Ile trwa rejestracja spółki w KRS?

Wpis spółki do KRS- dlaczego jest istotny?

Powstanie spółek handlowych (tj. tych uregulowanych w kodeksie spółek handlowych) uzależnione jest od uzyskania wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Tylko spółka cywilna nie wymaga wpisu do KRS, ale to tak naprawdę nie jest prawdziwa spółka, lecz pewnego rodzaju umowa pomiędzy wspólnikami, którzy dążą do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego.

W przypadku spółek osobowych szybkie uzyskanie wpisu do KRS jest szczególnie ważne, gdyż nie występuje stadium spółki w organizacji, wobec tego wspólnicy po podpisaniu umowy spółki nie mogą de facto prowadzić działalności gospodarczej, lecz muszą oczekiwać na uzyskanie wpisu w rejestrze.

Natomiast spółki kapitałowe, w tym spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, przed uzyskaniem wpisu do KRS, pozostają w stanie organizacji i mogą pod pewnymi warunkami rozpocząć działalność. Stadium spółki w organizacji straciło na znaczeniu w związku z wejściem w życie systemu S24, który umożliwił szybką rejestrację spółek online.

Procedura rejestracji spółki w KRS zależy od sposobu jej powstania tj. czy przez S24 lub w sposób tradycyjny (umowa niektórych spółek wymaga formy aktu notarialnego, innych pisemnej – np. jawnej, partnerskiej). Szerzej na sposobu rejestracji spółki z o.o. napisano w artykule pod tytułem „W jaki sposób rejestrować spółkę”.

Ile trwa rejestracja spółki w KRS?

Czas rejestracji spółki uzależniony jest od wielu czynników, w tym szczególności sposobu jej powstania, o wiele szybciej przebiega przez system S24 niż w przypadku zakładania spółki z wykorzystaniem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).

Jednak nawet w przypadku S24 bardzo rzadko zdarza się, że spółka powstanie w 24 godziny od złożenia wniosku, w Warszawie najczęściej spółka S24 powstaje w ciągu kilku dni od opłacenia i złożenia wniosku do KRS.

Pamiętać należy, że samo złożenie i opłacanie wniosku to jest etap końcowy, a przed nim konieczne jest przygotowanie się do rejestracji spółki m.in. ustalenie danych do umowy spółki takich, jak np. nazwa spółki, jej adres, przedmiot działalności spółki (PKD), wysokość kapitału zakładowego, sposób podziału udziałów pomiędzy wspólników i reprezentacji spółki.

Jeśli spółka z o.o. powstaje poza S24 konieczne jest również umówienie notariusza w celu podpisania umowy spółki w formie aktu notarialnego, co również wymaga dostosowania się do terminów dostępności notariusza, a także samych przyszłych wspólników.

Ile trwa rejestracja spółki w KRS - co wpływa na czas rejestracji?

Główną okolicznością wpływającą na czas rejestracji spółki jest sposób jej zakładania, przez S24 następuje to z reguły szybciej niż wybór metody tradycyjnej, zwłaszcza, gdy umowa spółki wymaga formy aktu notarialnego.

Nawet w systemie S24 konieczne jest dokonanie pewnych czynności przygotowawczych, wszyscy wspólnicy i członkowie zarządu powinni posiadać profile ePUAP lub podpisy kwalifikowane lub elektroniczne podpisy osobiste. Zdarza się na tym etapie, że jeden ze wspólników działa opieszale, co wpływa niekorzystnie na czas rejestracji spółki w KRS. Najszybszą metodą zakładania profilu ePUAP jest logowanie poprzez bankowość elektroniczną.

W przypadku obu sposobów rejestracji spółki, na czas konieczny do jej założenia wpływa również to czy wspólnicy ustalili wcześniej pomiędzy sobą określone kwestie np. przedmiot działalności spółki, który musi być dopasowany do wymogów PKD, co również potrafi zająć trochę czasu.

Przy rejestracji spółki zdarza się, że zaplanowana przez wspólników nazwa nie może zostać zastosowana np. ponieważ już inna spółka działające w tej samej branży używa bardzo podobnej nazwy na tym samym rynku. Wtedy konieczne jest wybór innej.

W przypadku zakładania spółki z o.o. z udziałem notariusza proces rejestracji wydłuży czas potrzebny na ustalenie terminu sporządzania aktu notarialnego, tak, aby pasował wspólnikom i notariuszowi.

Na długość procesu rejestracji spółki wpływają także czynniki takie jak przykładowo okres, w którym składany jest wniosek do KRS np. proces przebiega wolniej w wakacje, w okolicach świąt i długich weekendów.

Na czas potrzebny do założenia spółki wpływają także czynniki czysto losowe np. choroba referendarza sądowego, który dostał spółkę do swojego referatu, awarie systemu, pomyłki sądu (np. omyłkowy zwrot wniosku).

Wobec tego nie należy zostawiać rejestracji spółki na przysłowiową ostatnią chwilę i zrobić to z 2 lub 3 tygodniowym wyprzedzeniem.

Wpis spółki do KRS - jak wygląda procedura?

Procedura wpisu spółki do KRS zależy w dużym stopniu od sposobu jej rejestracji. Szerzej na ten temat: „Rejestracja spółki z o.o. w KRS”.

W przypadku S24 umowa spółki z o.o., lista wspólników, oświadczenie o wniesieniu kapitału, wniosek o rejestrację spółki mają postać dokumentów elektronicznych, które generuje się w tym systemie i podpisuje za pomocą profilu ePUAP, podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego. Poza systemem należy sporządzić i dołączyć w pdf oświadczenie o statusie cudzoziemca, dane do doręczeń członków zarządu lub osób uprawnionych do powołania zarządu.

Poza system S24, umowa spółki z o.o. wymaga formy aktu notarialnego, listę wspólników i oświadczenie o wniesieniu kapitału sporządza się w formie pisemnej, oświadczenie o statusie cudzoziemca zawarte jest w formularzu PRS. Rejestracja takiej spółki odbywa się przez Portal Rejestrów Sądowych.

Wniosek o wpis spółki do KRS

W przypadku S24 wniosek o wpis spółki do KRS ma postać dokumenty elektronicznego generowanego w tym systemie, dotyczy tylko spółek zakładanych przez S24.

Gdy umowa spółki z o.o. została sporządzona w formie aktu notarialnego to wniosek o jej rejestrację musi zostać złożony przez Portal Rejestrów Sądowych.

Należy pamiętać, o tym, że sam wpis do KRS nie wystarcza do tego, aby prowadzić działalność, konieczna jest także rejestracja spółki w urzędzie skarbowym.