Od czego zależy cena za księgowość?

Wstęp

Oferty biur rachunkowych różnią się między sobą w wielu aspektach. Najbardziej rzuca się w oczy cena, gdyż ten czynnik łatwo porównać bez posiadania wiedzy na temat działania księgowości. Czym spowodowana jest różnica w cenie, czy tylko większą lub mniejszą marżą, zastosowaniem nowoczesnych procedur i programów przyspieszających księgowanie i zwiększających wydajność pracy, rezygnacją z lokalu, pracą zdalną, różnym zakresem usług, czy też może występują inne czynniki wpływające na ceny?

Biura rachunkowe mogą mieć problemy z ustaleniem adekwatnego cennika księgowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej, komandytowej czy też innych form prawnych. Wynagrodzenie za wysokie o wiele łatwiej jest zauważyć, gdyż po prostu nie pojawiają się nowi Klienci. Oczywiście przy tej estymacji należy uwzględnić okres, przez który biuro funkcjonuje na rynku, środki zainwestowane w promocję i sezonowe spadki aktywności przedsiębiorców.

Jednak, główne ryzyko to ustalanie ceny za niskiej, gdyż w przypadku nowopowstałej firmy księgowej lub istotnej zmiany metody biznesowej, okoliczność ta może wyjść na jaw po roku czy nawet po 2 latach, gdy wzrośnie liczba klientów do obsługi, a biuro powinno przestać przynosić już straty. Poza tym, zbyt małe środki nie pozwolą na podnoszenie jakości świadczonych usług i wystąpi mechanizm sprzężenia zwrotnego - niska jakość obsługi nie pozwoli na wyższe ceny.

1. Koszt wynagrodzeń pracowniczych ponoszony przez biuro rachunkowe

Wydatki ponoszone przez firmę wpływają bezpośrednio na cenę świadczonych przez nią usług. W przypadku księgowości od 50 % do 70 % kosztów stanowi kwota wynagrodzeń pracowniczych. W sytuacji większości biur rachunkowych ograniczenie kosztów księgowości polegałoby na redukcji pensji zatrudnionych osób lub zmniejszeniu stanu kadr. Nie budzi wątpliwości, że w każdej dziedzinie biznesu da się wyczuć presję ze strony konkurencji, dlatego należy mieć atrakcyjną ofertę, nawet w zakresie ceny. Prowadzący biuro rachunkowe musi ustalić, czy opłacalne będzie podejmowanie działań w celu ograniczenia kosztów pracowniczych, korzystanie z usług osób wykonujących pracę dorywczą, postawienie na automatyzację.



Jedna godzina pracy księgowej może być 3 razy droższa dla biura rachunkowego

Cena za usługi bardzo często jest ustalana na podstawie liczby dokumentów generowanych przez daną firmę. Dokumentacja musi być skompletowana przez przedsiębiorcę i dostarczona do biura rachunkowego. W przypadku, gdyby firma księgowa otrzymała dokumenty 10 - tego dnia miesiąca, a 20 - tego przypadałby termin zapłaty podatku dochodowego to czas księgowania wynosi 10 dni co w przybliżeniu stanowi 1/3 miesiąca. Jeśli biuro zatrudnia księgowe na pełen etat, to musi wypłacić im wynagrodzenie także za okres od 1 - go do 9 - tego dnia miesiąca oraz od 21 - tego do ostatniego, mimo że większość procesu księgowania odbywałaby się przez 10 z 30 dni. Wobec tego koszt 1 godziny pracy księgowej w okresie od 10 - tego do 20 - tego dnia miesiąca powinien zostać przemnożony razy 3.

Niektóre biura unikają tego problemu opierając swoje funkcjonowanie tylko na dodatkowej pracy wykonywanej przez osoby, zatrudnione na pełen etat w innej firmie. Dzięki temu mogą zapłacić za rzeczywiste godziny pracy w okresie od 10 - tego do 20 - tego dnia miesiąca.

Koszt 1 godziny pracy księgowej

Przykład 1. Biuro zatrudnia księgowe w pełnym wymiarze czasu pracy. Zakładając, że miesięczny koszt zatrudnienia danej osoby wynosiłby 8 500 zł, po podzieleniu tej kwoty przez 160 otrzymujemy 53, 125 zł. Jeśli obliczymy koszt jednej godziny pracy w okresie od 10 - tego do 20 - tego dnia miesiąca (okres księgowania dokumentów -1/3 miesiąca) to otrzymujemy kwotę 159, 375 zł (3 x 53, 125 zł).

