W jaki sposób rejestrować spółkę?

Czy zakładać spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet?

Większość spółek z ograniczoną odpowiedzialnością rejestrowana jest za pomocą systemu S24 (online), który pozwala na wybieranie pewnych wariantów umowy. Dla wielu przedsiębiorców jest to opcja w zupełności wystarczająca, zwłaszcza, że dodatkowo mogą zawrzeć tzw. umowę wspólników, która nie jest sformalizowana, ani udostępniana do KRS, a reguluje wzajemne relacje w spółce. Można w niej wprowadzić zasady głosowania, dokapitalizowania spółki (np. poprzez pożyczki wspólników), wykonywania prac dla spółki itp.

Nawet w przypadku S24 każdy wybór określonego wariantu postanowienia powinien być przemyślany, również należy dokonać analizy osobistej sytuacji wspólników, ich roli w spółce, czy wykonywania jakichkolwiek czynności, gdyż można spowodować negatywne konsekwencje np. sztuczny przychód do opodatkowania, nawet gdy spółka nie ma żadnych realnych dochodów.

Pozytywnie rozpatrzony wniosek przez KRS i powstanie spółki nie oznacza, że wszystko zostało przeprowadzone dobrze i korzystnie dla Klienta. Problemy mogą pojawić się potem, nawet, gdy początkowo Klient jest bardzo zadowolony, gdyż ma już swoją spółkę. Najczęściej występujące pomyłki zostały zasygnalizowane w artykule: Błędy przy rejestracji spółek.

W niektórych przypadkach, wspólnicy mogą być zainteresowani tym, żeby ich wzajemne relacje uregulowano w specyficzny sposób w umowie spółki, zawieranej w formie aktu notarialnego. Dzieje się tak, gdy zabezpieczenia przykładowo wymagają interesy wspólników mniejszościowych lub inwestujących większy kapitał od pozostałych. Umowa w formie aktu notarialnego jest najlepszą opcją, gdy jednym ze wspólników jest podmiot z zewnątrz - inwestor kapitałowy, który ma często odmienne cele niż pomysłodawcy biznesu. W takich przypadkach warto ustalić od razu tryb postępowania w razie sprzeczności interesów pomiędzy tymi dwoma kategoriami udziałowców.

Warto zwrócić uwagę na to, że od pewnego czasu, nawet gdy spółka została założona przy udziale notariusza, a umowa sporządzona w formie aktu notarialnego, to wniosek o rejestrację takiej spółki składa się przez Internet, za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych. Mimo tego, system S24 nadal funkcjonuje, a w nim umowa spółki nie jest sporządzana przy udziale notariusza. 

Czy korzystać ze wzoru umowy spółki?

Zakładając spółkę trzeba bardzo gruntownie rozważyć co chcemy przez to osiągnąć, czy występują jakieś alternatywne drogi, może lepsze do osiągnięcia danego celu oraz jakie związane są z tym konsekwencje. Czasami można skorzystać ze wzoru, jednak należy pamiętać, że nawet najlepsze zapisy mogą nie przystawać do sytuacji i wyrządzić większą szkodę niż oczekiwany pożytek.

Jednym słowem trzeba stwierdzić, że można skorzystać ze wzoru umowy spółki pod warunkiem tego, iż rozumiemy każde postanowienie i posiadamy odpowiednią wiedzą prawną. Niewątpliwie, zdarzają się umowy spółki, w których sposób procedowania wspólników lub członków zarządu został bardzo sformalizowany ze względu na potrzeby określonych wspólników, dla innych osób zastosowanie takiej umowy mogło być zbyt utrudnione i kosztowne, czy w umowie mogłoby zostać nałożone jakiś dodatkowe obowiązki na wspólników, które mają rację bytu tylko w określonej sytuacji, a w innych przypadkach stanowią  zbędną uciążliwość. 

Projekt umowy spółki dostępny jest na stronie: wzór umowy spółki

Rejestracja spółki za darmo? Czy gdzieś jest haczyk?

