O czym należy pamiętać po zarejestrowaniu spółki z o.o.?
O czym należy pamiętać po zarejestrowaniu spółki z o.o.?
Sama rejestracja spółki s24 lub poprzez system PRS nie oznacza końca wszelkich czynności i formalności, które muszą zostać jeszcze podjęte. Samo założenie spółki z o.o. nie umożliwia legalnego prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi sprawdzić co zrobić po rejestracji spółki w KRS, a na pewno należy wykonać szereg innych czynności np. takich, jak: zgłoszenie spółki do urzędu skarbowego, do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, w niektórych przypadkach do VAT, do ZUS oraz na białą listę. Pewne kategorie czynności po uzyskaniu wpisu do KRS muszą zostać podjęte w określonym terminie bez względu na to czy spółka rozpoczyna już swoją działalność np. uzyskanie wpisu do CRBR, czy zgłoszenie spółki do urzędu skarbowego na NIP – 8 lub ewentualnie złożenie formularza PCC-3. Datą, od której liczy się termin jest dzień wpisu do KRS. Wobec tego należy pamiętać o tym, że czas rejestracji spółki w KRS jest krótszy w przypadku systemu S24 niż PRS.
Jeśli zostało udzielone pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki s24, to nie upoważnia ono do podjęcia dalszych czynności. Nawiasem, udzielenie pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki s24 mija się z celem, gdyż taki sam nakład czasu, jak do udzielenia pełnomocnictwa, potrzebny jest do podpisania umowy spółki, które może odbywać się zdalnie i nie wymaga jednoczesnej obecności wszystkich wspólników.
To, o czym należy pamiętać prowadząc spółkę z o.o. zależy także od tego, czy była ona zakładana przez S24 czy też z umową w formie aktu notarialnego z wykorzystaniem systemu PRS.
Weryfikacja opłacenia podatku od czynności cywilnoprawnych
Konieczność sprawdzenia czy należy opłacić podatek od czynności cywilnoprawnych, zależy w głównej mierze od sposobu rejestracji spółki (Szerzej na temat: W jaki sposób zarejestrować spółkę?. W przypadku jej zakładania przez S24 zawsze taki obowiązek występuje i trzeba w terminie 14 dni od dnia dokonania czynności cywilnoprawnej złożyć deklarację PCC-3. Podatek płaci spółka, a nie jej wspólnicy i obliczany jest w wysokości 0,5% od kapitału zakładowego.
Wypełniając formularz należy m.in. podać NIP spółki, skierować go do urzędu skarbowego właściwego według jej siedziby, oznaczyć typ spółki jako kapitałowy, wskazać podstawę opodatkowania jako zawarcie umowy spółki, oraz podać adres jej siedziby w rubryce „Informacje dodatkowe”.
W przypadku zakładania spółki z udziałem notariusza, to on pobiera podatek od czynności cywilnoprawnych. Nie oznacza to jednak, że nigdy nie wystąpi obowiązek jego zapłaty przy organizacji spółki. Przykładem takiej sytuacji może być okoliczność, gdy świeżo powstała spółka zakupi przykładowo samochód, wtedy w związku z jego nabyciem również musi złożyć deklarację PCC-3 w terminie 14 dni od dnia zakupu (zwarcia umowy).
Otwarcie rachunku bankowego
Po zakończonym procesie rejestracji spółki można otworzyć dla niej rachunek bankowy. W niektórych sytuacjach płatność może nastąpić tylko za pomocą rachunku bankowego, czasami przy zastosowaniu metody podzielonej płatności. Dla podatnika VAT bardzo ważne jest, aby z rachunkiem głównym został powiązany oddzielny rachunek VAT. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi korzystać z rachunku dla podmiotów prowadzących pełną księgowość.
Przed przystąpieniem do założenia rachunku bankowy należy pamiętać o tym, żeby złożyć wniosek o wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, gdyż bank weryfikuje zgłoszone tam dane i w przypadku braku wpisu lub występujących tam nieprawidłowości może odmówić założenia rachunku.
Rachunek bankowy podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego i jest umieszczany na białej liście.
Formularz NIP-8
Pierwszy krok w zakresie rejestracji spółki w urzędzie skarbowym to złożenie formularza NIP 8. To jest bardzo istotny dokument w kontekście zgłoszenia spółki do urzędu skarbowego.
W treści tego formularza należy podać NIP spółki. Gdy formularz składany jest po raz pierwszy, to w rubryce „przeznaczenie formularza” zaznacza się pierwszy kwadrat „zgłoszenie identyfikacyjne”. W formularzu wskazuje się także takie dane, jak: miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, adres do doręczeń czy też sposób prowadzenie dokumentacji rachunkowej.
Dokumentacja może być prowadzona przez biuro rachunkowe (wtedy należy podać jego nazwę oraz NIP) lub we własnym zakresie. W każdym z tych przypadków wypełnia się także informacje o adresie miejsca jej przechowywania.
Na formularzu NIP 8 zgłasza się również rachunki bankowe. Bardzo ważne jest, aby prawidłowo uzupełnić główny rachunek (rachunek do zwrotu podatku lub nadpłaty). Błędy w tym zakresie mogą być kosztowne np. gdy zostanie wprowadzony rachunek walutowy, wtedy w przypadku przelewu od US w złotówkach nastąpi przewalutowanie po niezbyt korzystnym kursie.
