Pełnomocnik spółki

Pełnomocnik spółki - kto może nim być?

Ogólna reguła stanowi, że w zasadzie każdy może być pełnomocnikiem spółki, w tym osoba fizyczna i prawna (np. inna spółka). W przypadku, gdy pełnomocnikiem jest osoba fizyczna musi ona posiadać co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Wskazane powyżej zasady dotyczą pełnomocnictwa materialnego, czyli takiego, które nie obejmuje swoim zakresem reprezentowania w postępowaniach sądowych. W zakresie tych ostatnich występują istotne ograniczenia co do osoby pełnomocnika.

W postępowaniu cywilnym pełnomocnikiem spółki z o.o. może być adwokat lub radca prawny. Gdy sprawa dotyczy własności intelektualnej także rzecznik patentowy, w sprawach restrukturyzacji i upadłości także osoba posiadająca licencję doradcy restrukturyzacyjnego.

Przepisy kodeksu postępowania cywilnego dopuszczają także inne osoby do wykonywania obowiązków pełnomocnika np. osobę sprawującą zarząd majątkiem lub interesami strony, osobę pozostającą ze stroną w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot postępowania sądowego wchodzi w zakres zlecenia. Odnośnie spółki z o.o., z oczywistych przyczyn, nie może być pełnomocnikiem ojciec strony, natomiast może nim być pracownik spółki lub jej organu nadrzędnego.

W postępowaniu administracyjnym nie ma takich wymogów co do kwalifikacji pełnomocnika, jak w postępowaniu cywilnym. Pełnomocnikiem w zasadzie może być każdy.

Czy wspólnik może być pełnomocnikiem spółki

Wspólnik może być pełnomocnikiem spółki z o.o., jednak należy pamiętać, że sam status wspólnika nie uprawnia do tego, aby występować jako pełnomocnik. Konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa przez odpowiedni organ, z reguły jest nim zarząd spółki z o.o. Natomiast w przypadku, gdy zawierana jest umowa pomiędzy spółką a jej członkiem zarządu, pełnomocnictwo jest udzielane przez zgromadzenie wspólników.

Jeśli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu uprawnionym do samodzielnej reprezentacji, to w zasadzie powinien działać jako członek zarządu, a nie pełnomocnik.

Wspólnik, który jest jednocześnie członkiem zarządu, nie powinien być pełnomocnikiem, gdy jest jednocześnie drugą stroną umowy zawieranej ze spółka.

Natomiast wspólnik nie sprawujący funkcji członka zarządu może być pełnomocnikiem, nawet, gdy jest drugą stroną umowy, którą zawiera ze spółką, pod warunkiem, że takie umocowanie wynika wprost z treści pełnomocnictwa.

W każdym przypadku wspólnik – pełnomocnik, nie może być pozbawiony całkowicie zdolności do czynności prawnych (np. w wyniku ubezwłasnowolnienie całkowitego).

Czy pracownik spółki może być jej pełnomocnikiem

Pracownik spółki może być jej pełnomocnikiem, podobnie jak w przypadku wspólnika, sam status pracownika nie uprawnia do reprezentacji spółki, lecz konieczne jest, aby zostało udzielone pełnomocnictwo.

p>Natomiast, jeśli pracownik spółki jest jednocześnie członkiem rady nadzorczej, to nie powinien być jej pełnomocnikiem, wymaga tego rozdział funkcji zarządczych od nadzorczych. Poza tym członek rady nadzorczej nie może być prokurentem spółki, a prokura niewątpliwie jest w swej konstrukcji bardzo podobna do pełnomocnictwa, o ile nie należałoby uznać, że prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa.

Nawet, gdy nie jest wymagane udzielenie pełnomocnictwa na piśmie, to dla celów dowodowych warto udzielić pełnomocnictwa w formie pisemnej. Należy pamiętać, że samo ustanie stosunku pracy nie powoduje wygaśnięcia pełnomocnictwa, zatem trzeba je odwołać, aby byłby już pracownik nie mógł reprezentować spółki.

Od pełnomocnika spółki należy odróżnić pełnomocnika wspólnika na zgromadzeniu wspólników. Pracownik spółki nie może być takim pełnomocnikiem.

Pełnomocnik spółki - jakie ma uprawnienia?