Na rynku istnieją oferty, w których przy nabyciu określonego pakietu usług otrzymuje się usługę założenia spółki bezpłatnie. W jednym przypadku może to być bardzo atrakcyjna oferta, w innym wręcz niebezpieczna. W tego typu promocjach bardzo ważną kwestią jest ustalenie, kto konkretnie będzie tą spółkę zakładał, czy ma wiedzę i doświadczenie w tym zakresie, na jakiej zasadzie ponosi odpowiedzialność w przypadku błędu.

Najlepiej jest, gdy spółkę zakłada adwokat lub radca prawny z kilkuletnim doświadczeniem w obsłudze prawnej spółek i w prawie handlowym, posiadający obowiązkowe ubezpieczenie OC, gdyż rejestracja spółki może wywołać szereg skutków w różnych dziedzinach prawa. Warto pamiętać, że nie każdy prawnik jest adwokatem lub radcą prawnym, a aplikant adwokacki lub radcowski to są osoby, które dopiero uczą się wykonywania zawodu (chociaż bywają grzecznościowo nazywani "mecenasami") i nie mają swojego własnego ubezpieczenia OC. Obowiązkowe ubezpieczenie biur rachunkowych nie obejmuje świadczenia usług prawnych, w tym rejestracji spółki.

Adwokat w przypadku błędu ponosi pełną odpowiedzialność swoim całym majątkiem. Dodatkowo Klient zabezpieczony jest faktem, iż adwokaci i radcowie prawni muszą posiadać ubezpieczenie OC w zakresie świadczenia usług prawnych. Przedstawiciele tych zawodów odpowiadają także przed sądami dyscyplinarnymi za pomyłki popełnione w związku z wykonywaniem zawodu.

Rejestracja spółki przez adwokata lub radcę prawnego z kilkuletnim doświadczeniem w zakresie prawa spółek jest usługą premium, w innym przypadku nie. Oczywistością jest, że inną wartość miałaby umowa napisana przez profesjonalnego prawnika, po zdanym egzaminie zawodowym, niż ta przygotowana przez sąsiada lub księgową, którzy skądś ją skopiowali (czytaj: "skorzystali z wiedzy nabytej w praktyce") i nie uwzględnili przy tym naszej indywidualnej sytuacji w kontekście całego systemu prawa, którego adwokaci radcowie prawni uczą się przez 8 lat (5 lat studiów + 3 lata aplikacji zakończonej egzaminem zawodowym). Dodatkowo adwokaci i radcowie prawni mogą poświadczać dokumenty składane do PRS (Portal Rejestrów Sądowych), co niewątpliwie przyspiesza proces rejestracji, gdyż nie trzeba później papierowo wysyłać ich do sądu. 

Jeśli spółka została założona, bez odpowiedniej analizy, to może odpowiadać za zobowiązania jednego ze wspólników, związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Takie okoliczności trzeba gruntownie zbadać, bo przykładowo jeden wspólnik wnoszący znaczny wkład do spółki może go de facto utracić z powodu przeszłych długów innego wspólnika, w przypadku wniesienia przedsiębiorstwa do spółki (por. art. 55(4) kodeksu cywilnego oraz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23.03.2007 r., V CSK 518/06, LEX nr 488975).

W niektórych przypadkach mogłaby wystąpić odpowiedzialność karna np. gdyby przenoszono na spółkę majątek po to, aby uniknąć grożącej egzekucji lub uniemożliwić wykonanie orzeczenia sądu (por. art. 300 oraz 301 kodeksu karnego).

Skutki pojawiają się w prawie rodzinnym – udziały mogą wejść do wspólnego majątku małżonków nawet, jak w umowie spółki figuruje tylko jeden z nich, o czym niekoniecznie muszą posiadać wiedzę pozostali wspólnicy (por. art. 31 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego).

