Wnętrze przeszklonego biura urządzonego w nowoczesnym stylu.
Działalność gospodarcza 09.06.2018 Napisane przez: Księgowość dla Spółek

Najem lokalu dla firmy.

Na co zwracać uwagę podpisując umowę najmu?

Każdy przedsiębiorca potrzebuje siedziby do prowadzenia swojej działalności. Gdy przykładowo świadczy usługi wykonywane u Klienta to może wystarczyć mu korzystanie z wirtualnego biura. Natomiast, jeśli działalność rozwinęła się na tyle, że chciałby mieć swój własny sekretariat, miejsce do pracy na wyłączność, czy do spotkań z Klientami, powinien poszukać odpowiedniego lokalu. Gdy nie ma takiego na własność, pozostaje zawrzeć umowę najmu, która powinna w należyty sposób zabezpieczyć jego interesy i zapewnić pewną stabilność.

1. Forma umowy najmu.

Co do zasady umowa najmu może być zawarta w każdej formie, nawet ustnej. Jednakże, umowa najmu lokalu na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.

Warto również zabezpieczyć się na wypadek sprzedaży nieruchomości przez wynajmującego. Nabywca nieruchomości może wypowiedzieć najem przy zachowaniu terminów ustawowych. Aby przed tym się zabezpieczyć można zawrzeć umowę na czas oznaczony z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną np. w formie aktu notarialnego.

Oprócz powyższego, utrwalenie postanowień umowy najmu na piśmie z pewnością stanowi zabezpieczenie praw najemcy i zawsze pozwala przypomnieć wynajmującemu, na co się strony umówiły.

2. Czynności przed zawarciem umowy najmu.

Przed zawarciem umowy najmu powinniśmy zweryfikować księgę wieczystą. Warto sprawdzić czy ktoś nie ma zastrzeżonego prawa dożywocia, jakiejś służebności np. mieszkania lub innego ograniczonego prawa rzeczowego. Również powinny nas zainteresować obciążające nieruchomość hipoteki, warto podjąć jakieś ustalenia czy stan majątkowy właściciela lokalu nie jest taki, że okaże się, iż niedługo nasze spokojne korzystanie z biura zakłóci licytacja komornicza. Aby się przed tym uchronić można byłoby poprosić wynajmującego o dostarczenie zaświadczenia z banku, że nie posiada zaległości w spłacie kredytu, jeśli na nieruchomości jest ustanowiona hipoteka.

Oczywiście powinniśmy również ustalić czy nasz wynajmujący może wynająć nam lokal. Nie ma z tym problemu, gdy w księdze wieczystej figuruje jako właściciel. Jeśli jest tylko jednym ze współwłaścicieli należałoby zadbać o to, żeby umowa została podpisana przez wszystkich. Gdy jest najemcą powinien dostarczyć zgodę właściciela na zawarcie umowy podnajmu.

Lektury wymagają także wszelkie dokumenty regulujące sposób korzystania z lokalu, żeby potem nie okazało się, iż regulacje przewidziane w ramach wspólnoty mieszkaniowej, czy spółdzielni nie pozwalają na prowadzenie w lokalach określonej działalności gospodarczej, albo przewidują obostrzenia tego typu, iż będzie ona znaczenie utrudniona.

Oczywiście, należy także podjąć szereg czynności mających na celu ustalenie stanu lokalu i sporządzenie na tą okoliczność odpowiedniej dokumentacji tj. przykładowo protokołów. Warto dołączyć do nich zdjęcia, które zostały podpisane przez wynajmującego i oznaczone przez niego datą, co może uchronić przedsiębiorcę przed późniejszymi nieuzasadnionymi roszczeniami. W takim protokole można byłoby wpisać także wiek poszczególnych urządzeń czy mebli, gdyż nie wszystko widać na zdjęciach. Wiek taki może uzasadniać zniszczenie w wyniku naturalnego zużycia.

3. Inwestycje w lokal.

Jeżeli inwestujemy w lokal weźmy od właściciela lokalu na to zgodę na piśmie. Warto również pisemnie określić sposób rozliczenia poniesionych nakładów. Gdy jest jego brak, właściciel może szantażować najemcę, że jeśli nie zgodzi się na wskazaną zapłatę to będzie żądał przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego. Warto, zatem przed poczynieniem inwestycji określić pisemnie jej zakres, sposób rozliczenia, a jeśli ma to nastąpić poprzez zapłatę po zakończeniu najmu to można wskazać kwotę.