Natomiast biuro rachunkowe korzystające z dorywczej pracy księgowych poniesie w tym okresie koszt za jedną godzinę w pracy w kwocie 53, 125 zł, gdyż za okresy od 1 - go do 9 - tego i od 21 - go do ostatniego dnia miesiąca nie płaci księgowym.

Powyższe wyliczenie, pomijające kwestię obsługi kadrowo - płacowej (wykonywaną często przez innego pracownika), jest pewnym uproszczeniem mającym na celu wykazanie działania mechanizmu. Praca świadczona po godzinach z pewnością wykonywana jest mniej wydajnie, gdyż daje się we znaki zmęczenie, co powoduje, że w danej jednostce czasu wykonywana jest mniejsza ilość pracy niż w normalnych godzinach pracy etatowej.

Koszt pracowniczy obsługi klienta

Przykład 2. Księgowa księgująca spółkę X, zatrudniona na pełen etat w biurze A, jest w stanie w normalnym czasie pracy, wykonać swoje zadanie w ciągu 2 godzin miesięcznie. Zatem koszt pracy księgowej przy jej obsłudze wynosi 318, 75 zł (3 x 53,125 zł x 2 godziny). Pracownik, zatrudniony w innej firmie, a księgujący dodatkowo po normalnych godzinach pracy w innym biurze rachunkowym B jest już zmęczony i robi to wolniej. Załóżmy, że spółkę X księguje w 3 godziny, ale otrzymuje wynagrodzenie tylko za rzeczywiście przepracowane godziny w okresie od 10 - tego do 20 - tego dnia miesiąca. Wtedy koszt wynagrodzenia tej osoby wynosi 3 godziny x 53,125 zł tj. 159 zł.

Wysokość marży biura

Niekoniecznie jest tak, że wyższa cena za usługę księgową oznacza również wyższą marżę. Może by zupełnie odwrotnie np. przy porównaniu biur rachunkowych zatrudniających pracowników na pełen etat i tych korzystających z dodatkowej pracy dorywczej.

Przykład 3. Biuro A księgujące spółkę X, o którym mowa było w przykładzie wyżej, poniosło wydatki na koszt pracy księgowej w kwocie 318, 75 zł (3 x 53,125 zł x 2), a biuro B opierające się tylko na dodatkowej pracy osób zatrudnionych w pełnym wymiarze w innej firmie, zapłaciło księgowej tylko 159 zł. Gdyby przyjąć, że w biurze A cena za usługę księgową wynosi 400 zł, to pomijając wszelkie inne koszty, miałoby marżę 81, 25 zł. Gdyby biuro B za tą samą usługę policzyło 260 zł marża wyniosłaby 101 zł.

Pensja netto

Firmy zatrudniające pracowników na zasadzie dorywczej zazwyczaj nie ponoszą kosztów ubezpieczenia społecznego, a to skutkuje tym, że przy takiej samej kwocie przeznaczonej na wynagrodzenie, pracownik otrzymuje większe pieniądze na rękę.

Przykład 4. W biurze rachunkowym A, jeśli pracodawca zatrudniłby księgową na umowę o pracę i całkowity koszt jej zatrudnienia wynosiłby 4 500 zł (pensja + ubezpieczenie społeczne + zdrowotne +PIT), to na rękę otrzymałaby ona kwotę 2 720,90 zł netto.

W biurze rachunkowym B ponoszącym koszt 4 500 zł (pensja + ubezpieczenie zdrowotne + PIT) - przy zatrudnieniu osoby na umowie zlecenia, która w innej firmie C otrzymuje co najmniej wynagrodzenie minimalne za pełen etat - ta osoba dostałaby na rękę kwotę 3 832,00 zł, ponad 1 110 zł wyższą (tj. 40% więcej netto) niż księgowa w Biurze A, gdyż to inna firma C opłacałaby składki na ubezpieczenie społeczne. Właściciel biura B zamiast oferować wyższe wynagrodzenie mógłby zmniejszyć koszt zatrudnienia i przeznaczyć na nie około 3 196 zł, oferując na rękę 2 720, 90 zł (tyle samo co biuro A), oszczędzając przy tym około 1 300 zł i w konsekwencji zaproponować klientowi niższą cenę za usługę księgową, nie obniżając swojej marży.

Czy model biznesowy biura, opierającego się tylko na dodatkowej pracy księgowych zatrudnionych na pełen etat w innych firmach jest lepszy?

