Rejestracja spółki w urzędzie skarbowym

Jakie dokumenty należy złożyć w urzędzie skarbowym po rejestracji spółki?

Gdy spółka została już zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pozostaje już tylko wypełnienie odpowiednich dokumentów do urzędu skarbowego. Właściwy urząd określa się na podstawie miejsca siedziby spółki (czasami też adresu). W przypadku skierowania dokumentów do niewłaściwego urzędu zostaną one przekazane do odpowiedniego.

Po rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy złożyć formularze w urzędzie skarbowym.

NIP – 8

Jest to formularz składany przez każdą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, bez względu na to czy została założona przez Internet (S24), czy z udziałem notariusza, czy będzie Vatowcem, czy też nie. Powinien zostać złożony w terminie 21 dnia od dnia rejestracji spółki, jednakże gdy spółka zatrudnia pracowników termin ten został skrócony do 7 dni.

W formularzu tym wskazuje się m.in. adres działalności spółki (może być więcej niż jeden), numery rachunków bankowych (w tym przeznaczony do zwrotu podatku), miejsce przechowywania dokumentacji księgowej, czy spółka jest płatnikiem składek ZUS. W przypadku zmiany, w zakresie danych ujawnionych w NIP 8 należy złożyć stosowną aktualizację w terminie 7 dni.  

PCC – 3

Jest to formularz dotyczący podatku od czynności cywilnoprawnych. Płatnikiem jego jest spółka, a obliczenia dokonuje się na podstawie wysokości kapitału zakładowego (0,5% x wysokość kapitału zakładowego). Konieczność jego złożenia istnieje tylko w przypadku spółek zakładanych przez Internet tj. system S24. W sytuacji rejestracji spółki z aktem notarialnym podatek ten zostanie pobrany przez notariusza.

Należy złożyć go w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego tj. zawarcia umowa spółki. Przy obliczaniu podatku można odliczyć od wysokości kapitału zakładowego kwotę stanowiącą wysokość opłaty sądowej tj. 350 zł.

UPL – 1

Formularz ten jest pełnomocnictwem do wysyłania deklaracji elektronicznych w imieniu spółki. Takie upoważnienie może zostać złożone przez osoby mające prawo do reprezentacji spółki np. członków zarządu, prokurentów. Warto pamiętać, aby złożyć go niezwłocznie, gdyż aby „zadziałało”, urząd musi je wprowadzić do swoich systemów najpóźniej w dniu wysyłki deklaracji.

Od tego pełnomocnictwa nie wnosi się opłaty skarbowej. Jednym drukiem upl 1 można upoważnić tylko 1 osobę. Zatem w przypadku, gdy chcemy upoważnić więcej osób należy złożyć odpowiednią liczbę formularzy.

Upoważnienie następuję od określonej daty i może trwać do odwołania lub obowiązywać przez ściśle określony czas (wtedy należy wpisać datę ustania umocowania).

VAT – R

Jest to formularz przeznaczony do rejestracji spółki jako płatnika VAT czynnego. Nie ma terminu określonego w dniach na jego złożenie. Jednakże, gdy dla określonego rodzaju działalności prawo nakłada obowiązek na spółkę, aby była czynnym płatnikiem VAT, nie można podejmować działalności bez rejestracji. Dotyczy to przykładowo usług związanych z doradztwem takich jak np. prawnicze.

Formularz VAT – R powinien zostać złożony w takiej sytuacji nie później niż dzień przed podjęciem pierwszej czynności. Przykładowo, gdy spółka chciałaby doradzać innemu podmiotowi od 21 grudnia 2017 r., formularz powinien zostać złożony do urzędu skarbowego najpóźniej w dniu 20 grudnia 2017 r. Dla zachowania terminu wystarczające jest również wysłanie formularza listem poleconym na adres urzędu skarbowego.

Nawet jeśli przedsiębiorcy przysługiwałoby zwolnienie z VAT do kwoty 200 000 zł przychodu rocznie, to może z niego zrezygnować i zarejestrować się jako czynny podatnik VAT – tak robi wiele firm, zwłaszcza te, które obsługują klientów biznesowych.

Rejestracja spółki do ZUS

Spółka ma obowiązek zgłoszenia się do ZUS m.in. w sytuacji, gdy zatrudnia pracowników, zawarła umowa zlecenia ozusowanego, lub wypłaca wynagrodzenie członka zarządu na podstawie powołania (obowiązek ten powstał w związku objęciem składką zdrowotną). Rejestracja spółki do ZUS odbywa się poprzez zaznaczenie odpowiedniej pozycji w formularzu NIP 8 i wskazanie daty od której spółka będzie płatnikiem składek. 

Co jeszcze trzeba zrobić po rejestracji spółki?

CRBR

Gdy spółka zostanie już założona w KRS trzeba pamiętać także o tym, aby złożyć wniosek o wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni roboczych. W przypadku zaniechania tego obowiązku grozi kara grzywny w kwocie do 1 000 000 zł. Wpisu można dokonać pod adresem https://crbr.podatki.gov.pl/

zgłoszenie rachunku bankowego

Oprócz tego, gdy spółka założy rachunek bankowych należałoby go zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu NIP 8, jest to szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorców będących vatowcami, którzy nie otrzymają płatności od swoich kontrahentów, jeżeli ich dane i numer rachunku bankowego nie będą widniały na tzw. białej liście. 

RODO i AML

Spółka powinna zadbać także o przygotowanie odpowiednich procedur w zakresie przetwarzania danych osobowych tj. RODO. Warto także zwrócić uwagę czy nie jest podmiotem obowiązanych na podstawie przepisów AML i czy w związku z tym nie ma konieczności przygotowania procedur zapobiegających praniu brudnych pieniędzy.

BDO

Spółka musi także rozważyć czy nie zachodzi koniecznośc uzyskania wpisu do rejestru podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami. Szerzej na temat BDO.

odpowiednie informacje na stronie internetowej

Jeśli posiada stronę internetową, to powinna umieścić na niej informacje wymagane przez przepisy prawa, gdyż w przeciwnym przypadku zagrożona jest karą grzywny, która jednak bywa stosowana wyjątkowo rzadko. Informacje te to: firm spółki, jej siedziba i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Oświadczenie o wyborze kwartalnej metody CIT - obecnie już nie.

Podatnik może wybrać kwartalną metodę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. W poprzednim stanie prawnym należało wysłać stosowne oświadczenie do urzędu skarbowego (obecnie wystarcza odpowiednie wypełnienie deklaracji CIT). Wybór takiej metody może być korzystny, gdyż może ochronić przed koniecznością zapłaty podatku dochodowego np. gdy w danym miesiącu był duży zysk, a w drugim strata albo zanim jeszcze kontrahent zapłaci za wystawioną fakturę.