Jak zamknąć rok w spółce z o.o.?
Zamknięcie roku obrotowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z szeregiem obowiązków sprawozdawczych i formalnych. W praktyce najwięcej pytań budzi sporządzenie sprawozdania finansowego oraz proces jego zatwierdzenia i złożenia w odpowiednich systemach. Poniżej przedstawiamy, co należy zrobić, aby prawidłowo zamknąć rok obrotowy w spółce.
Sporządzenie sprawozdania finansowego
Podstawowym obowiązkiem po zakończeniu roku obrotowego jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Powinno ono zostać przygotowane w formacie XML i podpisane w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostateczny termin na jego sporządzenie to 31 marca.
Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, która je sporządziła oraz przez co najmniej jednego z członków zarządu. Podpisy można składać elektronicznie, za pomocą profilu zaufanego (ePUAP), kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego (z e-dowodu).
W praktyce najprościej jest, gdy wszyscy członkowie zarządu podpiszą dokumenty tym samym rodzajem podpisu – pozwala to uniknąć problemów technicznych przy składaniu sprawozdania.
Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, dopuszcza się podpisanie sprawozdania tylko przez jednego członka zarządu, pod warunkiem że pozostali złożą stosowne oświadczenia, że dokument spełnia wymagania ustawy. Jednak w większości przypadków wygodniej i szybciej jest, gdy podpisy złożą wszyscy członkowie zarządu.
Sprawozdanie finansowe a okres zawieszenia
Nie każda spółka zawieszająca działalność jest automatycznie zwolniona z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego. Żeby uniknąć konieczności zamykania ksiąg rachunkowych i tworzenia sprawozdania za dany rok obrotowy, muszą być spełnione jednocześnie trzy warunki:
- działalność pozostaje zawieszona przez cały rok,
- spółka nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych ani umorzeniowych,
- nie występują żadne zdarzenia majątkowe czy finansowe.
Jeśli choć jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, księgi trzeba normalnie prowadzić i sporządzić sprawozdanie. Dopiero pełne spełnienie wszystkich przesłanek pozwala pominąć zarówno zamknięcie ksiąg rachunkowych, jak i przeprowadzanie corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zatwierdzenie sprawozdania i uchwały
Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników. Wraz z tym podejmuje się również uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Obie uchwały muszą być przygotowane w formie skanów (PDF).
Wniosek do RDF
Ostatnim etapem jest złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Wraz z przesłanym sprawozdaniem finansowym w formacie pliku XML, należy przesłać uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysku/pokryciu straty. Przesyłając wskazane dokumenty elektronicznie przez system RDF, nie ma konieczności uiszczania opłaty sądowej.
Szerzej na ten temat w książce "Instrukcja obsługi spółki z o.o."
