Poszukujesz księgowości online dla spółki z o.o.? Dowiedz się, jak znaleźć profesjonalne wsparcie, jakie są jej koszty oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze. Zapraszamy
Księgowość online to przede wszystkim:
Wygodny sposób komunikacji
Oszczędność czasu i pieniędzy
Szybszy proces dostarczania dokumentów
Jak rozumieć księgowość online?
Księgowość online może być rozumiana na różne sposoby, a mianowicie:
Jako system do samodzielnego księgowania udostępniony przez Internet
Jako biuro rachunkowe, które nie posiada lokalu, a jego pracownicy pracują z domu, komunikacja następuje przez Internet
Jako biuro rachunkowe funkcjonujące stacjonarnie, w którym klienci przekazują dokumenty elektronicznie
Więc co wybrać?
Zdecydowanie warto wybrać trzecią opcję, tj. stacjonarnie funkcjonujące biuro rachunkowe z opcją elektronicznego przesyłu i dostępu do dokumentów, ponieważ wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF w dużej mierze dokumenty będą funkcjonowały w obrocie w sposób elektroniczny, do czego powinni dostosować się zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe.
Jeśli firma świadcząca usługi księgowe nie dostosuje się do takiego sposobu przekazywania dokumentów, to nie będzie w stanie należycie obsługiwać klientów. Oprócz tego, taki sposób komunikacji jest o wiele wygodniejszy dla przedsiębiorców, ponieważ nie muszą dojeżdżać do biura rachunkowego, ani przesyłać listów pocztą lub kurierem, co również przyspiesza proces dostarczania dokumentów.
Wybierając biuro dla spółki, z którym będziemy komunikowali się wyłącznie online musimy zachować szczególną ostrożność, gdyż w tym systemie współpracy dosyć łatwo ukryć się osobom nieposiadającym odpowiedniej infrastruktury do świadczenia usług księgowych, a często dorabiającym sobie do pensji w ten sposób, że założą stronę www i udają funkcjonowanie dobrze rozwiniętego biura rachunkowego.
Czas istnienia na rynku
Najbezpieczniej jest wybierać firmy, które istnieją już jakiś czas na rynku. Warto przy tym pamiętać, że niektóre osoby działają na B2B jako podwykonawcy innych biur rachunkowych, zamiast umowy o pracę. W takim przypadku informacja o okresie prowadzenia działalności gospodarczej nie jest miarodajna. Jeśli biuro funkcjonuje w formie spółki kapitałowej, to warto zapoznać się ze sprawozdania finansowymi, aby zweryfikować poziom przychodów i wydatków.
Dodatkowe ubezpieczenia
Bardzo ważną kwestią jest, aby firma księgowa posiadała dodatkowe ubezpieczenia OC poza obowiązkowym. W praktyce bardzo ciężko wyobrazić sobie sytuację, w której obowiązkowe ubezpieczenie OC zapewniłoby realną ochronę Klienta, stąd konieczne jest nabycie odpowiednio wysokich ubezpieczeń dodatkowych.
Znajomość umów
Warto również zapoznać się z treścią zapisów umowy, OWU i regulaminów świadczenia usług, jeśli księgowość posługuje się nimi. Szczególne znaczenie mają zapisy dotyczące odpowiedzialności biura i ograniczeń w tym zakresie przewidzianych.
Każdy rodzaj spółki może być obsługiwany online, czyli:
Spółka cywilna
Spółka jawna
Spółka partnerska
Spółka komandytowo–akcyjna
Prosta spółka akcyjna
Spółka akcyjna
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Oczywiście, twierdzenie powyższe opiera się na tym, że poprzez księgowość online rozumiemy sposób przekazywania dokumentacji księgowej do biura rachunkowego, a nie samodzielne prowadzenie księgowości przez Internet.
W przypadku spółek kapitałowych dokumentacja księgowa przyjmuje postać ksiąg handlowych, które zdecydowanie różnią się od KPiR dla jednoosobowych działalności gospodarczych, wymagają księgowania na określonych kontach, więc w ich przypadku warto korzystać z pomocy profesjonalistów, ponieważ ryzyko popełnienia błędu jest duże, a poza tym istnieje konieczność sporządzania i składania do KRS rocznych sprawozdań finansowych.
Konkludując, o ile można sobie wyobrazić samodzielne prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej na ryczałcie, która dodatkowo nie jest podatnikiem podatku VAT, to w przypadku nawet małej spółki z o.o., taki sposób postępowania byłby wysoce ryzykowny.
Na obsługę księgową online może zdecydować się każdy przedsiębiorca bez względu na branże, o ile w jego działalności nie sprawdziłby się lepiej wewnętrzny dział księgowy np. w przypadku firm produkcyjnych.
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF większość faktur będzie miało postać elektroniczną w systemie KSeF, wobec tego do biur rachunkowych dokumenty będą musiały być w znacznej mierze przekazywane elektronicznie.
Sposób dostarczania dokumentów poprzez Internet jest szczególnie korzystny dla ludzi zapracowanych, dla których dojazd do biura rachunkowego lub wizyty na poczcie mogą stwarzać pewne niedogodności organizacyjne.
