Ustalenie zasad funkcjonowania w spółce

Zakładając spółkę z o.o., większość wspólników działa z dużym entuzjazmem i naiwnym przekonaniem, że zawsze będą zgodni i nigdy nie dojdzie do konfliktu interesów. Rzeczywistość szybko to zweryfikuje. Praktyka pokazuje, że najwięcej sporów dotyczy tego, kto i za co ma odpowiadać, kto więcej pracuje i czy ma z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie, kto dorzuci się do dokapitalizowania spółki, gdy zabraknie środków. Dlatego zasady współpracy trzeba ustalić z wyprzedzeniem, zanim pojawią się problemy.

Równowaga głosów – recepta na paraliż

Najgorszy możliwy układ to idealna równowaga głosów - sytuacja, w której np. dwóch wspólników ma po 50% udziałów i obaj zasiadają w zarządzie. Wystarczy różnica zdań, by decyzji nie dało się podjąć. W efekcie spółka staje w miejscu i nie może realizować żadnych kluczowych działań. Lepiej z góry przewidzieć, jak rozstrzygać takie sytuacje. Jednym z rozwiązań jest podpisanie umowy wspólników, która jasno określi zasady podejmowania decyzji, sposób głosowania czy tryb wyjścia ze spółki w razie impasu.

Co ważne, umowa wspólników wiąże wyłącznie strony, czyli samych wspólników. Nie jest to część umowy spółki, ale mimo to jest bardzo ważnym zabezpieczeniem przed paraliżem decyzyjnym.

Zasady wykonywania pracy w spółce

Jeśli spółka ma działać dzięki zaangażowaniu pracy wspólników, trzeba ustalić:

• Kto dokładnie pracuje na rzecz spółki, w jakim wymiarze i na jakiej podstawie (umowa o pracę, kontrakt menedżerski, powtarzające się świadczenia niepieniężne).
• Jak rozliczać wartość tej pracy i co zrobić, gdy będzie ona równa wysokości wkładów kapitałowych.
• Od kiedy należy się wynagrodzenie, a w razie inflacji, czy stosujecie klauzulę waloryzacyjną.

Dla uniknięcia konfliktów w umowie wspólników warto zapisać, że w razie zrównania wartości pracy i kapitału:

• wspólnik wykonujący pracę zaczyna otrzymywać wynagrodzenie, albo
• wspólnicy kapitałowi zobowiązani są do wniesienia dodatkowych wkładów.

Przy świadczeniu nieodpłatnym trzeba pamiętać o skutkach podatkowych. Spółka może wykazywać przychód, zwłaszcza jeśli nie jest na stracie.

Brak zysków i konieczność dokapitalizowania

Gdy spółka przez dłuższy czas nie przynosi zysków, część wspólników zaczyna tracić wiarę w projekt i nie ma zamiaru dokładać ani grosza. Problem polega na tym, że często nie chcą też sprzedać udziałów. Liczą, że jeśli inni się jeszcze wspomogą finansowo, to może coś z tego będzie, a oni nie poniosą dodatkowego ryzyka, ale zachowają potencjalny udział w zyskach.

Żeby uniknąć takiej sytuacji, warto w umowie wspólników przewidzieć scenariusz na wypadek konieczności dokapitalizowania:

• Podwyższenie kapitału zakładowego, w którym dodatkowe udziały obejmują tylko ci wspólnicy, którzy dokładają pieniądze. Reszta automatycznie staje się mniejszościowymi udziałowcami i traci realny wpływ na decyzje.
• Mechanizm wykupu udziałów – wspólnik chcący inwestować określa cenę zakupu udziałów od pasywnego wspólnika, ale musi liczyć się z tym, że tamten może za tę samą cenę odkupić jego udziały. To skuteczny sposób na uniknięcie zaniżania wartości udziałów.

Podsumowanie

Kluczem do sensownego funkcjonowania spółki z o.o. jest zapisanie w umowie wspólników wszystkich zasad współpracy, rozliczeń i rozwiązywania sporów, zanim w ogóle pojawią się pierwsze problemy. W przeciwnym razie spółka, zamiast generować zyski będzie generować tylko konflikty.

Szerzej na ten temat w książce "Instrukcja obsługi spółki z o.o."