Okulary leżące na stercie papierowych umów.
Księgowość 08.08.2017 Napisane przez: Księgowość dla Spółek

Na co uważać przy umowie z biurem rachunkowym?

Czego należy unikać w umowie z księgową?

Podpisując umowę z firmą świadczącą usługi księgowe powinniśmy zwracać uwagę nie tylko na cennik za poszczególne czynności, lecz także na szereg innych postanowień umowy. Poniższy wpis ma na celu zaprezentowanie często występujących klauzul, których należałoby unikać. Przedstawione niżej postanowienia mają szczególne znaczenie przy umowach na obsługę księgową spółek (pełna księgowość), gdyż prowadzoną one księgi handlowe, które są o wiele bardziej niezrozumiałe dla laika niż podatkowa książka przychodów i rozchodów, a zatem wymagają pomocy specjalistów, którzy wezmą za swoje usługi pełną odpowiedzialność i zapewnią tym samym Klientowi spokój i bezpieczeństwo.

1. Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do szkody wyrządzonej z winy umyślnej.

Każdy przedsiębiorca powierzając swoją księgowość do profesjonalnej firmy, oczekuje niewątpliwie zapewnienia określonego poziomu bezpieczeństwa. Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do winy umyślnej tak naprawdę pozbawia Klienta możliwości dochodzenia naprawy wyrządzonej mu szkody. Praktycznie nie ma przypadku, żeby księgowa zrobiła coś umyślnie źle, a przy takiej konstrukcji nie odpowiada za niedbalstwo, za rażące niedbalstwo też. Praktycznie taki zapis można byłoby zastąpić równoważnym w stylu: biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.

2. Ograniczenie odpowiedzialności księgowej do niskiej kwoty.

Również zdarzają się postanowienia na mocy, których odpowiedzialność biura jest ograniczona do niskiej kwoty. Oznacza to, że w sytuacji, gdy zostanie wyrządzona szkoda przekraczająca określoną sumę, to wartość powyżej niej nie podlega już zwrotowi na rzecz przedsiębiorcy. Oczywiście takie postanowienie nie gwarantuje ochrony Klienta.

3. Brak odpowiedzialności za dodatkowo świadczone usługi prawne.

Coraz częściej biura rachunkowe oferują swoim Klientom dodatkowe usługi prawne np. rejestracja spółki. W takiej sytuacji warto zorientować się czy gdzieś np. w umowie, regulaminie itp. nie ma wyłączenia odpowiedzialności za te działania. Nawet, gdy brak jest wprost ograniczeń w tym zakresie, to należy pamiętać, że ubezpieczenie OC biur rachunkowych w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nawet ubezpieczenie w stosunku do czynności doradztwa podatkowego nie obejmuje świadczenia usług prawnych. Problem z kwestią odpowiedzialności w przypadku rejestracji spółki, czy inny usług prawnych nie istnieje, gdy są one wykonywane przez adwokata lub radcę prawnego, gdyż posiadają oni swoje własne zawodowe ubezpieczenie OC. Oferta pomocy prawnej ma swoją wartość jedynie wtedy, gdy Klient jest w pełni zabezpieczony na wypadek ewentualnego błędu.

4. Nałożenie obowiązku weryfikacji zapisów w księgach handlowych.

Przedsiębiorca zawierając umowę o księgowość swojej spółki z reguły nie posiada wiedzy na temat jak powinny być prowadzone księgi i handlowe i dlatego wybiera do tego celu specjalistów. W umowach z biurem rachunkowym występują czasami postanowienia, że Klient ma dostęp do swojej księgi handlowej przez Internet, jednakże można też natknąć się na zapis, że skoro jest taki dostęp to Klient powinien dokonać weryfikacji prawidłowości dokonanych w niej wpisów do określonej daty, a po jej upływie przyjmuje się, że wszystkie wpisy zostały dokonane prawidłowo. Takie postanowienia de facto nakładają na Klienta obowiązek nie tylko znajomości rachunkowości, lecz także dodatkowej pracy w postaci regularnej i pełnej kontroli księgowej. Jest to również zapis, który bardzo istotnie ogranicza odpowiedzialność biura rachunkowego za popełnione błędy.