Zwłaszcza w dużych miastach poruszanie się z jego miejsca do innego potrafi zająć dużo czasu, szczególnie, gdy wystąpią korki.
Zaletą księgowości online, rozumianej jako przekazywanie dokumentacji księgowej przez Internet, jest możliwość posiadania archiwum swoich dokumentów z dostępem online przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z którego można korzystać bezproblemowo nawet w godzinach zamknięcia biura rachunkowego.
Prowadzenie księgowości online dla spółek
Zakres usług księgowych online dla spółek, rozumianych jako sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego, nie powinien różnić się od tego, jaki występuje w przypadku firm działających w oparciu dokumentację dostarczaną w wersji papierowej, rodzaj prowadzonych ksiąg handlowych pozostaje bez zmian.
Dodatkowo biuro rachunkowe, które przyjmuje dokumenty przez Internet najczęściej oferuje swoim Klientom systemy (np. Saldeo Smart], które pozwalają na przechowywanie dokumentacji online, zapewniają dostęp do niej 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Oprócz tego, umożliwiają wystawianie faktur online. Takie systemy już teraz często zintegrowane są z KSeF, co pozwoli na w miarę bezbolesne dostosowanie się do zasad, które wejdą w życie wraz z pojawieniem się obowiązkowego KSeF.
Odnośnie dokumentów sprzedażowych, np. w przypadku Saldeo Smart, Klient nie musi generować specjalnych plików i przesyłać do biura, obecnie to biuro samo jest uprawnione do ich importowania, sytuacja w tym zakresie może trochę zmodyfikować się, gdy będzie obowiązkowy KSeF.
Pełna księgowość dla spółek jest droższa niż w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, ze względu na:
stopień skomplikowania,
konieczność księgowania na kontach,
konieczność sporządzania rocznych sprawozdań finansowych.
Głównym kosztem biura rachunkowego obsługującego spółki, bez względu na to czy księgowe pracują w lokalu biura, czy też od siebie z domu, są pensje pracownicze. W biurach zatrudniających kilka samodzielnych księgowych, często koszty lokalowe są niższe niż 10%.
Oczywiście, systemy do samodzielnego księgowania spółki z o.o. są o wiele tańsze, jednak ryzyko dla przedsiębiorcy wydaje się zbyt duże, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to nie jest jednoosobowa działalności gospodarcza na KPiR. Poza tym, gdyby nawet nabył niezbędną wiedzę na dany temat, to musiałby poświęcać dużo czasu i kosztów na jej aktualizację poprzez uczestnictwo w rozmaitych szkoleniach, zakup książek i prasy branżowej czy też systemów informacji prawno-księgowej.
Szerzej na temat samodzielnego prowadzenia księgowości spółki z.o.o.
Wielu naszych Klientów obsługujemy już od wielu lat, począwszy od samej rejestracji spółki z o.o., przy obopólnym zadowoleniu ze współpracy.
Zobacz wszystkie opinie naszych klientów
5/5
Marcin Mroczka
Rzetelna firma, dzięki której mam spokojną głowę o księgowość swojej spółki. Mam duże szczęście, że zakładając spółkę trafiłem do KDS - teraz z racji na brak dobrze wyszkolonych księgowych na rynku odmawiają przyjmowania kolejnych klientów, w trosce o jakość obsługi obecnych. Bardzo odpowiedzialne i profesjonalne podejście. Co ważne, na pokładzie mają prawników specjalizujących się w spółkach, co pozwoliło nam uniknąć wielu błędów przy zakładaniu firmy. Zdecydowanie polecam współpracę.
5/5
Kamil Kraucki
Polecam serdecznie. Firma podchodzi rzetelnie do wykonywania usług księgowych dla naszej firmy. Jesteśmy bardzo zadowoleni.
5/5
auto-planeta.pl
Ogromny plus za obecność prawnika podczas rejestracji spółki, jak równiez zaangażowanie i kompetencje. Wszystkie wątpliwości zostały starannie wytłumaczone, a jakość świadczonych usług pozostaje na bardzo wysokim poziomie.
5/5
Konrad Reperowski
Współpracujemy z KDS od samego początku działalności naszej firmy i jesteśmy niezwykle zadowoleni z ich usług. Przez cały ten czas nie doświadczyliśmy żadnej negatywnej sytuacji, co świadczy o ich profesjonalizmie. Dzięki KDS możemy skupić się na rozwijaniu naszego biznesu, mając pewność, że kwestie księgowe są w najlepszych rękach. Zdecydowanie polecamy.
Księgowość Warszawa KDS Sp. z o.o.
NIP: 527 273 76 97
REGON: 36163581300000
KRS: 0000560030
Kapitał zakładowy: 50 000 zł
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS
Roma Office Center, ul. Nowogrodzka 47 A
00-695 Warszawa
piętro 4
Tel.: 22 102 29 61
© Copyright: ksiegowosc-dla-spolek.pl
Projekt i wdrożenie Webalize