W umowie spółki można wyłączyć spadkobierców od dziedziczenia, przy spełnieniu określonych warunków. Zatem, w takiej sytuacji, powstanie spółki wywiera skutki w prawie spadkowym (por. art. 183 § 1 kodeksu spółek handlowych).

Czy warto korzystać z promocji rejestracji spółki za darmo? Jeśli robi to adwokat lub radca prawny może być opłacalne, gdyż usługi prawnicze do tanich nie należą i oszczędzamy wtedy co najmniej kilkaset złotych. Natomiast, w przypadku rejestracji przez inną osobę, która takich kompetencji nie posiada (dzięki temu jest o wiele tańsza) warto dobrze się zastanowić przed podjęciem decyzji.

Wymogi przy rejestracji spółki online przez S24

Każdy ze wspólników i członków zarządu musi posiadać podpis profilem zaufanym (ePUAP). Można go założyć tutaj. Zamiast tego istnienie opcja, aby skorzystać z podpisu kwalifikowanego, jednak wiąże się ona z kosztem kilkuset złotych, a profil ePUAP jest bezpłatny.

Od wniosku wnoszona jest opłata w kwocie 350 zł (250 zł + 100 zł). Uiszcza się ją przez Internet. Spółka będzie zobowiązana do zapłaty PCC w wysokości 0,5% od kwoty kapitału zakładowego.

Wskazanym byłoby, aby wspólnicy i członkowie zarządu posiadali konta w systemie e-krs. Konto takie może zostać założone tutaj.

Odnośnie dokumentów potrzebnych do rejestracji spółki z o.o., to przy jej zakładaniu niczego dodatkowego nie składa się oprócz formularzy z systemu S24, oświadczenia o statusie cudzoziemca, oświadczenia o adresach do doręczeń osób uprawnionych do reprezentacji lub do powołania zarządu, adresów do doręczeń członków zarządu. Przy ewentualnym zgłoszeniu spółki do VAT urząd skarbowy zażąda tytułu prawnego do lokalu, może nim być przykładowo umowa najmu.

Przy wypełnianiu umowy spółki w systemie S24 i formularzy, konieczne będzie podanie i ustalenie m.in. następujących informacji:

1. imiona, nazwiska, PESELE, adresy zamieszkania wspólników i członków zarządu – w przypadku osób fizycznych, gdy wspólnikiem będzie osoba prawna to nr KRS oraz REGON,
2. wysokość kapitału zakładowego – najniższa kwota to 5 000 zł,
3. sposób podziału udziałów w spółce np. Wspólnik A 30 udziałów, Wspólników B 70 udziałów,
4. wartość nominalną 1 udziału – najniższa kwota to 50 zł,
5. możliwość umorzenia udziału,
6. reprezentacja spółki w przypadku zarządu wieloosobowego – jednoosobowa lub łączna,
7. firma (nazwa) spółki,
8. przedmiot działalności (PKD),
9. długość pierwszego roku obrotowego – w określonych sytuacja może być on przedłużony i przekraczać 12 miesięcy,
10. kwestia zgody spółki na zbycie lub obciążenie udziałów,
11. możliwość wypłaty zaliczki na poczet dywidendy,
12. skład zarządu i długość jego kadencji,
13. wymóg zgody zgromadzenia wspólników na czynności przekraczające dwukrotność kapitału zakładowego,
14. adres spółki i jej siedziba.

Rejestracja spółki z udziałem notariusza

W przypadku tego sposobu zakładania spółki, umowa sporządzana jest w formie aktu notarialnego. Zatem regułą jest, że wszyscy wspólnicy muszą stawić się u notariusza, jeśli nie są reprezentowani przez pełnomocnika posiadającego pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego. Jeśli wspólnik nie posługuje się językiem polskim, konieczny będzie udział tłumacza przysięgłego.