5. Nieuzasadnione kary umowne.

W umowach mogą wystąpić zapisy, które nakładają na Klienta kary umowne za zachowania, które nie wpływają na organizację pracy biura i nie generują po jego stronie dodatkowych obowiązków. Oczywiście występują pewne dodatkowe opłaty, które są uzasadnione np. za dostarczenie dokumentów po terminie, korekty z winy Klienta, gdyż takie zachowania powodują konieczność ponoszenia przez biuro dodatkowych kosztów wynagrodzeń pracowników, w tym dodatku za godziny nadliczbowe. Poza wymienionymi wyżej, istnieją również postanowienia umowne nakładające na Klienta dodatkową opłatę, pomimo że jego zachowanie nie stwarza wyższych kosztów. Do takich postanowień należy np. zapis umowy przewidujący opłatę w przypadku zmiany wysokości abonamentu księgowego (nie dotyczy to sytuacji, w której Klient otrzymał gratis określone usługi w związku z wysokością wybranego pakietu).

6. Kara umowna za wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych.

Jeżeli Klient nie dostał żadnych darmowych usług niewłaściwa jest również kara umowna za wypowiedzenie umowy. Niewątpliwie takie zastrzeżenie ogranicza wybór Klienta co do tego, czy chce współpracować z danym biurem. Należałoby pamiętać, że w biznesie nie można nikogo do niczego zmuszać, a zachętą do współpracy powinna być jakość świadczonych usług.

7. Możliwość wypowiedzenia umowy przez Klienta tylko z ważnej przyczyny.

Nie powinno się związywać Klienta takimi zapisami o wyjątkowo nieostrym charakterze. Klient w momencie podpisywania umowy nie zawsze wie, czy pomiędzy nim a księgowym będzie istniała przysłowiowa "chemia". W pewnym momencie zawsze ma prawo stwierdzić, że coś nie pasuje lub z kimś innym współpracowałoby się lepiej. Wobec tego, nie wyrażajmy zgody na takie zapisy.

8. Natychmiastowe wypowiedzenie umowy w przypadku zakończenia pracy z daną księgową

W umowie zawieranej z jednym z biur rachunkowych online zauważyliśmy zapis pozwalający na natychmiastowe wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych w sytuacji, gdyby księgowa obsługująca danego Klienta, zakończyła współpracę z tym biurem. Takie postanowienie naraża firmę na niedogodności, zwłaszcza, gdyby natychmiastowe wypowiedzenie zostało dokonane przykładowo kilka dni przed terminem wysyłki JPK lub deklaracji VAT. Taki skutek może spotkać nawet najbardziej uczciwego, regularnie płacącego i dobrze współpracującego Klienta. O wiele lepszym rozwiązaniem byłoby przekazanie księgowości do innej księgowej, współpracującej z tym biurem, niż gwałtowne, natychmiastowe pozostawienie firmy samej sobie, bez przyczyny leżącej po jej stronie.

9. Sprzeczne z dobrymi obyczajami określenie sposobu podwyższenia ceny.

Ostatnio, gdy rozmawialiśmy z jednym z naszych obecnych Klientów, którego przejęliśmy z innego biura, dowiedzieliśmy się o pewnych zapisach umowy konkurencyjnej firmy, które nie do końca są zgodne z dobrymi obyczajami. Otóż w umowie przewidziano 3 - miesięczny okres wypowiedzenia, natomiast przy podwyższaniu ceny biuro zawiadamiało Klienta o tym na piśmie, jednakże, gdy Klient w ciągu dwóch tygodni nie zgłosił sprzeciwu, to po upływie tego okresu wchodziła w życie nowa wysokość wynagrodzenia dla biura. O wiele lepszym rozwiązaniem byłoby takie, że nowa cena wchodzi w życie po okresie równym okresowi wypowiedzenia, a nie po 2 tygodniach. Skutkowało to tym, że jeśli Klient przegapił taki krótki termin to co najmniej przez 3 miesiące musiał akceptować nawet bardzo dużą podwyżkę.