5. Nakłady na przedmiot najmu.

W umowie można byłoby uregulować kwestie nakładów na przedmiot najmu. Jeśli brak takich przepisów, to znajdują zastosowania regulacje przewidziane w kodeksie cywilnym, które stanowią, że do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu, należą w szczególności: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.

Warto byłoby, wyłączyć zastosowanie tego przepisu, zwłaszcza, gdy lokal jest w takim stanie, że zaistnieje szybka konieczność poniesienia takich nakładów, lub są one nieuzasadnione ekonomicznie ze względu na czas trwania umowy najmu.

6. Wypowiedzenie umowy najmu.

Jak każdy stosunek obligacyjny, także najem najprawdopodobniej kiedyś ulegnie zakończeniu. W umowie należy przewidzieć taki okres wypowiedzenia, który zagwarantuje przedsiębiorcy odpowiedni czas na poszukiwanie nowego lokalu. Gdy jest on za krótki może skutkować tym, iż przedsiębiorca będzie musiał zawrzeć na szybko niekorzystną umowę. Oprócz tego, istnieje niebezpieczeństwo destabilizacji pracy firmy.

Gdy w umowie nie został przewidziany termin wypowiedzenia, znajdą zastosowanie odpowiednie regulacje przewidziane w kodeksie cywilnym, które stanowią, że jeżeli czas trwania najmu lokalu nie został określony przez strony, a czynsz jest płatny raz w miesiącu, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Kodeks cywilny przewiduje możliwość wypowiedzenia umowy najmu w przypadku zwłoki z zapłatą czynszu. Zgodnie z postanowieniami tego przepisu, gdy najemca nie uiścił czynszu za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący chciałbym skorzystać z prawa do wypowiedzenia umowy najmu w sposób natychmiastowy, powinien on przekazać najemcy pismo, w którym udzieli mu dodatkowego miesięcznego terminu do uregulowania zaległości.

Natychmiastowym wypowiedzeniem umowy najmu może także skutkować zachowanie się najemcy, który w sposób rażący lub uporczywy narusza panujący porządek domowy lub jego zachowanie czyni uciążliwym korzystanie z innych lokali znajdujący się w budynku.

W umowie warto przewidzieć postanowienia dotyczące przychodzącej korespondencji, jak również umieszczenia informacji o nowej siedzibie firmy, gdyż część klientów będzie przychodziła pod stary adres. Gdy nie znajdą łatwo naszego przedsiębiorstwa mogą skierować się do konkurencji.

7. Podwyższenie czynszu.

Bardzo ważną kwestią jest uregulowanie sytuacji związanej z podwyższeniem czynszu. Gdy tego nie zrobimy znajdą zastosowanie przepisu kodeksu cywilnego, które stanowią, że wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Dotyczy to zarówno umów zawartych na czas nieoznaczony, jak również tych na czas oznaczony. Może zdarzyć się, że wynajmujący kusi atrakcyjnym czynszem, który następnie zostanie w tym trybie podwyższony, co może skutkować ruiną finansową dla firmy. Oprócz tego, przepis ten może stosowany w przypadku, gdy wynajmujący zawarł umowę na czas określony np. 2 lata, ale chce zakończyć ją wcześniej i w tym celu gwałtownie podwyższa czynsz.

W umowie warto, zatem zmodyfikować ten przepis i go wyłączyć lub wskazać dopuszczalne przesłanki podwyższenia czynszu np. wzrost kosztów utrzymania lokalu, inflacja itp. Można byłoby przewidzieć także maksymalną kwotę, o jaką może być podwyższony czynsz.

8. Podsumowanie.

Zawierając umowę najmu musimy ją tak skonstruować, żeby zapewnić stabilność sytuacji firmy, uchronić się przed podwyżkami czynszu i koniecznością ponoszenia nieuzasadnionych nakładów na lokal. Warto zrobić to formie z datą pewną, żeby zabezpieczyć się na wypadek sytuacji sprzedaży lokalu.

Wzór umowy najmu lokalu dla spółki można znaleźć pod linkiem: Wzór umowy najmu lokalu dla spółki.