Czy księgowość powinna mieć prawnika?
Księgowość powinna mieć prawnika?
Celem niniejszego wpisu jest przedstawienie aspektów pracy księgowego, które wiążą się z zastosowaniem przepisów prawa oraz koniecznością współpracy z profesjonalnym prawnikiem, zwłaszcza w zakresie pełnej księgowości spółek.
Rejestracja spółki lub innej firmy.
Rozpoczynając działalność gospodarczą poszukujemy osoby, która pomoże nam w utworzeniu naszej firmy. Niewątpliwie jest to najważniejszy etap, gdyż wtedy dokonany zostanie wybór formy prowadzenia działalności, czy będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, a może spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Wiele osób udaje się do z tym zadaniem do biura rachunkowego.
Naszym zdaniem biuro rachunkowe, które podejmuje się założenia firmy dla Klienta powinno korzystać z pomocy profesjonalnego prawnika, który jest adwokatem lub radcą prawnym. Taka osoba nie tylko odbyła wieloletnie studnia prawnicza, na których uczyła się o działalności, gospodarczej, spółkach cywilnych, jawnych, z ograniczoną odpowiedzialnością czy komandytowych, lecz przeszła przez aplikację i egzamin zawodowy. Zatem posiada określone umiejętności praktyczne, miała do czynienia z problemami prawnymi w praktyce, reprezentowała strony w procesach cywilnych, dotyczących interpretacji umów, odpowiedzialności odszkodowawczej i potrafi sobie wyobrazić jakie wyzwania mogą związane być z daną branżą.
Oprócz powyższych argumentów profesjonalny prawnik zobowiązany jest do działania na korzyść Klienta. Adwokat lub radca prawny nie zaleci nigdy utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w sytuacji, gdy dla danej działalności Klienta korzystniejsza będzie jednoosobowa działalność gospodarcza, której obsługa księgowa jest mniej kosztowna.
Ocena ważności umów zawartych przez spółkę.
Księgowa, która posiada wiedzę w zakresie rachunkowości nie zawsze zna dogłębnie prawo spółek i cywilne, co jest bardzo istotne w spółkach kapitałowych, będących osobami prawnymi, działającymi przez swoje organy. Zdarza się tak czasami, że w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością występują specyficzne przepisy dotyczące reprezentacji, które mają wpływ na ważność umowy zawartej przez spółkę. Oczywiste jest, że nie należy dokonywać żadnych płatności na podstawie nieważnych czynności prawnych. Nie powinna również zostać zaksięgowana umowa, która nie spełnia rygorów co do formy prawnej przewidzianej w przepisach kodeksu cywilnego, gdyż często jest nieważna, a zatem nie wywołuje skutków prawnych, a jej strony zobowiązane są do zwrotu poczynionych świadczeń.
Weryfikacja uchwał zgromadzenia wspólników.
W spółkach kapitałowych istotną rolę odgrywają uchwały zgromadzenia wspólników. Niekiedy wywołują one skutki księgowe i podatkowe. Co prawda większość księgowych powinna wiedzieć, że wynagrodzenie członka zarządu z tytułu powołania nie jest obciążone składkami na ZUS, lecz nie musi posiadać wiedzy na temat tego czy zostało poprawnie przeprowadzone, a nawet czy wady są na tyle istotne, że w rzeczywistości, mimo pewnych pozorów, uchwała zgromadzenia wspólników nie istnieje. Jeżeli na podstawie takiej nieistniejącej uchwały zostałyby dokonane wypłaty ze spółki, to byłyby one bez podstawy prawnej, a osoba, która je pobrała musiałaby je zwrócić.
Biura księgowe podejmują się sporządzenia protokołów zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zdarza im się przy tym nie zwrócić uwagi na to czy aby członkom zarządu nie upłynęła kadencja i trzeba powołać ich na nowo. Pomijają przy tym okoliczność, że wspólnik będący członkiem zarządu nie powinien brać udziału w głosowaniu dotyczącym udzielenia mu absolutorium. Takie kwestie należą do prawnika i z jego pomocy należy korzystać w celu zapewnienia bezpieczeństwa prawnego Klientów.
