Rejestracja spółki na VAT

Po założeniu spółki powinniśmy gruntownie rozważyć jaką działalność konkretnie chcemy prowadzić, gdyż z reguły w umowie podaje się przedmiot działalności (PKD) na zapas. Aktywność naszej firmy może wymagać rejestracji jako płatnika podatku od towaru i usług. Pewne czynności powodują, że spółka musi być Vatowcem od razu, inne pozwalają na zwolnienie do kwoty 200 000 zł przychodu, a jeszcze inne nie są objęte vatem.

Kiedy trzeba zarejestrować się na VAT?

Spółka musi być płatnikiem VAT, gdy przykładowo handluje towarami objętymi akcyzą (są pewne wyjątki), wyrobami jubilerskimi, nowymi środkami transportu, terenami budowlanymi, sztućcami, monetami.
Vatowcem musi być podmiot, który świadczy usługi doradcze. W tym punkcie pojawią się istotne wątpliwości, gdyż de facto każda działalność związana jest z pewnym doradztwem, przykładowo, gdy kupujemy lody w cukierni ekspedientka może nam doradzić, które są najlepsze. Naszym zdaniem głównym czynnikiem powinno być to, za co dokonywana jest płatność i tak wchodząc do cukierni płaci się za lody, a nie za informację o ich smaku. Gdy zapłata przysługuje za samą informację o charakterze porady to z pewnością jest to doradztwo. Do tego zbioru należą z pewnością usługi prawnicze.

Nie każde doradztwo powoduje obowiązek rejestracji na VAT. Nie trzeba nim być, gdy usługi są świadczone w zakresie doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem, hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego.

Dokonać rejestracji musi podatnik, które korzystał ze zwolnienia na podstawie wysokości obrotów i osiągnął w danym roku przychód 200 000 zł. Należy pamiętać, ze w sytuacji, gdy firma zaczęła działalność w trakcie roku przychód oblicza się proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do jego końca np. ok. 100 000 zł dla firmy powstałej 1 lipca.

Kiedy opłaca się być Vatowcem?

W celu rozstrzygnięcia tej kwestii należy rozważyć główne skutki posiadania takiego statusu. Generalnie, Vatowiec wystawiając fakturę musi doliczyć VAT i o tą kwotę jest droższy, natomiast posiada uprawnienie do odliczenie kwoty VAT od faktur kosztowych.

W sytuacji, gdy głównymi klientami naszej firmy są czynni płatnicy VAT opłaca nam się mieć taki sam status, gdyż dla tego typu kontrahentów, VAT w zasadzie jest neutralny, a my sami możemy odliczyć kwotę tego podatku od kosztów zakupu.

Inaczej ma się rzecz w sytuacji, gdy sprzedaż lub usługi świadczone są na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wtedy Vatowiec jest dla nich droższy o podatek. Firma powinna rozważyć w takim przypadku czy vat z faktur kosztowych będzie wyższy niż ze sprzedażowych, tak może być np. gdy otrzymuje faktury z vatem 23%, a wystawia przykładowo z 5%.
Inną kwestią, jest to, że posiadanie tego statusu niekiedy jest wymagane przez kontrahenta, który uporczywie śledzi rejestr płatników czynnych i nie chce współpracować z firmami, które w nim nie figurują.

Jak zarejestrować się na VAT?

Spółka zaraz po założeniu nie staje się płatnikiem vat czynnym z mocy prawa. Trzeba przedsięwziąć czynności związane z rejestracją. Na początek konieczne jest wypełnienie formularza VAT – R. Należy go złożyć dzień przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej. Do formularza dołącza się oświadczenie o tym, że nie wystawiano faktur ani nie dokonywano czynności opodatkowanych przed dniem rejestracji na VAT.

Formularz VAT – R wraz z oświadczeniem można złożyć osobiście lub wysłać pocztą listem poleconym do urzędu skarbowego ustalonego zgodnie z siedzibą spółki. Warto zwrócić uwagę, żeby zachować kopię podpisanego zgłoszenia i mieć na niej potwierdzenie wpływu od urzędu lub potwierdzenie nadania przez pocztę z czytelnym datownikiem.

Po spełnieniu tych warunków firma staje się Vatowcem w dacie wskazanej w zgłoszeniu. Jednak nie jest jeszcze widoczna w wyszukiwarkach płatników VAT prowadzonych przez ministerstwo finansów, gdyż urząd skarbowy przeprowadzi postępowanie, w którym zweryfikuje płatnika. W tym okresie mogą występować problemy z plikami JPK.

W toku tych czynności urząd prosi o przedstawienie tytułu prawnego do lokalu spółki np. wypis z księgi wieczystej, umowa najmu, dzierżawy. Zada pytania o cel prowadzenia działalności gospodarczej, konkretne aktywności, które firma ma zamiar wykonywać, o pracowników, posiadane ruchomości, nieruchomości, źródła finansowania, o to czy członkowie zarządu zasiadają w zarządach innych podmiotów itp.

W tym postępowaniu bardzo ważne jest, aby odbierać wszelką korespondencję i współpracować z urzędem skarbowym, gdyż brak aktywności podatnika może skutkować odmową rejestracji na VAT.
W przepisach wprost przewidziano sytuacje skutkujące jak wyżej. Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą lub
- podmiot ten nie istnieje, lub
- mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem, lub
- podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, lub
- z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej.

Zdarzały się przypadki odmowy rejestracji na VAT, gdy urząd skarbowy stwierdził, że podatnik nie posiada środków do prowadzenia danej działalności. Organy podatkowej nie mają prawa odmowy tylko z powodu braku środków, co wynika z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz orzecznictwie polskich sądów administracyjnych. W razie nieprzychylnej decyzji można odwołać się do organu wyżej instancji, a potem napisać skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.