Sam wniosek do KRS składany jest jednak przez Internet za pomocą Portalu Rejestrów Sądów, który dostępny jest pod adresem https://prs.ms.gov.pl/krs. W tym zakresie, nie istnieją już wnioski w formie papierowej.

Akt notarialny niekoniecznie musi być załączany do wniosku, zamiast tego można podać jego dane z CREWAN (Centralny Rejestr Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych). Inaczej niż w przypadku S24, nie trzeba składać oddzielnego dokumentu oświadczenia o statusie cudzoziemca, gdyż takie pole znajduje się w formularzu rejestracyjnym, natomiast nie ma formularza oświadczenia o wniesieniu wkładów i listy wspólników. Oczywiście dodatkowo należy dołączyć oświadczenie co do adresu do doręczeń członków zarządu, adresów do doręczeń członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.

Dokumenty należy potem złożyć w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach w KRS w terminie 3 dni. Obowiązek taki nie występuje, jeśli dokumenty zostały poświadczone przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym.

Taki sposób zakładania spółki niewątpliwie jest droższy (koszt aktu notarialnego z wypisami, wyższa opłata sądowa), trwa dłużej, ale pozwala na większą modyfikację umowy spółki, gdy zachodzi taka potrzeba.

Jakie postanowienia można dodatkowo wprowadzić do umowy spółki w akcie notarialnym?

W pewnych sytuacjach w interesie przyszłych wspólników jest, aby wprowadzić do umowy spółki dodatkowe postanowienia. W innych przypadkach nie musi być takiej konieczności, zwłaszcza, gdy wspólnicy dodatkowo zawarli tzw. "umowę wspólników", która nie jest umową spółki i nie podlega rejestracji w KRS. Poniżej wskażemy przykłady niestandardowych zapisów w umowie.

Prawo wspólnika do wypowiedzenia umowy spółki z o.o.

Pierwsza pozycja takiego postanowienia w naszym artykule nie jest podyktowana powszechnością takiego zapisu, lecz jego nietypowym charakterem, gdyż oczywiste jest, że jednostronne oświadczenie wspólnika nie powinno prowadzić do ustania bytu prawnego osoby prawnej (taką jest spółka kapitałowa), ponieważ wymagają tego zasady bezpieczeństwa obrotu.

Jakie skutki następowałoby zatem w przypadku „wypowiedzenia” umowy spółki przez wspólnika? Taką kwestię należałoby uregulować w samej umowie spółki. Naszym zdaniem dopuszczalne byłoby ustalenie, iż oświadczenie woli o tej treści powoduje umorzenie udziałów lub obowiązek jego wykupu przez wspólnika. Wątpliwe jest, czy mogłoby stanowić przyczynę rozwiązania spółki. Szerzej na ten temat: A. Pęczyk-Tofel, M.S. Tofel, "Wyjście" wspólnika lub akcjonariusza ze spółki kapitałowej, PPH 2010, nr 7, oraz A. Kappes, Uwolnienie „więźnia korporacyjnego” spółki z o.o. przez wypowiedzenie udziału w spółce, PPH 2015, nr 10.

Ograniczenia w zakresie wypowiedzenia umowy o pracę wspólnikowi.

Dopuszczalne w umowie spółki są postanowienia przewidujące ograniczenia w zakresie zakończenie stosunku pracy z pracownikiem będącym jednocześnie wspólnikiem spółki. Przykładowo można przewidzieć, że rozwiązanie przez pracodawcę będzie dopuszczalne tylko na podstawie art. 52 kodeksu pracy tj. dyscyplinarnie (por. wyrok SN z dnia 2 sierpnia 2007 r., III PK 24/07, PiZS 2008, nr 1, poz. 35).

Zapis na sąd polubowny.