Niekoniecznie musiałoby tak być po rozważeniu negatywnych konsekwencji takiego rozwiązania.

Negatywne skutki dużej liczby księgowych w biurze

W biurach rachunkowych opierających się na pracy dodatkowej, wykonywanej przez pracowników innych firm, często występuje duża liczba księgowych (np. kilkadziesiąt), a każda z nich obsługuje po godzinach kilka (nawet i kilkanaście) niewielkich mikro przedsiębiorców. Nawet, gdyby Klientowi przypisano dedykowaną księgową, to szybko może ona ulec zmianie, co prawdopodobnie wprowadzi zamieszanie w księgach. Poza tym, o wiele trudniej jest kontrolować tak dużą liczbę osób. Istnieje także zagrożenie dla procesu wymiany informacji pomiędzy członkami zespołu, zwłaszcza, że nie wszyscy muszą się nawet znać.

Przepracowanie może powodować więcej błędów

Księgowa w firmie, w której jest zatrudniona na pełen etat, musi w jakimś okresie pracować więcej niż 8 godzin dziennie i dopiero po tym, może zająć się innymi zadaniami, zatem czas pracy po godzinach jeszcze gdzieś indziej będzie obejmował 11,12, czy 13 - tą godzinę przepracowaną w danym dniu. Nadto, skoro już jakaś osoba dorabia sobie w innym biurze rachunkowym, to czemu nie miałaby przyjąć jeszcze jakiegoś dodatkowego zlecenia od kolejnej - trzeciej firmy, zwłaszcza, że w tym ponadnormatywnym czasie pracy niekoniecznie jest kontrolowana. Doprowadziłoby to do tego, że jakość pracy dorywczej byłaby jeszcze niższa. Przepracowana księgowa, obsługująca zarówno firmy w swojej pracy pełnoetatowej i dodatkowej może mieć problemy z zapamiętaniem zagadnień dotyczących poszczególnych klientów i często nawet ich ze sobą mylić. Niestety takie sytuacje również mają miejsce ze szkodą dla klientów i biur rachunkowych.

Trudy pracy w księgowości powodują zmęczenie nawet bez podejmowania dodatkowych zajęć

Zadania wykonywane przez księgową to bardzo ciężko praca, nawet, gdy korzysta ona z systemu optycznego rozpoznawania tekstu i odczytywania faktur ze skanów, czy zaciąga faktury z pliku. Musi ona wytężać intensywnie wzrok, żeby nie pomylić żadnej pojedynczej cyfry, a dodatkowo analizować każdą fakturę, przychód czy wydatek pod względem ogromu przepisów prawa. Robiąc to przez 8 godzin dziennie, na koniec jest już bardzo zmęczona i praca po godzinach skutkuje tym, że w dodatkowych czasie pracy w innej firmie będzie popełniała dużo więcej błędów i może nie starczyć jej sił na gruntowną analizę dokumentacji pod względem przepisów.

Praca z liczbami i ich odczytywanie jest o wiele cięższa niż czytanie zwykłego tekstu, gdyż musi zostać rozpoznana każda pojedyncza cyfra, a nawet najdrobniejsza pomyłka może zniweczyć cały rezultat.

Dla zobrazowania trudności przy pracy z liczbami można posłużyć się badaniami dotyczącymi czytania zwykłego tekstu. Brytyjscy naukowcy dowodzą, że przy czytaniu słów ważne znaczenie ma tylko ostatnia i pierwsza litera, kolejność pozostałych znaków już nie jest aż tak istotna, inaczej niż w przypadku liczb (por. https://obcyjezykpolski.pl/zdognie-z-nanjwoymszi-baniadmai). Dobrym przykładem jest poniższy tekst:



Oprócz znacznego zmęczenia w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych i prawdopodobnym istotnym zwiększeniem ilości błędów, księgowanie w normalnym etacie ma również inne zalety.

