Wzór umowy najmu lokalu dla spółki

 Umowa najmu lokalu jest to jeden z dokumentów związanych z działalnością spółki, który jest wymagany przy rejestracji do VAT. Poniżej przedstawiamy przykład umowy najmu, którą mogłaby podpisać nasza świeżo zarejestrowana spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Treść umowy została przewidziana dla sytuacji, w której najemca jest zainteresowany trwałością stosunku najmu i ma zamiar ponieść nakłady na przedmiot najmu.

Kto zawiera umowę najmu w imieniu spółki?

Spółka przy zawarciu umowy musi być reprezentowana zgodnie z zasadami jej reprezentacji. Najczęściej będą to członkowie zarządu. Może ją reprezentować również prokurent lub pełnomocnik działający na podstawie pełnomocnictwa. Szczególne zasady obowiązują w sytuacji gdy umowa będzie zawierana przez spółkę z członkiem zarządu.

Wynajem lokalu od członka zarządu lub wspólnika

Przepisy prawa nie zawierają zakazu wynajęcia lokalu od członka zarządu lub wspólnika. Jednak w przypadku umów zawieranych z członkiem zarządu obowiązują specjalne zasady reprezentacji. Spółka nie może być reprezentowana przez zarząd, lecz przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. 

Umowa z najmu ze wspólnikami, bywa stosowana jako metoda optymalizacji podatkowej, gdyż czynsz najmu stanowi koszt spółki, a przychód wspólnika może być opodatkowany na zasadach korzystnego ryczałtu. Zawsze jednak czynsz powinien mieć charakter rynkowy. W tego typu umowach szczególne zagrożenie występuje, jeśli spółka jest opodatkowana na zasadach CIT-u estońskiego, ponieważ wysokość wypłacanego czynszu może zostać potraktowana jako tzw.  "ukryty zysk" i dodatkowo opodatkowana. 

Nieodpłatna umowa najmu

Co do zasady najem jest umową odpłatną, gdyż wynajmującemu przysługuje czynsz. W przypadku, gdy nie występuje obowiązek zapłaty ze strony spółki za używanie lokalu mamy do czynienia z umową użyczenia. Należy przy tym pamiętać, że użyczenie traktowane jest jako przychód spółki, od którego powinien zostać zapłacony podatek. 

Ryzyko odpowiedzialności za podatki spółki

W przypadku wynajmu spółce swojego mieszkania, wynajmujący - jeśli jest powiązany ze spółką - musi liczyć się z możliwością poniesienia odpowiedzialności za podatki spółki. Szerzej na temat napisano w artykule pod tytułem "Wynajmując rzeczy spółce możesz ponosić odpowiedzialność za jej podatki".

Umowa Najmu Lokalu

zawarta w Warszawie w dniu 7 lipca 2018 r. pomiędzy:

1. ABCD Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Malwowa 4566/5677, 00-001 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000111111, NIP 456788990, kapitał zakładowy 5000 zł reprezentowana przez Prezesa Zarządu Jana Kowalskiego, zwana dalej Wynajmującym
a
2. EFGH Sp. z o.o. z siedzibą w Piasecznie, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod nr 000022222, NIP 6568989089, kapitał zakładowy 5000 zł, reprezentowana przez Członka Zarządu Jana Nowaka zwaną dalej Najemcą.

Wszyscy łącznie zwani dalej Stronami a każdy z osobną Stroną.

Zważywszy, że:
- Celem Stron jest zawarcie umowy długoletniego najmu lokalu, którego przeznaczeniem będzie prowadzenia biura i sekretariatu najemcy,
- Lokal będący przedmiotem umowy wymaga poniesienia nakładów finansowych, żeby zapewnić odpowiedni standard biura,
- Wyżej wspomniane nakłady będą podniesione przez Najemcę, a korzyści z nich odniesie także Wynajmujący, a intencją Stron nie jest wzbogacenie się Wynajmującego kosztem Najemcy
Strony postanowiły zawrzeć umowę o następującej treści:
 

Oświadczenia Wynajmującego i przedmiot najmu.