W umowie można postanowić, że spory ze stosunku spółki będą rozstrzygane przez sąd polubowny (art. 1163 § 1 kodeksu postępowania cywilnego), który z reguły może działać w sposób o wiele szybszy i mniej sformalizowany niż sąd państwowy. Zapis jest ograniczony tylko co do sporów, które mogą być przedmiotem, ugody sądowej (art. 1157 k.p.c.) Zapis zamieszczony w umowie spółki handlowej wiąże nie tylko wspólników, którzy podpisali umowę, lecz także tych, którzy przystąpili do niej później, nie obejmuje natomiast sporów między zbywcą a nabywcą udziałów w spółce co do skuteczności zbycia udziałów, gdyż nie mają one podstawy w stosunku spółki, (por. Ereciński Tadeusz (red.), Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom VI. Międzynarodowe postępowanie cywilne. Sąd polubowny (arbitrażowy), wyd. V).

Wkład niepieniężny do spółki.

Wspólnicy uprawnieni są do przyjęcia zapisu, że zostaną wniesione wkłady niepieniężne (aporty) na pokrycie kapitału zakładowego. Aportem nie mogą być prawa niezbywalne, świadczenie pracy lub usług (art. 14 § 1 kodeksu spółek handlowych).

Przykładami aportów są: przedsiębiorstwo, własność ruchomości, nieruchomości, udział we współwłasności rzeczy, udziały, akcje, obligacje, wierzytelności, patenty na wynalazki i prawa ochronne na wzory użytkowe i znaki towarowe, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, topografii układów scalonych i oznaczeń geograficznych, licencje na korzystanie z wynalazku, know-how, majątkowe prawa autorskie.

Z objęciem udziałów za wkład niepieniężny często powiązany jest obowiązek zapłaty podatku dochodowego przez wspólnika, nawet gdy nie ma realnego dochodu. Skorzystanie z aportu, może pozbawić spółkę prawa do korzystania z CIT 9 %. Wobec tego, wkład niepieniężny nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem, a w większości przypadków złym.

Uprawnienie do powołania członka zarządu.

Zasadą jest, że prawo do powoływania członków zarządu przysługuje zgromadzeniu wspólników (art. 201 § 4 k.s.h.). W umowie spółki można ustanowić postanowienie, że uprawnionym jest przykładowo określony wspólnik lub wspólnicy bez względu na liczbę posiadanych udziałów. Ma to na celu zabezpieczenie wspólników mniejszościowych lub takich, którzy powinni mieć szczególną pozycję. To właśnie zarząd reprezentuje spółkę i prowadzi jej sprawy, a uchwała zgromadzenia wspólników jest konieczna tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa lub umowie spółki (art. 201 § 1 k.s.h.).

Uprzywilejowanie co do głosu, do dywidendy, pierwszeństwo przed innymi zaspokojenia się z majątku likwidowanej spółki.

Może zdarzyć się sytuacja, w której podział udziałów w spółce nie odpowiada wartościom wnoszonych przez wspólników. Przykładowo jeden z nich może mieć kluczowe know - how dla danego biznesu lub o wiele więcej czasu poświęcać na sprawy wspólnego przedsiębiorstwa. W takim przypadku wspólnicy mogliby się umówić, że na jego udziały przypada większa dywidenda lub więcej głosów niż posiadają pozostali wspólnicy.

Na udział uprzywilejowany w zakresie dywidendy można przyznać uprawnionemu dywidendę, która przewyższa nie więcej niż o połowę dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym (por art. 196 kodeksu spółek handlowych). Uprzywilejowanie dotyczące prawa głosu nie może przyznawać uprawnionemu więcej niż trzy głosy na jeden udział (por. art. 174 § 4 kodeksu spółek handlowych).

Obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz spółki.

W umowie spółki można nałożyć na wspólnika obowiązek wykonywania tego typu świadczeń. Przykładowo, taki zapis umieszcza się w umowach spółek zajmujących się produkcją, gdy jeden ze wspólników jest w stanie pozyskać jakiś substrat, niezbędny do wytworzenia unikalnego produktu końcowego i właśnie dlatego został przyjęty w poczet udziałowców. Innym przykładem może być firma zajmująca się transportem, gdy jeden ze wspólników zobowiązuje się udostępniać okresowo samochód ciężarowy. Postanowienie tego typu zabezpiecza spółkę przed nagłą utratą zaopatrzenia lub środka do wykonywania usług. Wspólnik natomiast otrzymuje wynagrodzenie za świadczenie, nawet gdy spółka nie wykazuje zysku.

