Człowiek składający podpis pod umową.
Działalność gospodarcza 21.05.2017 Napisane przez: Księgowość dla Spółek

Dobra umowa w działalności gospodarczej

Jak napisać dobrą umowę w działalności gospodarczej

Umowa jest to główne źródłem zobowiązań i kluczowy element prawa cywilnego. Jednakże tylko dobrze napisana spełnia swoją rolę i ochroni przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą. Wbrew pozorom zredagowanie dobrego kontraktu nie jest łatwą rzeczą. W niniejszym wpisie udzielimy kilku wskazówek jak to zrobić.

1. Stroną umowy może być tylko podmiot prawa, który istnieje

Gdy chcemy zawrzeć umowę z innym uczestnikiem obrotu, powinniśmy zweryfikować czy taki podmiot istnienie. Stroną umowy nie może być z pewnością przedsiębiorstwo rozumiane w sensie składników majątkowych, przeznaczony do prowadzenia działalności gospodarczej, jak również zespół muzyczny (porozumienie mogą podpisać jego poszczególni członkowie). Kontrakty pomiędzy sobą mogą zawierać tylko podmioty mające zdolność prawną tj. osoby fizyczne, tzw. „ułomne” osoby prawne oraz osoby prawne. Wątpliwości nie ma, gdy umowę chcemy podpisać z osobą fizyczną tj. człowiekiem, natomiast kontraktując przykładowo z osobą prawną, należy sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym czy rzeczywiście ona istnieje.

Jeżeli natomiast zależy nam na tym, żeby zawrzeć kontrakt z przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą (np. z tego powodu, że obowiązują go podwyższone kryteria staranności), to możemy sprawdzić czy ma taki status w CEIDG.

2. Sprawdź sposób reprezentacji podmiotu

Umowa będzie mogła spełnić swoją rolę tylko, gdy zostanie zawarta w sposób wiążący i ważny. Dopilnuj, żeby osoba ją podpisująca była odpowiednio umocowana. Nie ma z tym trudu, gdy kontrakt podpisuje osobiście przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Natomiast, gdy działa przez pełnomocnika zażądajmy okazania dokumentu pełnomocnictwa. Jeśli do ważności umowy wymaga jest szczególna forma prawna np. akt notarialny, urzędowe poświadczenie podpisu, to pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej samej formie.

Gdy zawieramy umowy z osobą prawną sprawdźmy w KRS, jaki jest sposób jej reprezentacji. Najczęściej występują reprezentacja jednoosobowa lub dwóch członków zarządu działającym łącznie. W odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego będą podane również dane personalne osób uprawnionych do reprezentacji.

3. Zadbaj o czytelne i jasne postanowienia

Dobra umowa to taka, której postanowienia zostały sformułowany w sposób jasny i czytelny dla stron. Dobrze jest wyczerpać wszystkie istotne zagadnienie. Jeżeli odpowiadają nam postanowienia przewidziane w kodeksie cywilnym, to nie musimy ich przepisywać. Nasz kontrakt oczywiście niekoniecznie powinien być wielostronicowy, jeżeli uregulowaliśmy to, co chcemy to nie ma sensu dopisywać coś na siłę.

4. Nie wpisuj nieważnych postanowień

Gdy chcemy wprowadzić określone zapisy, sprawdźmy czy będą one ważne. Niewiążące postanowienia z pewnością nie ochronią naszych praw. Przejrzyjmy przepisy ustawy, orzecznictwo i komentarze czy proponowane przez nas rozwiązanie będzie dopuszczalne. Nieważne będą zapisy sprzeczne z ustawą, zasadami współżycia społecznego, istotą danego zobowiązania i społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa. Jako przykład nieważnego postanowienia można wskazać zastrzeżenie kary umownej na wypadek opóźnienia z płatnością, takiej konstrukcji zabrania wprost kodeks cywilny.

5. Skonstruuj indywidualną umowę

Zadbajmy o to, żeby nasza umowa uwzględniała indywidualną sytuację naszą i kontrahenta. Z reguły nie spełnia tych wymagań wzór z Internetu. Nawet dobrze napisana umowa dla innego podmiotu, może być dla nas niekorzystna. Przykładowo, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w której występuje tylko jeden wspólnik nie szkodzi, gdy jest nim osoba prawna, natomiast w sytuacji osoby fizycznej może spowodować konieczność opłacania składek na ZUS oraz wymóg formy aktu notarialnego przy czynnościach prawnych pomiędzy spółką a jej wspólnikiem, co wiąże się z uciążliwościami i kosztami.

6. Zbadaj branżę, której ma dotyczyć kontrakt

Gdy chcemy zabezpieczyć nasze interesy, powinniśmy w pierwszej kolejności ustalić jakie w danej branży występują problemy, co jest najczęstszą przyczyną konfliktów pomiędzy stronami oraz zidentyfikować zagrożenia, przed którymi chcemy się chronić. W celu zdobycia takiej wiedzy możemy porozmawiać z fachowcami, znajomymi, poczytać w książkach, gazetach, Internecie.

7. Dopilnuj odpowiedniej formy umowy

Zawierana przez nas umowa powinna spełniać wymogi, co do jej ważności. Regułą w polskim prawie cywilnym jest to, że oświadczenie woli może być złożone w dowolny sposób, byle tylko wola została wyrażona w sposób dostateczny. Jednakże, niektóry umowy wymagają dla swej ważności formy szczególnej np. aktu notarialnego (sprzedaż nieruchomości), podpisów notarialnie poświadczonych (sprzedaż udziałów) itp. Zanim podpiszemy kontrakt sprawdźmy w ustawie czy są przewidziane jakieś szczególne wymagania prawne.

8. Dodaj preambułę, gdy istnieje taka konieczność

Jeśli zawierasz nietypową umowę lub wasz cel jest inny niż bywa przy tego typu kontraktach, dodaj preambułę, w której wyjaśnisz okoliczności zawarcia kontraktu i zamierzenia stron. Przepisy kodeksu cywilnego stanowią, że przy umowie należy raczej badać rzeczywisty zamiar stron i jej cel, niż opierać na dosłownym brzmieniu. Taką wykładnię niewątpliwie ułatwi preambuła.

9. Gdy możesz zawieraj umowy w formie pisemnej

Istnieje taka możliwość, żeby zawierać nawet umowy w formie ustnej. W takiej sytuacji, występuje pewne zagrożenie, że nasz kontrahent będzie negował fakt jej istnienia lub treść obowiązków stron. Jeśli możesz to zawrzyj umowę na piśmie, będzie wtedy łatwiej dochodzić swoich praw. Czasami wystarczy przypomnieć tylko jej treść i nie ma nawet konieczności udawać się do sądu.