§ 1

1. Wynajmujący oświadcza, że:
a) jest wyłącznym właścicielem lokalu nr 867 położonego przy ulic Konwaliowej nr 12456 w Warszawie, 00-000 Warszawa, o powierzchni 100 m2, stanowiącego nieruchomości, dla której Sąd Rejonowy dla Warszawy – Mokotowa w Warszawie, X Wydział Ksiąg Wieczystych prowadzi księgę wieczystą nr KW WAM10/89990999/1 (Lokal),
b) Lokal składa się z 3 pokoi (pow. 12, 13, 15 m2), kuchni (pow. 12 m2) i łazienki (pow. 10 m2),
c) stan prawny nieruchomości jest zgodny ze stanem ujawnionym w księdze wieczystej,
d) nie toczy się żadne postępowanie dotyczące niezgodności stanu Lokalu ze stanem prawnym ujawnionym w księdze wieczystej nr KW WAM10/89990999/1,
e) w Lokalu nikt nie jest zameldowany,
f) nie posiada żadnych zaległości podatkowych, ani z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, ani żadnych innych, które mogłoby być podstawą do ustanowienia hipoteki przymusowej lub wszczęcie egzekucji w stosunku do Lokalu, na dowód powyższego Wynajmujący przedstawia zaświadczenie z urzędu skarbowego i z zakładu ubezpieczeń społecznych,
g) w stosunku do Lokalu nie zostały zawarte żadne umowy dające prawo do korzystania z niego lub takie, które mogłyby wpłynąć negatywnie na wykonanie niniejszej Umowy,
h) stan majątkowy Wynajmującego jest taki, że nie będzie prowadzona egzekucja z Lokalu, w tym Wynajmujący nie posiada żadnych wymagalnych i niespłaconych długów, ani nie zachodzą żadne okoliczności, który mogłoby doprowadzić do niewypłacalności Wynajmującego,
i) w dziale IV księgi wieczystej jest wpisana hipoteka na rzecz banku ABC Bank S.A. z tytułu umowy kredytu nr 5677/2017 z dnia 25 grudnia 2017 r., Wynajmujący spłaca na bieżąco wszystkie raty kredytu, na dowód czego przedstawia zaświadczenie z banku. Nie zachodzą również żadne okoliczności, które mogłyby doprowadzić do zaprzestania terminowej spłaty kredytu,
j) nie istnieją żadne postanowienia przyjęte przez właścicieli innych lokali znajdujących się w budynku, które mogłoby negatywnie wpłynąć na wykonanie niniejszej Umowy, a zamierzony sposób korzystania z Lokalu przez Najemcę nie koliduje z przyjętym w budynku porządkiem domowym.
2. Wynajmujący oddaje w najem Lokal najemcy, Najemca zaś go najmuje w zamian za zapłatę Czynszu określonego w niniejszej Umowie.

Czynsz i kaucja.

§ 2

1. Najemca zobowiązuje się do zapłaty miesięcznego czynszu z góry w kwocie 10 000 zł powiększonej o należy podatek VAT (Czynsz) do 10 dnia każdego miesiąca na rachunek bankowy Wynajmującego nr ……………………………………………………., na podstawie faktury wystawionej przez Wynajmującego i doręczonej Najemcy do 5 dnia każdego miesiąca. Za dzień zapłaty strony przyjmują datę obciążenia rachunku Najemcy.
2. Oprócz Czynszu Najemca zobowiązany będzie do uiszczenia tylko opłat za media – prąd, Internet, telefon, gaz. Najemca będzie stroną umów z dostarczycielami tych mediów. W celu wyjaśnienia wątpliwości Strony wyraźnie postanawiają, że w kwotę Czynszu wliczono już opłaty za wodę zimną i ciepłą, ogrzewanie, opłaty za wywóz śmieci i odprowadzenia ścieków.
3. Najemca zobowiązany jest do zapłaty kaucji w kwocie 24 600 zł w terminie do 1 września 2019 r. na rachunek bankowy Wynajmującego nr ………………………. Kaucja powinna zostać umieszczona przez Wynajmującego na oddzielnym rachunku lokacyjnym …………………. (nazwa rachunku) w banku …………………. (nazwa banku). Oprocentowanie z rachunku będzie należne Najemcy. Wynajmujący zobowiązuje do zwrotu kaucji wraz odsetkami uzyskanymi od banku w terminie 7 dni od dnia ustania niniejszej Umowy, jeżeli nie będzie podstaw do jej zatrzymania lub dokonania z niej potrąceń.
4. Kaucja zostanie złożona w celu zabezpieczenia roszczenia o zapłatę Czynszu i naprawienia szkód w Lokalu, które nie są wynikiem jego normalnego zużycia.
5. W przypadku zaspokojenia roszczenia Wynajmującego z kaucji, Najemca zobowiązany jest do jej uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji od Wynajmującego.
 

