Rejestracja spółki z o.o. w KRS

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w KRS - jak przebiega?

Niniejszy wpis na blogu dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, tworzonej metodą tradycyjną, w której umowa spółki sporządzana jest przy udziale notariusza w formie aktu notarialnego.

Aktualizacja - od 1 lipca 2021 wnioski do KRS dotyczące rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie elektronicznie.

Nadal pozostało rozróżnienie na spółki w systemie S24 i pozostałe spółki, w przypadku tych drugich regułą jest, że dołącza się skany dokumentów. Występują pewne różnice w procedurze, gdy wniosek składa adwokat, radca prawny i inny podmiot uprawniony. Te osoby mogą poświadczyć składane dokumenty. 

Stan prawny obowiązujący do 1 lipca 2021 r. 

W takim przypadku należało przygotować w formie papierowej wniosek o rejestrację spółki, skierowany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy właściwy dla siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.

Oprócz samej umowy spółki w formie aktu notarialnego i innych wymaganych przez prawo dokumentów, należało złożyć prawidłowo wypełnione formularze.

W przypadku sp. z o. o. obligatoryjnie składało się do KRS następujące formularze:

• KRS W3 – był to wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym formularzu wpisywało się nazwę spółki, jej adres, wskazywało czy wystąpiła już o NIP i REGON, przekazywało się informację o umowie spółki tj. datę jej zawarcia, notariusza i nr repertorium, o kapitale zakładowy, wysokości aportu, roku obrotowym i wiele innych informacji,
• KRS WE – zawierał dane wspólników - imiona, nazwiska, PESEL jeśli ma, liczbę i wartość nominalną udziałów,
• KRS WK - dotyczył informacji o członkach zarządu - imiona, nazwiska, PESEL jeśli posiada, funkcję w zarządzie, ewentualne zawieszenie,
• KRS WM – określał przedmiot działalności spółki (10 pozycji), w tym jedną pozycję wskazuje się jako główny przedmiot działalności, który być określony na poziomie podklasy np. 70.20.Z.

Nieprawidłowe wypełnienie tych formularzy skutkowało zwrot wniosku, który jeśli został złożony ponownie i wypełniony prawidłowo, to wywoływał skutek od daty pierwotnego złożenia.

W niektórych sytuacjach należało dołączyć także:

• KRS WA – taki formularz stosowany był w sytuacji, gdy spółka posiadała oddziały,
• KRS WL – przedkładany w przypadku ustanowienia prokurenta.

Formularze do zgłoszenia wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego można  było pobrać ze strony: Formularze KRS.

Oprócz formularzy i umowy do wniosku o rejestrację należało dołączyć:

• dane członków zarządu,
• oświadczenie o wniesieniu kapitału,
• listę wspólników,
• dokument o powołaniu członków organów spółki,
• nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego ze wspólnika – gdy jeden wspólnik posiada 100 % udziałów,
• adresy członków zarządu,
• adresy osób uprawnionych do powołania zarządu,
• dowód uiszczenia opłaty sądowej i za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Gdy wypełniamy formularze należy pamiętać, że do KRS nie wpisujemy wspólników, którzy mają mniej niż 10 % udziałów.

Niezłożenie tych dokumentów skutkoiwało zazwyczaj wezwaniem do uzupełnienia braku, z wyjątkiem braku dowody opłaty sądowej, który powodował zwrot wniosku.

Wniosek o rejestrację spółki powinien zostać podpisany przez wszystkich członków zarządu. Brak podpisu łączy się z wezwaniem do uzupełnienia braku formalnego. Wniosek może zostać również złożony (podpisany) przez pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym. W takiej sytuacji do dokumentów należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez wszystkich członków zarządu.