Najczęstsze błędy przy rejestracji spółek

Zakładanie spółek z o.o. – najczęściej spotykane błędy.

Wbrew pozorom do założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wystarczy skorzystać z zaczerpniętego gdzieś wzoru umowy np. z Internetu czy od znajomego lub sąsiada. Umowa spółki dostosowana do potrzeb i specyfiki prowadzenia działalności przez jedną osobę w przypadku zastosowania jej przez kogoś innego może wyrządzić więcej szkód niż pożytków. Należy pamiętać, że nawet zakładając spółkę przez system S24 można popełnić szereg błędów, które mogą być widoczne dosyć późno, gdyż KRS zarejestruje spółkę bez względu na to czy jest korzystne dla wspólników. Celem niniejszego wpisu będzie zaprezentowanie najczęściej występujących błędów przy zakładaniu i rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Spółka jednoosobowa

Jest to spółka, w której wspólnik posiada 100 % udziałów. W przypadku, gdy spółkę taką założy osoba fizyczna musi opłacać ona składki na ubezpieczenia w ZUS, zatem taka spółka ponosi dodatkowy koszt w kwocie ponad 1500 zł miesięcznie. Jedyny wspólnik i członek zarządu, gdyby chciał dokonać czynności prawnej pomiędzy nim a spółką (np. pożyczyć spółce pieniądze) musiałby udać się do notariusza i zapłacić za akt notarialny, co stanowi nie tylko dodatkowy koszt, ale także utrudnienie, gdyż na przygotowanie aktu notarialnego trzeba wcześniej się umawiać, a następnie poświęcić swój czas na wizytę u notariusza.

Gdy spółkę jednoosobową założy inny spółka oczywiście obowiązek zapłaty składek na ZUS nie powstaje, jak również oświadczenia woli składane przez wspólnika spółce nie muszą mieć formy aktu notarialnego.

Spółka, która z powodu złej konstrukcji osiąga sztuczny przychód z pracy wspólników

Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy wspólnicy niebędący członkami zarządu, nie zatrudnieni w spółce na podstawie jakiejkolwiek umowy (np. o pracę, zlecenia, o dzieło) świadczą na rzecz spółki bezpłatne usługi. W tym przypadku nie dość, że wspólnik zainwestował do spółki swoje pieniądze to jeszcze ta spółka musi odprowadzać podatek do urzędu skarbowego obliczany na podstawie wartości bezpłatnej pracy świadczonej przez wspólnika na jej rzecz.

Najprostszą metodą uniknięcia tego typu konstrukcji jest przyjęcie rozwiązania, w którym wspólnik będzie otrzymywał wynagrodzenie za swoją pracę np. na podstawie powołania jako członek zarządu. Problem ten można także rozwiązać poprzez nałożenie w umowie spółki na wspólnika obowiązków, o których mowa w art. 159 kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że na wspólnika można nałożyć dodatkowe obowiązki wobec spółki, inne niż wniesienie wkładów na pokrycie udziałów.

Spółka, która z powodu złej konstrukcji osiąga sztuczny przychód z bezpłatnej pracy członków zarządu

Jeśli członek zarządu nie otrzymuje za swoje czynności wynagrodzenia i nie jest wspólnikiem w spółce, to w takiej sytuacji spółka osiąga przychód w wysokości środków, które oszczędza na wypłacie wynagrodzenia członkowi zarządu. Z powyższą sytuacją można poradzić sobie poprzez wypłacanie członkowi zarządu wynagrodzenia lub ustanowienie go jednocześnie wspólnikiem w tej spółce.

Podatek dochodowy w związku z objęciem udziałów

W pewnych przypadkach może zdarzyć się sytuacja, w której udziałowiec spółki będzie musiał zapłacić podatek dochodowy związany z objęciem udziałów. Nie dość, że wspólników coś "utracił" ze swojego majątku, bo przeniósł do spółki aport, to jeszcze miałby płacić podatek, mimo że de facto żadnego dochodu nie osiągnął.