Obowiązki tego typu zostają przypisane do udziału i dotyczą każdorazowego uprawnionego z udziału. Zbycie udziału obciążonego takim obowiązkiem jest możliwe pod warunkiem uzyskania zgody spółki.

Nałożenie obowiązku powtarzających się świadczeń niepieniężnych bywa traktowane jako sposób na poradzenie sobie z Polskim Ładem, gdyż wynagrodzenie za takie świadczenia nie jest obciążone składką zdrowotną. Jednak, co należy pamiętać, musi ono odpowiadać stawkom rynkowym i przysługuje bez względu na to czy spółka osiągnęła zysk. 

Inne postanowienia, które można zawrzeć w umowie spółki.

Umowa spółki może przewidywać także jeszcze wiele innych postanowień, o ile nie pozostają one w sprzeczności z przepisami prawa, zasadami współżycia społecznego, społeczno – gospodarczym przeznaczeniem prawa i właściwością (naturą) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 353 (1) k.c.). Jako przykłady takich postanowień można wskazać:

• uprzywilejowanie dotyczące zbycia udziału,
• przywileje związane z pierwszeństwem przed innymi wspólnikami w objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym,
• dodatkowe uprawnienia kontroli spraw spółki,
• pierwszeństwo przy umorzeniu udziałów,
• prawo wyłącznego ustanawiania członków zarządu
• obowiązek wnoszenia dopłat,
• dodatkowe jednorazowe świadczenia pieniężne lub jednorazowe niepieniężne,
• przejęcie długów spółki,
• wyłączną sprzedaż swych wyrobów spółce,
• obowiązek zbycia udziałów pod pewnymi warunkami,
• oddanie lokalu do mieszkania lub używania przez spółkę,
• wykonywanie określonych prac,
• przekazywanie spółce przyszłych wynalazków,
• udzielanie pożyczek na określonych warunkach,
• zabezpieczenie kredytów i pożyczek zaciągniętych przez spółkę,
• obowiązek wspólników (a nie członków zarządu) powstrzymania się od działań konkurencyjnych.

Czy każdy może rejestrować spółkę?

Na własny użytek każdy uprawniony jest do założenia spółki. Jednak usługowa rejestracja spółek zastrzeżona jest tylko dla podmiotów wpisanych do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów. Z tego obowiązku zwolnieni zostali adwokaci i radcowie prawni. W przypadku świadczenia takich usług bez uprawnień została przewidziana kara pieniężna w wysokości do 100 000 zł. Gdy korzystamy z usług podmiotu nieposiadającego uprawnień, należy liczyć się z możliwością uczestniczenia w przesłuchaniach jako świadek, jeśli organy państwa wszczęłyby postępowanie przeciwko temu podmiotowi. Zatem, gdy chcemy skorzystać z takiej usługi zapytajmy czy osoba ją świadcząca posiada wpis do tego rejestru, albo jest adwokatem lub radcą prawnym.

Gdzie złożyć wniosek o rejestrację spółki?

Taki wniosek składa się do sądu rejestrowego (KRS) właściwego ze względu na siedzibę spółki, do odpowiedniego wydziału, który zajmuje się sprawami rejestrowymi.  Jednak, nie każdy sąd posiada taki wydział. Przykładowo, w przypadku Warszawy właściwe będą XII, XIII i XIV Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy. Jeśli wniosek zostanie złożony do niewłaściwego sądu, to proces rejestracji spółki może znacznie przedłużyć się, dlatego na stronach sądów warto poszukać informacji o właściwości miejscowej danego wydziału KRS.