Jak zabezpieczyć się zakładając spółkę? - relacje pomiędzy wspólnikami

Nawet najlepszy pomysł biznesowy może okazać się fiaskiem, gdy wejdziemy w spółkę z osobami, które nie powinny występować w roli wspólnika realizującego w określony sposób zadania wymagane przez nasz start up. Negatywne konsekwencje mogą wystąpić także, jeśli nie przemyślimy ram organizacyjno - prawnych naszego przedsięwzięcia. Nierozstrzygalny konflikt pomiędzy wspólnikami potrafi zdewastować bardzo perspektywiczne firmy.  Zawsze trzeba liczyć się z możliwością sprzeczności interesów pomiędzy udziałowcami, nawet, jeśli w pierwszym etapie powstania biznesu wszyscy są dla siebie wyjątkowo przyjaźni i bardzo entuzjastycznie do niego podchodzą. Dobre założenia początkowe i zapisy umów mogą pomóc w tym, aby uniknąć ciężkiej sytuacji lub z niej wyjść.

Należy rozważnie dobierać wspólników do określonej roli

Pierwszy i bardzo istotny czynnikiem, który trzeba gruntownie rozważyć przed rejestracją spółki jest dobranie odpowiednich wspólników do określonych zadań w spółce. Niewątpliwie istotnymi czynnikami są takie, jak: sytuacja zawodowa, majątkowa, zdrowotna, rodzinna, określony wiek itp. 

Dotychczasowe doświadczenie biznesowe i zawodowe

Konflikty może rodzić współpraca wspólnika, który już jest doświadczonym przedsiębiorcą z takim funkcjonującym dotychczas wyłącznie jako pracownik. W tego typu zespole przedsiębiorca zazwyczaj gotowy jest ponosić większe ryzyko biznesowe i wie, że biznes zawsze może nie udać się, że z wykonaną pracą  nie zawsze będzie powiązany zysk, a czasami nawet trzeba jeszcze dopłacić z własnych pieniędzy. W takim tandemie przedsiębiorca powinien zadbać o to, że ustalić z tą drugą osobą, jakie ryzyko jest ona w stanie ponieść, do kiedy spółka może działać przynosząc straty i nie osiągając zysku. Szczególnie należy uważać, gdy osoba będąca pracownikiem pragnie założyć swój biznes w zasadzie po to, żeby "inni już na nią pracowali". Może nie do końca zdawać sobie sprawę, że prowadząc swoją firmę z pewnością wystąpią okresy, w których będzie pracowała więcej niż na umowie o pracę i nie dostanie za to zapłaty. 

Sytuacja majątkowa wspólnika

Istnieją pewne kategorie wspólników nie zawsze będący najlepszymi kandydatami do wniesienia wkładów pieniężnych. Dotyczy to m. in. takich, którzy nie posiadają majątku, który mogliby zainwestować w spółkę bez ryzyka dla utrzymania swojego czy rodziny. Wspólnicy zamierzający kupić np. mieszkanie na kredyt i zbierający na wkład własny mogą wykazywać się większą niecierpliwością co do oczekiwania na szybkie osiągnięcie zysku. Taki wspólnik również niekoniecznie będzie zainteresowany tym, żeby przez dłuższy okres pracować dla spółki de facto za darmo.

W przypadku wspólnika, który posiada niespłacone długi oprócz wskazanych wyżej zagrożeń może jeszcze wystąpić inna sytuacja niekorzystna dla spółki. Mianowicie istnieje obawa, że posiadane przez niego udziały w spółce mogą zostać zajęte przez komornika.

Natomiast, gdy wspólnik posiada znaczny majątek to łatwiej zainwestować mu kapitałowo. Jednak taka okoliczność nie zawsze musi być korzystna np. w sytuacji, gdyby przez jakiś czas taki wspólnik musiał wykonywać darmową pracę na rzecz spółki, gdyż może szybko mu to się znudzić, skoro posiada już pewien status majątkowy i zawodowy, to może chciałby teraz zacząć korzystać z życia, a nie wysilać się na prowadzenie biznesu. 