Spółka, która posiada niewłaściwą firmę

Najczęstszym przypadkiem tego błędu jest przyjęcie takiej nazwy spółki, którą ma już inna spółka działająca w tym samym mieście. W celu zapobieżenia temu najlepiej jest przed rejestracją spółki sprawdzić czy inny przedsiębiorca nie używa już tej nazwy. W przypadku wyboru firmy (rozumianej jako nazwa przedsiębiorcy) naruszającej przepisy, sąd rejestrowy nakaże zmianę postanowienia umowy w tym zakresie, co będzie wiązało się z kosztami i stratą czasu.

Dobór nieodpowiedniej nazwy dla spółki może spowodować również odpowiedzialność na podstawie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz ochronie konsumentów.

Pierwszy rok obrotowy, który trwa kilka dni

W przypadku, gdy spółka zakładana jest w drugiej połowie roku, zwłaszcza np. w grudniu może zdarzyć się sytuacja, że osoba nie mająca odpowiedniej wiedzy w zakresie prawa spółek doprowadzi do tego, iż pierwszy rok obrotowy będzie trwał kilka dni. Po zakończeniu takiego roku obrotowego spółka będzie musiała sporządzić sprawozdanie finansowe do KRS i uiścić odpowiednią opłatę. Powyższej sytuacji łatwo uniknąć przedłużając pierwszy rok obrotowy.

W pewnym okoliczność korzystniejszy jest nawet krótki pierwszy rok obrotowy. Taka sytuacja ma miejsce, gdy od nowego roku obrotowego wchodzą w życie przepisy zmniejszające podatek CIT.

Nieprawidłowo przedłużony rok obrotowy

W swojej praktyce spotkaliśmy się z sytuacją, w której umowa spółki została podpisana w pierwszej połowie roku kalendarzowego, a w jej treści przewidziano, że pierwszy rok obrotowy kończy się 31 grudnia następnego roku. Uchybienia powyższego dopuścił się zarówno notariusz, jak również KRS, który zarejestrował spółkę. Wyjściem z takiego problemu byłoby sprostowanie aktu notarialnego i dokonanie odpowiedniego wpisu w KRS.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, której umowa dopuszcza możliwość podjęcia działalności zastrzeżonej dla innej formy prawnej np. spółki akcyjnej

Z tym błędem najczęściej można spotkać się w sytuacji, gdy w umowie spółki przepisuje się całe PKD. Oczywiście dopuszczalne jest przyjęcie bardzo szerokiego przedmiotu działalności, ale przygotowując umowę spółki należy zawsze sprawdzić czy wpisany przedmiot działalności nie jest zastrzeżony wyłącznie dla innych form prawnych np. działalność bankowa dla spółki akcyjnej.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zagrożona niemożnością przeprowadzenia zgromadzenia wspólników

W umowie spółki można przewidzieć, że ważność zgromadzenia wspólników zależy od obecności na nim większości kwalifikowanej wspólników. Jeśli w umowie spółki będzie zapis, że do ważności zgromadzenia wspólników wymagana jest obecność na nim wspólników posiadających 100 % udziałów może zaistnieć sytuacja, gdy nie da się jego przeprowadzić np. gdy jeden ze wspólników wyjedzie i nie ustanowi pełnomocnika lub obrazi się na pozostałych i po prostu nie będzie stawiał się na zgromadzenie wspólników.

Niebezpieczne formalności w umowie spółki

Wspólnicy powinni rozumieć umowę spółki, którą podpisują, gdyż w przeciwnym razie mogą np. zawierać umowy, przeprowadzać zgromadzenia wspólników, które od samego początku są wadliwe. Dzieje się tak najczęściej, gdy spółka została założona na podstawie skopiowanego gdzieś wzoru umowy spółki, który wiele czynności obarczał znacznym rygoryzmem prawnym. W sytuacji określonych wspólników może nie być konieczności stosowania pewnych rozwiązań, ale nie zawsze rozumie to osoba, która skądś zdobyła projekt umowy, który wydaje się rozbudowany, a zatem wartościowy.

Przykładowy wzór umowy spółki z o.o.