Okres obowiązywania umowy, wydanie Lokalu.

§ 3

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na okres 5 lat od dnia 1 września 2019 r. do 1 września 2024 r., z możliwością przedłużenia Umowy na czas oznaczony lub nieoznaczony.
2. Lokal zostanie wydanie Najemcy w dniu 1 lipca 2019 r. w celu przeprowadzenia prac, o których mowa w § 4. W celu wyjaśnienia wątpliwości Strony postanawiają, że Najemca nie jest zobowiązany do zapłaty Czynszu za okres od 1 lipca 2019 r. do 31 sierpnia 2019 r.

Zmiany w Lokalu i nakłady na Lokal

§ 4

1. Najemca dokona w Lokalu prac adaptacyjnych w okresie od dnia 1 lipca 2019 r. do 31 sierpnia 2019 r., szczegółowy wykaz prac został określony w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. Wszelkie inne zmiany niż wymienione w Załączniku nr 1 wymagają pisemnej zgody Wynajmującego, bez względu na czas, w którym mają być wykonane.
2. Strony określają koszt adaptacji Lokalu na kwotę 61 500 zł, którą poniesie Najemca i związku z tym zostanie zwolniony z zapłaty czynszu za miesiące wrzesień, październik, listopad, grudzień 2019 r. oraz styczeń 2020 r.
3. Podniesienia standardu Lokalu w wyniku prac adaptacyjnych nie może stanowić podstawy do podwyższenia Czynszu, jak również Wynajmujący nie będzie mógł żądać przywrócenia stanu poprzednio, ani w czasie trwania niniejszej Umowy, jak również po jej ustaniu.
 

Wydanie i odbiór Lokalu.

§ 5

1. Lokal zostanie wydany Najemcy w dniu 1 lipca 2019 r. na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego podpisanego przez Strony, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.
2. Po zakończeniu niniejszej Umowy najemca zobowiązany jest wydać Lokal w dniu 1 września 2024 r., stan Lokalu zostanie utrwalony w protokole zdawczo – odbiorczym stanowiącym załącznik nr 3 niniejszej Umowy.
3. Najemca nie jest odpowiedzialny za normalne zużycie Lokalu.

 

Konserwacja i naprawy Lokalu

§ 6

1. Najemca nie jest zobowiązany do ponoszenia nakładów i napraw, o których mowa jest w art. 681 kodeksu cywilnego. Gdyby ich dokonał nie może żądać za nie zwrotu od Wynajmującego ani obniżenia czynszu.
2. W celu usunięcia wątpliwości Strony postanawiają, że Wynajmujący jest zobowiązany do napraw i ponoszenia nakładów na rzecz w zakresie przewidzianym przepisami kodeksu cywilnego.

Podwyższenie Czynszu

§ 7

1. Strony zgodnie postanawiają wyłączyć zastosowanie art. 6851 kodeksu cywilnego, który stanowi, że Wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Wypowiedzenie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

§ 8

1. W przypadku, gdy przepisy kodeksu cywilnego przewidują możliwość wypowiedzenia umowy przez Wynajmującego bez okresu zachowania okresu wypowiedzenia i bez dodatkowego wezwania do zaniechania naruszeń, Wynajmujący zobowiązany jest wezwać na piśmie pod rygorem nieważności Najemcę do zaniechania naruszeń w terminie 7 dni.

Zmiana Umowy

§ 9

1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Data Pewna

§ 10

1. Najemca ma prawo żądania do nadania niniejszej Umowie daty pewnej, a Wynajmujący jest zobowiązany do współdziałania w tej kwestii.
2. Koszty nadania daty pewnej ponosi Najemca.

Postanowienia Końcowe

§ 11

Niniejsza umowa została sporządzona w 4 jednobrzmiących egzemplarzach po 2 dla każdej ze Stron.

Wynajmujący Najemca