Przedsiębiorca przeglądający wyniki finansowe firmy.
Księgowość 25.06.2015 Napisane przez: Księgowość dla Spółek

Sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS do 15 lipca

Do 15 lipca należy złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego. Odpowiedzialność za składanie sprawozdania finansowego do rejestru sądowego ponosi kierownik jednostki.

Do 14 lipca br. do właściwego rejestru sądowego sprawozdanie finansowe składają jednostki, które podlegały wpisowi do rejestru do KRS. Zgodnie z art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym są to spółki osobowe (spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne) oraz spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne). Spółki jawne i partnerskie zobowiązane są do złożenia sprawozdania tylko, gdy zaistnieją w stosunku do nich wskazane w ustawie przesłanki m.in. przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro. Jeśli mają mniejszy obrót muszą przesłać oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego.

Stan prawny do 14 marca 2018 r.

Sprawozdanie finansowe należało składać do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego jako załącznik do wniosku KRS-Z30 (Wniosek o zmianie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym – Sprawozdanie finansowe i inne dokumenty). Do wniosku KRS-Z30 dołączało się także KRS-ZN (Sprawozdanie finansowe i inne dokumenty – załącznik do wniosku), jeśli składano sprawozdania finansowe za więcej niż jeden rok (za różne okresy sprawozdawcze). Istniała także możliwość, żeby dołączyć formularz KRS-ZN do wniosku o zmianę np. adresu, umowy spółki itp. Wtedy wnosiło się tylko jedną opłatę w kwocie 350 zł. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu i osobę, która je sporządziła. Jeśli istniał w tym zakresie brak, to sąd rejestrowy wzywał do jego uzupełnienia w terminie 7 dni.

Składając wniosek, należy też bez wezwania uiścić opłatę sądową wynoszącą 140 zł. W przypadku, gdy nie dołączono dowodu jej uiszczenia wniosek podlegał zwrotowi.

Obowiązek sprawozdawczy od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r.

Od dnia 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych poprzez Internet. W tym celu należy założyć konto w systemie S24 - o ile go nie posiadamy - a potem autoryzować je za pomocą profilu e-puap lub podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. W tym roku można złożyć jeszcze skany dokumentów papierowych, następnie od 1 października 2018 jedyną formą dopuszczalną będzie elektroniczna w pliku JPK SF.

Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne, zgłoszenie powinno być podpisane przez co najmniej jedną osobą upoważnioną do reprezentowania spółki przy użyciu profilu e-puap lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tylko dla osób posiadających numer PESEL).

Do Repozytorium Dokumentów Finansowych składa się również oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego, co dotyczy spółek jawnych i partnerskich, jeśli nie przekroczyły wskazanej ustawie sumy przychodów netto.

Ponadto podatnicy mają obowiązek złożenia sprawozdania finansowego wraz z resztą wymaganych dokumentów do urzędu skarbowego (art. 27 ust. 2 updop) - w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, bez względu na to, kiedy sprawozdanie zostało zatwierdzone (tj. w obowiązującym w ustawie o rachunkowości terminie, czy później).

Przepisy podatkowe nie wymagały składania w urzędzie skarbowym niezatwierdzonych sprawozdań finansowych.

Sprawozdanie finansowe od 1 października 2018 r. w xml

W tej dacie nastąpiła kolejna zmiana stanu prawnego. Sprawozdania finansowe sporządzone po tym dniu muszą co do zasady przyjąć formę pliku xml. Wyjątkiem w tym zakresie są sprawozdania sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości, którą mogą być sporządzone w sposób tradycyjny.

Sprawozdanie finansowe sporządzone według nowych zasad powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu za pomocą platformy epuap lub podpisem kwalifikowanym, od niedawna także istnieje możliwość użycia do tego nowego dowodu osobistego. Jeśli będą używane obie formy podpisu, to dla bezpieczeństwa wskazane jest, aby w pierwszej kolejności zostały złożone podpisy za pomocą epuap, gdyż w przeciwnym razie może być problem ze złożeniem sprawozdania w Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Nadal sprawozdanie powinno być sporządzone w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli najczęściej w praktyce do 31 marca. Kontrowersja wzbudza interpretacja pojęcia „sporządzone”. W tym aspekcie dominują dwa poglądy. Zgodnie z pierwszym z nich wystarczy, że jest ono przygotowane w fomacie xml i podpisane przez księgową. Drugi natomiast przewiduje, że koniecznym jest, aby w tej dacie było podpisane przez osobę sporządzającą, jak również wszystkich członków zarządu.

Nowością jest to, że sprawozdania nie przesyła się do urzędu skarbowego, wystarczy jego złożenie w Repozytorium Dokumentów Finansowych poprzez przygotowanie wniosku w systemie ekrs. Wniosek wymaga podpisu osoby upoważnionej do reprezentacji spółki – najczęściej przez członka zarządu, ewentualnie prokurenta.

W przypadku, gdy żaden z członków zarządu nie posiada numeru PESEL, wniosek może być podpisany przez pełnomocnika, który jest adwokatem lub radcą prawnym.

Sprawozdania finansowe sporządzone przed 1 października 2018 r. mogą być nadal złożone w formie skanu w pdf.

Jak podpisać sprawozdanie epuapem?

Plik można podpisać epuap poprzez skorzystanie z tego linku: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

  1. Należy kliknąć niebieski guzik „START”
  2. Należy wskazać opcję „Chcesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić) sprawozdanie finansowe”
  3. Należy kliknąć niebieski przycisk „Dalej”
  4. Należy kliknąć niebieski guzik „Podpisz lub sprawdź dokument”
  5. Należy kliknąć „Wybierz dokument z dysku” i załadować plik ze sprawozdaniem”
  6. Kliknąć przycisk „Podpisz”
  7. Należy zalogować się na epuap
  8. Podpisać plik przez epuap
  9. Kliknąć „Pobierz” i zapisać plik.


Następnie pobrany i zapisany plik podpisuje kolejny członek zarządu. Po zebraniu wszystkich podpisów, plik powinien zostać zapisany na dysku, a następnie dołączony do wniosku do RDF.