Inne zalety zatrudnienia księgowych w systemie pełnego etatu w biurze rachunkowym są następujące:

a) jakość i dokładność - w biurze rachunkowym zawsze znajdzie coś do zrobienia w każdym dniu, księgowe w okresie od 1 - go do 9 - tego i od 21 - tego do ostatniego dnia miesiąca – mogą sprawdzać poprawność księgowania dokonanego w dniach od 10 - tego do 20 - tego dnia miesiąca, przygotowywać jakieś zestawienia dla klientów, dokonywać szczegółowej analizy dokumentacji klienta pod względem przepisów prawa podatkowego, robić dodatkowe wyjaśnienia, przygotowywać wiadomości e-mail z informacjami o zmianach w przepisach prawa itp.

b) dostępność i czas reakcji - księgowa jest dostępna dla klientów w normalnych godzinach pracy biurowej, może odpowiedzieć mu na jakieś pilne pytanie,

c) stabilność - zatrudnienie jest bardziej stabilne na pełen etat, w przypadku dodatkowej pracy w innej firmie, większe jest prawdopodobieństwo rotacji kadr np. bo dana osoba już zarobiła na wakacje i nie potrzebuje pracować w nadgodzinach,

d) wiedza o kliencie - większa stabilność zatrudnienia powoduje to, że księgowa lepiej zna sytuację firmy klienta, który nie musi co jakiś czas wszystkiego wyjaśniać od początku nowej osobie,

e) łatwiejsza kontrola jakości - w sytuacji firmy zatrudniającej na pełen etat, a zwłaszcza gdy praca jest wykonywana w biurze, jej właściciel ma większe możliwości w zakresie kontroli jakości pracy pracowników. Łatwiej egzekwować obowiązki w przypadku zatrudnienia pełnoetatowego, gdyż jego ewentualna utrata ma dla pracownika o wiele większe konsekwencje niż pozbawienie możliwości dodatkowego zarobku,

f) pozytywne nastawienie - mniejsze zmęczenie pracowników skutkuje nie tylko mniejszą ilością błędów, lecz także lepszym stosunkiem do Klientów.

Zatrudnianie pracowników zdalnych z rejonów, gdzie wynagrodzenia są niższe

Inną opcją optymalizacji kosztów mogłoby być zatrudnianie na pełen etat pracowników zdalnych z obszarów kraju, w których wynagrodzenia są niższe. Jednak związane są z tym pewne ryzyka i niedogodności, dużo z nich pokrywa się z tymi wskazanymi wyżej, w tym zwłaszcza trudności w zakresie kontroli pracownika.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że część osób wybiera pracę zdalną z powodu tego, że takie zatrudnienie mniej koliduje im z innym zajęciem np. opieką nad niemowlakiem. Ten właśnie powód może obniżać wydajność pracy. Pracownik poszukujący różnych opcji pracy robi to też z tej przyczyny, żeby mieć ciut wyższą pensję niż oferują lokalni pracodawcy. Poza tym, na wydajność pracy wywiera także wpływ ergonomia stanowiska np. wielkość monitora, użycie dwóch monitorów. Wpływ ten jest znaczny, gdyż dobrej jakości monitory potrafią poprawić wydajności pracy od dziesięciu do kilkudziesięciu procent, a równocześnie zmniejszyć o kilkadziesiąt procent liczbę błędów. Szerzej na ten temat można przeczytać tutaj.

Czasami niektóre dokumenty lepiej czyta się po ich wydruku np. wielostronicową umowę. W mniejszych miejscowościach może być wolniejszy Internet co również wpływa na szybkość wykonywania zadań, gdy księgowa łączy się z serwer za pomocą VPN, który chroni, ale często jednocześnie spowalnia transfer danych. W biurze nie występują czynniki rozpraszające np. lodówka, telewizor, współdomownicy. Oprócz tego, żeby skontaktować się z inną osobą zatrudnioną w biurze, musi wykonywać telefony, czekać aż ktoś odbierze czy oddzwoni, zamiast zwrócić się szybko i wprost do kolegi, który siedzi obok. W konsekwencji niższy koszt wynagrodzenia może zostać skonsumowany przez to, że pracownik wykona mniej pracy w tej samej jednostce czasu.

Oddział biura w rejonie, w którym wynagrodzenia są niższe

Teoretycznie takie rozwiązanie mogłoby pozwolić na to, żeby uniknąć negatywnych konsekwencji pracy zdalnej, gdyż firma jest w stanie wynająć tani lokal, odpowiednio go wyposażyć, zapewnić właściwą ergonomię stanowisk pracy, gwarantującą wysoką wydajność. Może zatrudnić tam pracowników na pełen etat oferującym im wynagrodzenie adekwatne do pensji w danej okolicy, oszczędzając w ten sposób pewne pieniądze.

