendy m.in. w postaci konieczność przeprowadzenia testu wypłacalności spółki.

Jako główną zaletę prostej spółki akcyjnej wymienia się dosyć dużą elastyczność w zakresie uprzywilejowania akcji. Zapisy dotyczące takich uprawnień muszą zostać dokonane w formie aktu notarialnego, gdyż system S24 nie przewiduje w tym względzie szerokich możliwości kształtowania umowy spółki.

Podobnie, jak w innych spółkach kapitałowych wniesienie wkładów niepieniężnych na pokrycie kapitału związane jest często z koniecznością zapłaty podatku dochodowego. Pewne novum stanowi możliwość wniesienie wkładu w postaci świadczenia pracy lub usług oraz zakończenie bytu prawnego spółki bez jej formalnej likwidacji, a poprzez przejęcie majątku spółki i zobowiązań poprzez jednego z akcjonariuszy.

Księgowość spółki akcyjnej - okresowa weryfikacja przez rewidenta

Inaczej niż w spółce z o.o. oraz prostej spółce akcyjnej sprawozdanie finansowe spółki akcyjnej podlega badaniu przez biegłego rewidenta. W związku z tym procedura zamknięcia roku obrotowego jest inna niż w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Już przy zawarciu umowy o księgowość warto określić w umowie zasady współpracy biura rachunkowego przy tym badaniu, a także określić koszty tej usługi, aby uniknąć potem późniejszych sporów, czy też niemiłych niespodzianek.

Obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta jest niewątpliwie pewną niedogodnością, jednak przyczynia się do większego bezpieczeństwa spółki akcyjnej, gdyż błędy występujące w księgach z reguły zostają wykryte najpóźniej po roku.

Weryfikacja przez rewidenta jest niewątpliwie kosztowną usługą, jej cena zaczyna się od kilkunastu tysięcy złotych wzwyż. A często nawet zawieszona spółka musi prowadzić księgowość i składać sprawozdania finansowe.

Jak prowadzić księgowość w spółce akcyjnej

Księgowość w spółce akcyjnej może być prowadzona w różnych modelach, najczęściej występujące rozwiązania to obsługa przez biuro rachunkowe lub utworzenie wewnętrznego działu księgowego.

Główną zaletą usług świadczonych przez biuro rachunkowe jest kwestia odpowiedzialności. Jeśli zakupiło dobrą polisę OC, to przedsiębiorca w przypadku takich usług jest bezpieczniejszy niż w sytuacji zatrudnienia księgowej na umowę o pracę, ponieważ stosunek pracy istotnie ogranicza odpowiedzialność odszkodowawczą pracownika tj. do trzech miesięcznych pensji.

Poza tym, spółka akcyjna w przypadku współpracy z biurem rachunkowym nie martwi się o urlopy i zwolnienia chorobowe, które mogą być bardzo dokuczliwe, gdy dział księgowy jest mały, a szczególnie jeśli zatrudniono tylko jedną samodzielną księgową. Również o wiele łatwiej wypowiedzieć umowę o księgowość z biurem rachunkowym, niż zwolnić pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.

Oprócz tego, w przypadku współpracy z biurem rachunkowym, spółka nie musi stworzyć warunków do pracy, nabywać licencji na programy księgowe i ich aktualizację, kupić komputerów, korzystać z usług informatycznych, opłacać księgowym szkolenia i kursy oraz ponosić inne koszty w celu utrzymania infrastruktury działu księgowego.

Księgowość spółki akcyjnej - typowe problemy

Główną cechą księgowości spółki akcyjnej jest konieczność prowadzenia jej w formie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość) oraz związana z tym okoliczność, iż wszystkie przesunięcia majątkowe w spółce akcyjnej muszą posiadać podstawę prawną. Wspólnicy – akcjonariusze – nie mogą pobierać pieniędzy ze spółki w ten sposób, jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, co może stwarzać także koszty w zakresie konieczności nabywania usług prawnych.

Inaczej niż w przypadku KPiR, wszelkie operacje gospodarcze muszą zostać zaewidencjonowane na odpowiednich kontach, stąd w zasadzie można mówić nie o księgowości, lecz o rachunkowości spółki akcyjnej.

Spółka akcyjna ma również obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego, które podlega badaniu przez biegłego rewidenta, co niewątpliwie jest znacznym kosztem.