Umowa o dzieło ze wspólnikiem spółki z o.o.

Umowa o dzieło ze wspólnikiem spółki z o.o. - czy to możliwe?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zawrzeć umowę o dzieło ze swoim wspólnikiem (udziałowcem), jeśli zostaną spełnione określone warunki co do przedmiotu umowy o dzieło (zobowiązanie do osiągnięcia określonego rezultatu), jak również formalne, które są szczególnie istotne, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu spółki, a dotyczą reprezentacji spółki przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Najważniejszym elementem umowy o dzieło są jej postanowienia, które powodują powstanie zobowiązania rezultatu. Zamawiający płaci wynagrodzenie nie za samo staranne działanie, lecz za osiągnięcie określonego, weryfikowalnego rezultatu np. zbudowanie lady recepcyjnej, stworzenie logotypu, strony internetowej.

Wynagrodzenie za dzieło powinno być określone w wysokości rynkowej, tj. takiej, którą otrzymałaby osoba obca niezwiązana ze spółką. Warto także, aby zamówienie określonego dzieła dało uzasadnić się potrzebami spółki. Jako przykład można wskazać spółkę prowadzącą biuro wirtualne, która zamówiła u wspólnika stół konferencyjny do sali konferencyjnej, wynajmowanej przez klientów spółki.

Dzieło może przybrać także postać niematerialną, jednak powinno być ucieleśnione w przedmiocie materialnym, a nie tylko w umyśle twórcy. Orzecznictwo sądowe wyłączyło z umowy o dzieło pewne proste czynności np. nie można zatrudnić sprzątaczki na podstawie umowy o dzieło, nie jest dziełem doręczenie przesyłki, czy też dokonanie odczytu z licznika, zbiór warzyw i owoców, kolportaż ulotek itp.

Szerzej na temat: Co może być dziełem?

Jak zawrzeć umowę o dzieło z własną spółką?

Przepisy prawa nie przewidują szczególnej formy prawnej, jednak warto utrwalić postanowienia umowy w taki sposób, aby można było przedstawić ją w czasie kontroli np. można zawrzeć ją w formie pisemnej.

W przypadku umowy o dzieło ze swoją spółką większe formalności muszą zostać spełnione, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu. W takiej sytuacji spółka nie może być reprezentowana przez zarząd. Zachodzi konieczność przeprowadzenia zgromadzenia wspólników i ustanowienie na nim pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu. Zgromadzenia wspólników nie trzeba formalnie zwoływać, można zastosować uproszczenie z art. 240 kodeksu spółek handlowych i przeprowadzić zgromadzenie wspólników bez formalnego zwoływania, gdy reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, nikt z obecnych nie wnosi sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia oraz wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Umowa o dzieło powinna określać to, co ma być dziełem (czyli to, co wykonawca powinien wykonać), wynagrodzenie za wykonanie dzieła, termin wykonania dzieła, sposób i termin płatności (gdy brak jest terminu płatności wynagrodzenie należy się w chwili oddania dzieła). Wynagrodzenie za wykonanie dzieła może być kosztorysowe (na podstawie zestawienia planowanych prac i kosztów) lub ryczałtowe. W umowie można także ustalić kto dostarcza materiały do wykonania dzieła oraz kto ponosi koszty ich nabycia.

Umowa może określać także zasady gwarancji, czy też odpowiedzialności wykonawcy za wady dzieła.

Umowa o dzieło ze wspólnikiem spółki z o.o. - zgłoszenie do ZUS-u

Co do zasady umowa o dzieło nie jest obciążona składkami ZUS. Wobec tego zasadą jest, że spółka, będąca płatnikiem składek ZUS, powinna zgłosić do ZUS umowy o dzieło w terminie 7 dni. Celem tej regulacji jest umożliwienie ZUS potencjalnej kontroli nadużywania tego typu umowy. Niewątpliwie umowa o dzieło może być dobrym sposobem wypłacania pieniędzy ze spółki z o.o.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu RUD. W jego treści należy m.in. uzupełnić dane zamawiającego, jego NIP, dane wykonawcy dzieła, adres zamieszkania, datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia wykonania dzieła, datę zakończenia wykonywania dzieła.

Spółka nie ma obowiązku zgłaszania umów zawartych z osobami, z którymi pozostaje w stosunku pracy, zawartej z osobą, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a dzieło wchodzi w zakres tej działalności, jak również umowy wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy.

Jak już wspomniano, obowiązek ten dotyczy spółek, którą są płatnikami składek ZUS (zostały już zarejestrowane w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych jako płatnicy składek).

Umowa o dzieło a koszty uzyskania przychodu

Co do zasady w przypadku umowy o dzieło można zastosować koszty uzyskania przychodu w wysokości 20%. Korzystna sytuacja następuje, gdy dzieło jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego, wtedy koszty uzyskania przychodu to 50%. Dodatkowo należy dokonać przeniesienia praw autorskich lub udzielić licencji na korzystanie z utworu. Autorskie koszty uzyskania przychodu zostały zlimitowane do kwoty 120 000 zł rocznie.

Dzieło może być utworem, gdy stanowi przejaw indywidualnej działalności twórczej jego wykonawcy. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 9b) wymieniono kategorie utworów, które mogą korzystać z autorskich kosztów uzyskania przychodów. Obejmują one np. utwory architektoniczne, fotograficzne, programy komputerowe, gry komputerowe, dziennikarskie.

Wynagrodzenie należne wykonawcy dzieła stanowi koszt dla spółki, a zatem niweluje skutki podwójnego opodatkowania spółki z o.o.