Wyglądałoby to dosyć ciekawie. Jednak ktoś musiałby sprawować nadzór nad prawidłowym przebiegiem pracy. Mogłaby to robić osoba, która kieruje biurem w jego głównej siedzibie, co niestety skutkowałoby koniecznością ciągłego przemieszczania po Polsce i prawdopodobieństwem braku czasu na gruntowną kontrolę jakości w głównym miejscu działalności oraz niemożliwością wykonywania czynności merytorycznych obok kierowniczych. Wizyta raz na tydzień to nie jest właściwa weryfikacja, a codzienne podróże to duży koszt. Innym wyjściem byłoby zatrudnienie managera, lecz jego pensja także stanowi wydatek. Wobec tego prawdopodobna jest sytuacja, w której oszczędność poczynioną na wynagrodzeniach księgowych skonsumowałaby koszt zatrudnienia dodatkowej osoby zarządzającej lub negatywne skutki ciągłych podróży głównego dyrektora.

Przykład 5. Biuro rachunkowe w Warszawie, żeby obniżyć koszty pracownicze postanowiło rozważyć organizację swojego oddziału w woj. podkarpackim. Gdyby szef biura dojeżdżał tam 2 razy w tygodniu i każdego dnia spędzał w biurze po 6 godzin dziennie to musiałby wygospodarować 30 godzin tygodniowo (18 godzin dojazdów – 2 dni x 2 (tam i powrót) x 4,5 h (czas dojazdu w jedną stronę) + 2 x 6 godzin w biurze). Wybierając lokalizację bliższą Warszawie należałoby się liczyć z tym, że nie tylko szefowi łatwiej byłoby tam dotrzeć, lecz także pracownicy mieliby krótszą drogę do stolicy, co mogłoby zachęcić ich, żeby tam właśnie pracować i zarabiać więcej.

Abstrahując od kwestii opłacalności, taki sposób organizacji pracy mógłby rodzić napięcia. Nastąpiłoby to, jeśli pracownicy oddziału pozyskaliby informację, że wykonując taką samą pracę, w tej samej firmie, zarabiają mniej niż pracownicy z głównej jej siedziby.

Zatrudnianie osób niewykwalifikowanych

Inną metodą oszczędzania na kosztach pracowniczych jest zatrudnianie osób bez kwalifikacji. Łatwiej jest to ukryć, gdy klient nie ma osobistego kontaktu z pracownikiem. Zdarzają się również sytuacje, w których praca wykonywana jest przez osoby niezbyt wykwalifikowane, natomiast kontakt z klientami utrzymuje samodzielna księgowa, która de facto nie obsługuje ich firmy. Nie zalecamy takiego postępowania, gdyż wszelkie negatywne konsekwencje pewnie kiedyś wyjdą na jaw. Nawet, gdyby to było po kilku latach, to nie zbuduje się firmy o dobrej renomie.

Podzlecanie mikro biurom rachunkowym

Również zdarzają sytuacje, w których praca w biurze rachunkowym wykonywana jest de facto na zasadzie dodatkowego zajęcia, ale przez osoby, które nie są nigdzie zatrudnione, lecz prowadzą swoją działalność gospodarczą. Gdyby ich funkcjonowanie opierało się tylko na dodatkowej współpracy z większymi biurami rachunkowymi, to w okresie od 10 - tego do 20 - tego dnia następnego miesiąca musiałyby wypracować taką liczbę godzin, który zrekompensowałaby im mniejsze dochody za czas od 1 - go do 9 - tego oraz od 21 - go do ostatniego dnia miesiąca, co skutkuje bardzo dużą liczbą godzin przepracowanych, związanym z tym zmęczeniem i możliwą ilością błędów.

2. Koszt lokalu biurowego

Na wysokość ceny za usługi księgowe mogłyby wpływać także koszty ponoszone na najem powierzchni biurowej. Jednak nie zawsze musi to być istotny wydatek. Stosunek kosztów najmu do ogólnych wydatków biura rachunkowego zależy od jego wielkości.



