O czym pamiętać prowadząc spółkę z o.o.?

Obrót pieniędzmi w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Sp. z o.o. jest podmiotem odrębnym od jej wspólników i ma osobowość prawną, zatem wspólnicy nie mogą wypłacać z niej pieniędzy, w taki sposób, jak z działalności gospodarczej. Wszelkie wypłaty muszą mieć podstawę prawną np. faktura za wykonaną usługę, zakupiony towar, wypłata wynagrodzenia członka zarządu na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, umowa o dzieło, zlecenia, dywidenda itp.

Spółka nie może wydać więcej pieniędzy niż sama posiada, w przypadku braku środków możliwe jest udzielenie jej pożyczki, podniesienie kapitału zakładowego, uchwalenie dopłat. W przypadku spółki kapitałowej od pożyczki udzielanej przez wspólnika spółki nie odprowadza się PCC.

ZUS w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

W sytuacji, gdy jedna osoba fizyczna posiada 100 % udziałów w spółce z o.o., wtedy ta osoba zobowiązana jest do odprowadzania składek tak, jakby prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą.

Zgłoś rachunek bankowy i inne zmiany do urzędu skarbowego

W przypadku założenia rachunku bankowego spółka zobowiązana jest powiadomić o tym urząd skarbowy w ciągu 7 dni poprzez złożenie formularza NIP 8. Warto zwrócić uwagę na to, żeby jako rachunek główny (tj. do zwrotu podatku) został wskazany ten, który prowadzony jest w złotówkach, gdyż uniknie się wtedy kosztów przewalutowania.

Zmiany danych spółki, tak jak zmiana adresu, nazwy itp. wymagają zgłoszenia do urzędu skarbowego na formularzu NIP 8, a jeśli spółka jest vatowcem to również na VAT -R.

Zgłoś spółkę do ZUS

Jeśli spółka chciałaby zatrudnić pracownika lub osobę na zleceniu ozusowanym powinna w pierwszej kolejności zarejestrować się jako płatnik składek ZUS, nie jest możliwe zarejestrowanie spółki do ZUS, gdy nie zatrudnia osób, od których mogłyby być odprowadzane składki.

https://ksiegowosc-dla-spolek.pl/blog/spolka-z-o-o-a-oplacanie-skladek-zus

Zadbaj o odpowiednie dokumenty przy zatrudnieniu pracownika

Zatrudnienie pracownika wymaga przeszkolenia go w zakresie bhp i przeprowadzenia badań lekarskich na podstawie skierowania od pracodawcy. Jeśli pracownik jest cudzoziemcem sprawdź czy nie jest wymagane uzyskanie pozwolenia na pracę.

Ogranicz transakcje gotówkowe

W prawie przewidziano ograniczenia transakcji gotówkowych, w przypadku przekroczenia limitu, zapłata dokonana gotówką nie będzie mogła być wliczona w koszty. Obecnie limit ten wynosi 15 000 zł, a planowana jest jego obniżka. Poprzez jedną transakcję może być rozumiana nawet sytuacja, w której od tego samego kontrahenta otrzymano kilka faktur.

Przepisy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy nakładają na pewne podmioty obowiązek informowania Głównego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach gotówkowych dokonanych przez daną spółkę, jeśli kwota takiej transakcji przekracza limity określone w przepisach (obecnie głównym limitem jest 15 000 euro).

Dokonująca płatności przelewami spółka jest bardziej wiarygodna dla urzędu skarbowego, jak również nie musi sporządzać raportów kasowych, co wiąże się z mniejszymi formalnościami.

Okres, w którym wydatki stają się kosztem spółki

W przypadku faktur zaliczane są one, co do zasady, w koszty spółki zgodnie z datą wystawienia. Inaczej jest w przypadku vatu w odniesieniu do metody kasowej, w której jest on kosztem okresu dnia zapłaty.

Wynagrodzenia członka zarządu, pracownika, na podstawie umowy o pracę, zlecenie, dzieło itp. staje się kosztem spółki w tym okresie, w którym zostało wypłacone.

Forma prawna czynności prawnych pomiędzy spółką a członkami zarządu

Wszelkie umowy pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu wymagają uchwały zgromadzenia wspólników, wyrażającej zgodę na jej zawarcie, ustanawiającej w tym celu pełnomocnika, którym nie powinien być inny członek zarządu. Dotyczy to przykładowo umów takich, jak: zlecenie, o dzieło, o pracę, pożyczki, sprzedaży itp.

Spółka może mieć przychód do opodatkowania nawet jak nie osiągnęła zysku

W sytuacji, gdy spółka korzysta nieodpłatnie z rzeczy do niej nienależących, urząd skarbowy może ustalić, że osiągnęła przychód, od którego powinna odprowadzić podatek dochodowy. Podobnie w sytuacji, gdy jest świadczona nieodpłatnie praca na rzecz spółki lub inne usługi. Jeśli członek zarządu pełni swoją funkcję nieodpłatnie i nie posiada udziałów w spółce, również możliwe jest ustalenie, że spółka osiąga z tego tytułu przychód, który powinien zostać opodatkowany. Jeśli spółce została udzielona pożyczka bez odsetek, ich potencjalna wysokość również może być potraktowana jako przychód.

Zlecenie może być ozusowane

Zatrudnienie osoby na umowę zlecenia może wiązać się z koniecznością zapłaty składek ZUS. Dotyczy to sytuacji zatrudnienia osoby, która nie jest studentem i nie odprowadza składek na ZUS z innego tytułu, w wysokości, jak od minimalnego wynagrodzenia z umowy o pracę na pełnym etacie.

Sprawdzaj swoich kontrahentów

Przed podpisaniem umowy oraz dokonaniem zapłaty, sprawdź czy kontrahent spółki, będący płatnikiem VAT, figuruje na białej liście oraz czy jest wpisany jego rachunek bankowy, na który ma nastąpić zapłata. Wpłata na rachunek, które go tam nie ma może wiązać się z konsekwencjami w postaci niemożności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku zapłaty na rachunek, który nie znajduje się na liście, przedsiębiorca zobowiązany będzie do powiadomienia urzędu skarbowego, właściwego dla kontrahenta, w terminie 3 dni.

Opłacaj faktury używając metody podzielonej płatności na rachunek z białej listy

Taki sposób działania może znaleźć zastosowanie tylko wobec faktur wystawionych przez vatowca. Opłacenie faktury przy użyciu tej metody gwarantuje brak odpowiedzialności za zobowiązania kontrahenta do urzędu skarbowego.

Ostrożnie podchodź do umów o dzieło

Przedmiotem umowy o dzieło może być tylko zobowiązanie rezultatu tzn. sytuacja, w której celem umowy jest wytworzenie dzieła, czyli osiągnięcie konkretnego, indywidualnie oznaczonego rezultatu, który musi mieć charakter samoistny i być ucieleśniony, czyli przybrać określoną postać w świecie zjawisk zewnętrznych. W przypadku kontroli ze strony ZUS, umowy o dzieło podlegają weryfikacji jako pierwsze.

Szerzej na ten temat napisaliśmy w artykule Co może być dziełem?

Opłacaj podatki na odpowiednie rachunki

Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca powinien opłacać podatki na swój mikrorachunek bankowy wygenerowany na podstawie numeru NIP. W zakresie wpłat na ZUS już należy uiszczać je na indywidualny rachunek bankowy.