Jeśli spółka jest płatnikiem składek ZUS (np. zatrudniła kogoś na umowę o pracę lub zlecenie ozusowane), to również przedkłada taką informację na NIP 8 wraz podaniem daty powstania obowiązku opłacania składek.
W formularzu NIP 8 uzupełnia się również informacje statystyczne jak np. procentowy udział we własności kapitału.
Do druku można dołączyć załączniki np., gdy zabrakło miejsca w formularzu na rachunki bankowe czy też miejsca prowadzenia działalności.
Wniosek VAT-R (+ VAT-UE)
Jeśli spółka chce zostać podatnikiem podatku VAT lub musi posiadać taki status to należy złożyć do urzędu skarbowego formularz VAT -R, który umożliwia rejestrację spółki na VAT.
Jak wcześniej wspomniano zdarzają się pewne sytuacje, w których spółka nie ma wyboru i musi być podatnikiem VAT. Przykładowo, takie obowiązek istnieje w sytuacji świadczenia usług związanych z doradztwem np. usług prawnych. W takiej sytuacji trzeba dokonać rejestracji na VAT przed rozpoczęciem wykonywania usług, a nie po lub w trakcie. Podobnie, gdy spółka planuje być Vatowcem od samego początku.
Pamiętać również należy, że prawo do odliczeniu VATu z reguły nie przysługuje przed rejestracją na VAT, zatem warto rozważyć termin dokonywania przez spółkę zakupów, w związku z którymi płaci VAT.
Księgowość
Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych od pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, najczęściej jest nim dokonanie wpłaty na kapitał zakładowy, co z reguły następuje już przed wpisem spółki do KRS. Warto pamiętać, że wniosek o wpis spółki do KRS zawiera oświadczenie o wniesieniu wkładów.
Spółka z o.o. nie może prowadzić dokumentacji księgowej w formie KPiR, lecz zawsze muszą to być księgi rachunkowe (pełna księgowość). W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest wskazane, aby robiły to osoby nieposiadające odpowiedniej wiedzy w tym zakresie. Wybór biura rachunkowego jest bardzo istotną kwestią, ponieważ błędy z poprzednich okresów będą ciągnęły się za spółką dotąd aż nie zostaną naprawione, co może skutkować koniecznością ponownego księgowania okresów, za które inne biuro pobrało już zapłatę.
Przed wyborem biura, należy gruntownie przeanalizować umowę o świadczenie usług księgowych. Szerzej na ten temat: Na co uważać przy umowie z biurem rachunkowym.
Rejestr beneficjentów rzeczywistych
Po wpisaniu do KRS spółka musi złożyć wniosek o wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Zaniechanie tego obowiązku grozi bardzo dotkliwymi karami finansowymi. Poza tym, brak takiego wpisu może skutkować odmową zawarcia umowy rachunku bankowego.
Wpisu do CBRB dokonuje się elektronicznie poprzez stronę https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/
Gdzie zgłosić spółkę z o.o po jej założeniu?
Podsumowując, po rejestracji spółki powinno się zgłosić ją do urzędu skarbowego na formularzu NIP 8, a jeśli będzie Vatowcem dodatkowo składa VAT-R. Jeśli spółkę założono przez S24, to do urzędu skarbowego musi złożyć PCC-3. Gdy spółka zatrudnia pracowników zgłasza się jako płatnik składek ZUS poprzez uzupełnienie odpowiednich pól w NIP 8.
Spółka z o.o. składa również informację o posiadanych rachunkach bankowych poprzez NIP 8, w wyniku czego zostają one wpisane na białą listę. Należy pamiętać także o zgłoszeniu jej do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Gdy w wyniku jej działalności powstają odpady to musi dokonać wpisu do rejestru BDO.
Niektóre rodzaje działalności wymagają także uzyskania wpisów w innych rejestrach lub dokonania jeszcze dodatkowych innych czynności. Przykładowo, spółka świadcząca usługi rejestracji spółek lub wirtualnego biura powinna uzyskać wpis do Rejestru Działalności na Rzecz Spółek lub Trustów, a gdy prowadzi działalność turystyczną do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa - Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, restauracja powinna zadbać o wypełnienie obowiązków wobec sanepidu.
Założenie spółki z o.o. - o czym jeszcze warto pamiętać?
Jeśli przy rejestracji spółki S24 nie złożono oświadczenia o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, to należy to uczynić.
Po przeprowadzonej rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy sprawdzić, czy wpis został dokonany zgodnie z wnioskiem, czy nie ma literówek w nazwie, danych członków zarządu, wspólników. Jeśli takie występują, to z reguły wystarczy złożyć wniosek o sprostowanie oczywistej omyłki pisarskiej.
Warto jeszcze raz sprawdzić czy nie został popełniony jakiś błąd przy rejestracji spółki. Należy zweryfikować, nawet w s24, proces rejestracji spółki krok po kroku. W razie dopuszczenia się pomyłki, najlepiej wykryć ją od razu, gdyż ujawnienie jej w okresie późniejszym czasami ma wpływ np. na ważność umów zawieranych przez spółkę, czy też kwestie podatkowe.
Na koniec należy mieć na uwadze, że spółka z reguły nie może podjąć od razu działalności po samym wpisie jej do KRS, przy ustalaniu faktycznego terminu startu z biznesem, powinno się uwzględnić nie tylko czas rejestracji spółki w KRS, ale także ten, który jest potrzebny do wypełnienia innych formalności.