Biuro rachunkowe zatrudniające co najmniej 2-3 samodzielne księgowe

W przypadku biur rachunkowych zatrudniających np. 3 samodzielne księgowe koszt ich działalności jest z pewnością dużo wyższy niż 37 000 zł netto miesięcznie (ok 440 000 zł rocznie). Na takie wydatki - które w celach przykładu zostały zdecydowanie zaniżone (z wyjątkiem najmu lokalu dla którego przyjęto rynkowe opłaty) - mogłyby się składać, w szczególności: koszt wynagrodzenia 3 samodzielnych księgowych 3 x 6 000 zł, co daje ok. 3 600 zł na rękę (w rzeczywistości kwota przeznaczana na pensje jest zdecydowanie wyższa), lokal z mediami - 3 500 zł, Internet + telefon - 100 zł, obsługa informatyczna - 1 500 zł, drukarka wraz z tonerem - 400 zł, artykuły biurowe - 350 zł, aktualizacje oprogramowania - 250 zł, ubezpieczenie OC obowiązkowe + ubezpieczenie OC w zakresie doradztwa podatkowego - 350 zł, system informacji prawno - księgowej - 300 zł, korespondencja - 100 zł, rachunek bankowy - 50 zł, 4 asystentki księgowej (osoby studiujące) - 4 x 2720 zł (17 zł x 160), działania reklamowe - facebook, adwords, projekty graficzne - 1 500 zł. Takie biuro potrzebowałoby lokalu o powierzchni 50 m2. Nawet, gdyby był on na terenie Warszawy, to cena najmu wraz z opłatami za wodę, prąd, gaz, wywóz śmieci nie przekroczyłaby raczej 3 500 zł netto. W odniesieniu do kwoty 37 000 zł netto jest to raptem około 9,5 % ogólnej liczby wydatków, co samo w sobie nie powoduje jakiegoś bardzo dużego obciążenia. Wraz ze wzrostem wielkości biura ten procent będzie malał. Największy koszt stanowią pensje pracowników, bo aż ok. 28 800 zł, mimo że w niniejszym wyliczeniu zostały zaniżone pensje samodzielnych księgowych.

Jedna samodzielna księgowa prowadząca małe biuro rachunkowe

Inaczej sytuacja przedstawiałaby się, jeśli biuro prowadziłaby jedna osoba i tylko ona wykonywała swoje obowiązki, bez zatrudniania innej samodzielnej księgowej. Załóżmy, że ponosi wydatki miesięczne razem z najmem w kwocie około 9 000 zł netto (ok. 108 000 zł rocznie), w tym: lokal z mediami - 2500 zł, Internet + telefon - 100 zł, obsługa informatyczna - 600 zł, drukarka wraz z tonerem - 250 zł, artykuły biurowe - 300 zł, aktualizacje oprogramowania 250 zł, ubezpieczenie OC obowiązkowe + ubezpieczenie OC w zakresie doradztwa podatkowego - 250 zł, system informacji prawno - księgowej - 300 zł, korespondencja - 100 zł, rachunek bankowy - 50 zł, asystentka księgowej (osoba studiująca) - 2720 zł, składki ZUS z ubezpieczeniem chorobowym - 1430 zł. Gdyby porównać koszty najmu do sumy wszystkich wydatków to stanowiłyby one około 27 % ogólnej liczby kosztów.

Usługi księgowe świadczone po godzinach pracy jako zajęcie dorywcze

Natomiast w sytuacji, gdy usługi księgowe świadczone są w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz wykonywanej po normalnych godzinach pełnoetatowej pracy w innej firmie, koszty lokalu mogłyby stanowić już o wiele większy ułamek. W takim przypadkach często księgowa opłaca tylko ubezpieczenie zdrowotne, zdarza się również, że wykupuje najtańsze obowiązkowe ubezpieczenie OC w w kwocie ok. 30 zł miesięcznie (ryzykowne dla klienta), nie ma dostępów do systemów informacji prawno - księgowej, pracuje na prywatnym sprzęcie domowym, oszczędza na informatyce, szkoleniach, fachowej prasie, zabezpieczeniach przesyłu danych itp., nie zatrudnia żadnych pracowników. Jest w stanie zredukować koszty do 1 000 zł miesięcznie netto. Gdyby w takim przypadku wynajęła lokal za 2500 zł netto z mediami, to łączny koszt odpowiadałby kwocie 3 500 zł netto, a stosunek wydatków za lokal do całej sumy kosztów wynosiłby ok. 70 %.

Wnioski

Powyższe prowadzi do konstatacji, że rezygnacja z najmu lokalu najbardziej odczuwalna jest przy pracy dorywczej. W sytuacji prowadzenia biura przez jedną samodzielną księgową w ramach pełnego wymiaru czasu pracy bez podejmowania zatrudnienia w innej firmie, z pewnością pozwala na redukcję kosztów o około 20 - 30 %, co z oczywistych względów nie stanowi przesłanki do znacznego obniżenia ceny za usługi księgowe (np. o 40 %). Generalnie można stwierdzić, że im większe biuro, tym mniej odczuwalny jest koszt najmu lokalu. W biurach zatrudniających kilka samodzielnych księgowych relacja ceny najmu lokalu do całkowitych wydatków obniża się do kilku procent, a rezygnacja z najmu powierzchni biurowej nie pomoże de facto w optymalizacji kosztów działalności takiej firmy. Lokal nawet mógłby być de facto darmowy albo stanowić źródło zysku, gdyby biuro podnajmowało adres innym firmom.

