Jaki jest koszt prowadzenia spółki z o.o.

Koszty prowadzenia spółki z o.o.

Abstrahując od kwestii podatkowych czy składek ZUS, prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wydaje się bardziej kosztowne niż jednoosobowej działalności gospodarczej. Spółka z o.o. podlega rejestracji w KRS, wszelkie zmiany powinny zostać tam zgłoszone, co wiąże się z opłatami, których nie ma w CEIDG. Wyższe są także ceny za usługi księgowe dla spółki z o.o. niż dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Przy wniosku o rejestrację spółki z o.o. przez S24 wnosi się opłatę w kwocie 350 zł, a w przypadku, gdy spółka powstała z udziałem notariusza dochodzą dodatkowo koszty aktu notarialnego i sama opłata do KRS jest wyższa i wynosi 600 zł. Szerzej: Koszt założenia spółki z o. o.

Jednak, zalety prowadzenia spółki z o.o. mogą przewyższać koszty. Ta forma prawna pozwala na ścisłą separację majątku osobistego wspólników od majątku spółki, który służy do prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki temu w razie roszczeń przeciwko spółce, jej niewypłacalności, czy szkody wyrządzonej przez pracowników spółki, udziałowcy mogą być spokojni o ich prywatny majątek. Spokój pod tym względem jest wartością bezcenną, zwłaszcza, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, za których odpowiada w pełni. Gdy pracownik wyrządzi szkodę nawet na miliony to pracodawca w reguły może uzyskać od niego odszkodowanie w kwocie trzech miesięcznych pensji.

W pewnych okolicznościach spółka z o.o. może wypadać korzystniej podatkowo niż jednoosobowa działalność gospodarcza na podatku liniowym, ze składką zdrowotną i dodatkowo z daniną solidarnościową. W małej spółce z o.o. tańsza jest akumulacja kapitału, gdyż CIT dla takich spółek wynosi tylko 9%.

Spółka z o.o. może okazać się mniej kosztowna niż jednoosobowa działalność gospodarcza w sytuacji sprzedaży biznesu, gdyż może to nastąpić przez stosunkowo prostą sprzedaż udziałów. Śmierć udziałowca nie jest tak dotkliwa i kosztowna dla biznesu, jak w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną.

Koszt utrzymania spółki z o.o.

Miesięczne koszty utrzymania spółki z o.o. to z reguły stanowią opłaty za usługi księgowe oraz rachunek bankowy. W niektórych bankach koszt prowadzenia rachunku bankowego dla spółki z o.o. jest wyższy niż dla osoby fizycznej z powodu tego, że spółka musi prowadzić pełną księgowość.

Miesięczne wydatki na spółkę w dużej mierze zależą od kosztów jej księgowości, a zatem od rodzaju, stopnia skomplikowania operacji gospodarczych i liczby dokumentów księgowych.

Jeśli spółka korzysta z usług biura wirtualnego, to również musi ponosić z tego tytułu wydatek. Dobre biura wirtualne w centrum Warszawy kosztują już nawet od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Cena tego typu usług wzrasta, gdy klient oczekuje skanu korespondencji lub pragnie korzystać z salki konferencyjnej do spotkań z jego kontrahentami.

Koszty księgowości dla spółki z o.o.

Księgowość spółki z o.o. niewątpliwie jest droższa od takich usług świadczonych dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Zależy od stopnia skomplikowania operacji gospodarczych dokonywanych przez spółkę, od rodzaju działalności (np. usługi, sprzedaż, produkcja), od tego czy występują transakcje w walutach, ilości środków trwałych, pracowników, występowania proporcji VAT, procedury VAT marża, czy też metody kasowej w VAT.

W przypadku spółki z o.o. nie warto kierować się jedynie ceną przy poszukiwaniu usług księgowych, gdyż nieprawidłowości w ich wykonaniu wiążą się z nie tylko możliwą odpowiedzialnością z kodeksu karnego skarbowego, koniecznością zapłaty odsetek, lecz także, w niektórych przypadkach może zajść sytuacja, w której trzeba zaksięgować dany rok (lub nawet lata) od początku i de facto dwukrotnie ponieść tego koszt.

Oceniając koszty usługi księgowej warto pozyskać informację, czy biuro rachunkowe oferuje bezpłatnie systemy, które będą umożliwiały bezproblemowe pobieranie i wysyłanie faktur do KSeF, a także elektroniczne przekazywanie dokumentów. Jednym z takich systemów jest Saldeo Smart.

Szerzej: Od czego zależy cena za księgowość.

Ułatwienia prawne w prowadzeniu sp. z o.o.

Ostatnimi czasy wprowadzono szereg przepisów, które ułatwią funkcjonowanie spółki z o.o. Największe benefity w tym zakresie przyniósł system S24, który pozwala na rejestrację spółki całkowicie online, redukując przy tym znacznie koszty. Dzięki niemu nie ma już konieczności ponoszenia kosztów aktu notarialnego oraz jego wypisów. Niższa jest także sama opłata do KRS i wynosi 350 zł.

Już nie ma konieczności, aby wspólnicy rejestrujący spółkę musieli spotkać się wszyscy w jednym miejscu i terminie u notariusza, każdy może składać swoje podpisy zdalnie, z dowolnego miejsca i o wybranej porze.

System S24 umożliwia już dokonanie przez Internet takich czynności, jak: sprzedaż udziałów, zmiana członków zarządu, zmiana adresu spółki, wprowadzenie nowego PKD, podwyższenie kapitału zakładowego itp. Dzięki temu spółka z o.o. funkcjonuje o wiele szybciej i taniej.

Nawet w przypadku spółek zakładanych w formie aktu notarialnego, poza systemem S24, wniosek o rejestrację składa się przez Internet, korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych.

Zmiany wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pewne zmiany następują dopiero po uzyskaniu wpisu w KRS, co dotyczy np. zmiany umowy spółki, podwyższenia kapitału zakładowego, zmiany nazwy, dodania nowego PKD. Niektóre wpisy w rejestrze mają charakter wyłącznie informacyjny, zalicza się do nich przykładowo: ujawnienie nowych członków zarządu, sprzedaży udziałów.

Jeśli spółka powstała w S24 to najlepiej w tym systemie dokonywać zmian, gdyż jest najszybszy i najtańsza. W przypadku spółek w formie aktu notarialnego, lub takich, które nie mogą już funkcjonować w S24, zmiany zgłasza się poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS).

Warto jak najszybciej aktualizować wpisy, gdyż konsekwencje zaniechania w tym zakresie poniesie spółka. Przykładowo, były członek zarządu ujawniony w KRS może zawierać niekorzystne umowy na konto spółki, lub jakiś kontrahent odmówi zawarcia umowy w sytuacji, gdyby spółka miała być reprezentowana przez członków zarządu, którzy nie zostali jeszcze wpisani do rejestru.