Zakres uprawnień pełnomocnika wyznacza w głównej mierze sama treść pełnomocnictwa. Ta zasada działa inaczej niż w przypadku prokury, gdzie zakres umocowania prokurenta wyznaczają przepisy kodeksu cywilnego, które również zezwalają na pewne ograniczenia prokury wywierające skutek wobec osób trzecich.

Przekroczenie pełnomocnictwa nie zawsze oznacza nieważność czynności prawnej zawieranej przez pełnomocnika w imieniu spółki. Ważność takiej umowy zależy od tego czy zostanie ona potwierdzona przez spółkę. Druga strona może wyznaczyć spółce odpowiedni termin do potwierdzenia, jeśli on upłynie to osoba taka nie jest zobowiązana wobec spółki.

Pełnomocnik spółki z o.o. jest uprawniony do udzielenia dalszego pełnomocnictwa, jeśli uprawnienie do tego wynika z samej treści pełnomocnictwa. Wymóg ten jednak nie dotyczy pełnomocnictwa procesowego udzielonego dla adwokata lub radcy prawnego, te osoby mogą ustanowić substytuta na mocy przepisów regulujących wykonywane przez nich zawody zaufania publicznego. Takie dalsze umocowanie do działania w imieniu spółki (substytucja) może być przyznane również w węższym zakresie niż główne pełnomocnictwo.

Pełnomocnik spółki z o.o. posiada upoważnienie do dokonania czynności prawnej w imieniu spółki, w której drugą stroną jest on sam, gdy treść dokumentu pełnomocnictwa na to wprost zezwala.

Wart pamiętać, że pewne czynności nie mogą zostać dokonane przez pełnomocnika. Należy do nich zaliczyć m.in. złożenie wniosku do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Podobnie sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez członków zarządu, a nie może tego dokonać pełnomocnik spółki, ani poszczególnych członków zarządu.

Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki – rodzaje

Głównymi rodzajami pełnomocnictw do reprezentacji spółki są: pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe i do poszczególnych czynności.

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do dokonywania czynności zwykłego zarządu w imieniu spółki. Najprościej ujmując są to czynności typowe dla działania spółki, o mniejszym ciężarze gatunkowym. Przykładem takiego działania może być np. zawarcie typowej umowy o świadczenie usług księgowych przez biuro rachunkowe. Gdyby natomiast biuro rachunkowe zamierzało zakupić nieruchomość, to już nie jest to czynność zwykłego zarządu i wymagałaby oddzielnego pełnomocnictwa do jej dokonania.

Pełnomocnictwo ogólne musi być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Pełnomocnictwo rodzajowe konieczne jest do czynności przekraczających zwykły zarząd, o ile ustawa nie wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Przykładem pełnomocnictwa do poszczególnej czynności może być upoważnienie do sprzedaży określonej nieruchomości.

Jeśli czynność prawna wymaga dla swojej ważności formy szczególnej, to pełnomocnictwo również musi zachować tę formę np. do sprzedaży nieruchomości musi być udzielone w formie aktu notarialnego.

Pełnomocnik spółki - co jeszcze warto wiedzieć?

Pełnomocnictwo powinno być udzielone przez uprawniony do tego organ, generalnie zgodnie z zasadami reprezentacji spółki przez zarząd. W przypadku umowy zawieranej przez spółkę z członkiem zarządu, pełnomocnictwo przyjmuje postać uchwały zgromadzenia wspólników i ten organ jest właściwy do jego udzielenia.

Po wygaśnięciu pełnomocnictwa warto odebrać dokument pełnomocnictwa, gdyż może on mieć wpływ na skuteczność zawarcia umowy po wygaśnięciu pełnomocnictwa. Gdy pełnomocnik zawrze w imieniu spółki umowę po wygaśnięciu pełnomocnictwa, jednak w jego pierwotnych granicach, to taka umowa jest ważna, chyba że druga strona wiedziała o wygaśnięciu pełnomocnictwa lub z łatwością mogła pozyskać taką informację.

Warto pamiętać o wyłomie od zasady, że pełnomocnictwo udziela zarząd spółki z o.o. zgodnie z zasadami reprezentacji. W przypadku wniosku o rejestrację spółek handlowych kapitałowych, pełnomocnictwo do jego złożenia powinna być podpisane przez wszystkich członków zarządu, nie jest w tym przypadku wystarczające podpisanie pełnomocnictwa zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.

Należy, także mieć na uwadze szczególny tryb pełnomocnictwa przy umowach z członkami zarządu. Szerzej: o czym pamiętać prowadząc spółkę z o.o.