3. Systemy odczytu dokumentów (OCR)

Takie oprogramowanie z pewnością jest bardzo dobrym rozwiązaniem i nie ulega wątpliwości, że powinno z niego korzystać każde biuro, gdyż pozwala nie tylko na oszczędzenie czasu przy samym technicznym wprowadzaniu danych, lecz także umożliwia wprowadzenie dodatkowej kontroli danych przepisywanych z faktur. Natomiast nie doprowadzi do kilkukrotnego obniżenia kosztów.

Po pierwsze, czynności polegające na przepisywaniu danych z faktur wykonują często najniżej opłacani pracownicy biura rachunkowego. Jeśli są to osoby studiujące, zatrudnione na umowę zlecenia, to nie trzeba odprowadzać od ich pensji składek na ZUS, dodatkowo korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego do 26 roku życia, co również obniża koszt ich wynagrodzeń. Zatem wydatki na ich pensje nie są aż tak bardzo obciążające dla firmy świadczącej usługi księgowe.

Po drugie, systemy popełniają błędy przy odczycie. Zdarza się, że w zakresie danych dotyczących sprzedawcy umieszczają dane nabywcy i odwrotnie, nie zawsze rozpoznają pozycje na fakturze, odczytają numer faktury jako NIP, cyfrę „0” jako „O”, cyfrę "3" jako "8", lub "8" zamiast "6", złą stawkę VAT itp. Oprócz tego, niektóre dokumenty czy skany nie są w pełni czytelne, co utrudnia rozpoznanie danych. Warto zauważyć, że nawet, gdyby system odczytał 99% danych poprawnie, to jeden 1% błędów może wpłynąć na wynik, dlatego tak rozpoznane faktury powinny być dokładnie sprawdzone przez człowieka.

Po trzecie, systemy optycznego rozpoznawania znaków nie przyspieszą znacznie księgowania małych firm, gdzie jest mało powtarzających się jednorodzajowych faktur. Najlepiej sprawdzą się natomiast, gdy przedsiębiorca generuje duże liczby jednorodzajowych dokumentów np. powyżej 100. Samo przygotowanie dokumentów lub plików do odczytu również zajmuje trochę czasu.

Po czwarte i zarazem najważniejsze, największe koszty generuje praca intelektualna samodzielnej księgowej, zwłaszcza przy księgowości dla spółek. Księgowa m.in. ustala na jakie konto może być księgowana dana faktura na podstawie ustawy o rachunkowości. Księgowa bada - na podstawie ustawy o podatku dochodowym, ustawy o VAT, ustawy o rachunkowości - w jakim okresie dana faktura może być księgowana, a na to wpływ ma m.in. okoliczność czy należy w danej fakturze zastosować metodę memoriałową czy kasową. Księgowa weryfikuje także – na podstawie przepisów ustawy o VAT i ustaw o podatkach dochodowych – czy dany koszt jest w całości podatkowym kosztem uzyskania przychodu, czy też może być tzw. niepodatkowym kosztem uzyskania przychodu. W niektórych fakturach część podatku VAT bezpośrednio odlicza się od VAT, część wlicza się w CIT, a część kosztów stanowi niepodatkowy koszt uzyskania przychodu. Ustalenie tych okoliczności wymaga także pozyskania informacji od przedsiębiorcy, na temat danego kosztu czy przychodu, co wiąże się z wymianą wiadomości e-mail, odbywaniem rozmów telefonicznych itp. Wykwalifikowany pracownik działu księgowości weryfikuje również poprawność faktur otrzymanych lub wystawionych przez klienta.

Nie ulega wątpliwości, że tych wszystkich czynności nie dokona system OCR, a zatem jego zastosowanie nie spowoduje gwałtownej obniżki kosztów, zresztą korzystanie z takiego oprogramowania również nie jest darmowe i biuro rachunkowe płaci za każdą odczytaną w nim fakturę lub jakiś miesięczny ryczałt.

4. Sposób wykonywania pracy

Na koszty usługi księgowej, a tym samym na cenę wpływ wywiera sposób wykonywania pracy. Przykładowo, gdy określona firma ma 60 dokumentów i są one „księgowane” (czyt. przepisywane) bezrefleksyjnie przez osoby nieposiadające kwalifikacji lub przy użyciu systemu OCR czy poprzez plik importu, bez głębszej analizy i z góry zakładając, że zawsze musi być ileś tam błędów, których może nikt nie zauważy, to czas przeznaczony na obsługę firmy nie będzie duży, a tym samym koszt wysoki.

Gdy natomiast każda z tych faktur zostanie wprowadzona do systemu, nawet przy użyciu oprogramowania OCR czy poprzez plik importu, ale będzie pojedynczo analizowana przez wykwalifikowanego pracownika, który może wykonywać do Klienta telefony, wysyłać wiadomości e-mail, konsultować określone kwestie z prawnikiem lub doradcą podatkowym, czy poszukiwać informacji w systemie typu LEX, czas księgowania może wydłużyć się nawet kilkukrotnie, co przełoży się na koszt obsługi firmy. Wydatek na pensje pracownika będzie również wyższy z tego powodu, że czynności były wykonywane przez osobę wykwalifikowaną i tym samym droższą. Koszt podniosłoby również to, gdyby rezultat księgowania zostałby jeszcze raz sprawdzony, czy nie wystąpiły jakieś błędy.

5. Ubezpieczenie OC, ponoszone ryzyko i odpowiedzialność

Koszt ubezpieczenia OC potrafi różnić się znacznie. Za najprostsze obowiązkowe trzeba zapłacić kilkaset złotych, natomiast rozszerzone warianty mogą kosztować nawet 10 razy więcej. Obowiązkowe ubezpieczenie OC to za mało dla bezpieczeństwa klienta. Pisaliśmy o tym w artykule OC biura rachunkowego a bezpieczeństwo klientów.

Należy pamiętać, że nawet najlepsze ubezpieczenie OC nie zabezpieczy przedsiębiorcy, gdy w umowie występują ograniczenia odpowiedzialności np. poprzez postanowienia przewidujące odpowiedzialność za szkodę tylko wtedy, gdy została wyrządzona z winy umyślnej (de facto wyłącza odpowiedzialność biura), czy wprowadzające jakieś limity kwotowe. Niektóre biura tak postępują po to, żeby zmniejszyć sobie koszty działalności, gdyż każda wypłata odszkodowania z ubezpieczenia podnosi cenę u ubezpieczyciela.

Niewątpliwie koszt za usługę księgową jest wyższy w sytuacji, gdy zachodzi duże ryzyko zapłaty wysokiego odszkodowania np. firma klienta jest skomplikowana w obsłudze lub obraca wysokimi kwotami.

6. Rodzaj działalności

Cena za usługę jest wyższa w przypadku działalności klienta wymagającej prowadzenia ksiąg handlowych niż wtedy, gdy wystarcza KPIR. Również występowanie faktur VAT marża, import czy eksport, proporcja VAT, rozliczanie dochodów z zysków kapitałowych, działalność produkcyjna powodują wzrost czasochłonności i stopnia trudności świadczenia usług księgowych.

7. Język obsługi

Z reguły o wiele bardziej czasochłonna jest obsługa klienta w języku obcym, gdy trzeba w nim wyjaśniać skomplikowane zagadnienia dotyczące księgowości. Wymiana wiadomości e-mail może zajmować wtedy o wiele więcej czasu niż przykładowo samo zaksięgowanie dokumentów. Podobnie jest w przypadku, gdy klient zna język polski, natomiast jest cudzoziemcem i nie do końca rozumie polski system prawny.

Podsumowanie

Podsumowując należy stwierdzić, że głównym czynnikiem wpływającym na cenę usługi księgowej jest koszt wynagrodzenia pracowników i czas poświęcany na obsługę danego przedsiębiorcy. Sama rezygnacja z korzystania z lokalu biurowego, zastosowanie systemów OCR i praca zdalna nie powodują gwałtownej obniżki kosztów, a w przypadku firm zatrudniających kilka samodzielnych księgowych stosunek kosztu najmu lokalu do ogólnych wydatków jest niższy niż 10%.

Na temat modeli biznesowych biur rachunkowych i sposobu ich funkcjonowania można przeczytać w Poradniku Gazety Prawnej 7/2020 pod tytułem Nowoczesna księgowość - stacjonarnie czy online.