Sytuacja rodzinna wspólnika

Jest to okoliczność niewątpliwie istotna. Należy ustalić stan cywilny wspólnika. Jeśli pozostaje on w związku małżeńskim to kwestią istotną jest ustrój majątkowy pomiędzy małżonkami, gdyż udziały mogą wchodzić do majątku wspólnego, pomimo że wspólnikiem jest tylko jeden z małżonków. Również kwestia ta jest ważna ze względu na to czy wkład wnoszony do spółki stanowi składnik majątku wspólnego. W takiej sytuacji może powstać konieczność uzyskania zgody drugiego małżonka na wniesienie wkładu. Nawet, gdy zgoda nie jest konieczna warto uzyskać od drugiego małżonka oświadczenie, że nie wnosi on sprzeciwu co do wniesienia wkładu i wyraża zgodę na to. 

Zasady wykonywania pracy w spółce

Jeśli funkcjonowanie spółki będzie uzależnione od pracy wykonywanej dla niej przez wspólników trzeba ustalić jasne zasady w tym zakresie, gdyż taka sytuacja jest polem do dużych konfliktów. W przypadku dwóch kategorii wspólników - kapitałowych i tych co wykonują pracę (na jakiejkolwiek podstawie, niekoniecznie jako wkład do spółki) warto byłoby ustalić wartość tej pracy i czas przez który musi być ona świadczona np. poprzez zapisy w umowie wspólników, zawieranej poza samą umową spółki. Taki kontrakt powinien przewidzieć sytuację, w której wartość wykonanej pracy zrównała się z wysokością wkładów kapitałowych. Jednym z rozwiązań jest wprowadzenie dla wspólnika wynagrodzenia za wykonywaną pracę, gdy wskazana wyżej sytuacja zaistnieje, ewentualnie nałożenie na wspólników "kapitałowych" obowiązku wniesienia dodatkowych wkładów itp.  

Jeśli wspólnik otrzymuje wynagrodzenie za swoją pracę czy usługi świadczone na rzecz spółki można do umowy wprowadzić jakieś klauzule waloryzacyjne na wypadek inflacji. 

Uregulowana powinna zostać także forma wykonywania "pracy" np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych itp. W przypadku, gdy świadczenie jest nieodpłatne wspólnicy muszą wziąć pod uwagę okoliczność, że może wtedy powstać przychód dla spółki, od którego powinna odprowadzić ona podatek. Kwestia nie musi być jednak tak odczuwalna, gdy spółka jest na stracie i de facto ten przychód jest kompensowany przez koszty.

Brak zysków spółki, ewentualnie także konieczność jej dokapitalizowania

W działalności spółki nieprzynoszącej zysku, przychodzi taki moment, w którym część wspólników przestaje wierzyć w powodzenie biznesu i nie ma zamiaru dalej inwestować w spółkę, a część liczy jeszcze na to, że być może uda się osiągnąć sukces. Ci bardziej optymistyczni mogą mieć jednak opory przed tym, aby jeszcze wkładać w nią swoje pieniądze czy pracę, gdy inni już tego nie zamierzają robić. Wspólnicy niezamierzający już inwestować też niekoniecznie chcą sprzedać swoje udziały, bo np. po cichu liczą, że może biznes uda się, gdy pozostali wspólnicy zainwestują. Reasumując, nie chcą ponosić dalszego ryzyka, jak również zrezygnować z potencjalnego zysku spółki. 

Umowa wspólników powinna przewidywać rozwiązanie w takiej sytuacji. Jednym ze sposobów mogłoby być podniesienie kapitału zakładowego, w którym dodatkowe udziały objęliby wspólnicy zamierzający jeszcze doinwestować spółkę. Jednak wspólnik, który nie brałby udziały w podwyższeniu mógłby stać się wspólnikiem mniejszościowym i de facto nie miałby wpływu na to co się dzieje w spółce. 

Innym rozwiązaniem jest obowiązek sprzedaży udziałów przez wspólników, którzy nie chcą już inwestować realizowany w taki sposób, że wspólnik dokapitalizujący spółkę określa cenę za którą kupi udziały, natomiast musi liczyć się z tym, że drugi wspólnik - potencjalny zbywca - może od niego nabyć udziały za tą samą cenę, którą ten pierwszy określił. Taki mechanizm nie ustala sztywnej ceny sprzedaży udziałów, jednak zabezpiecza przed określeniem zbyt niskiej ceny przez tego udziałowca, który zamierza doinwestować spółkę i wobec tego chce wykupić udziały. 

Zbycie udziałów

Skład osobowy wspólników nie jest ustalony raz na zawsze, podlega zmianom. Zdarza się, że jeden ze wspólników chce sprzedać swoje udziały np. z powodu sytuacji osobistej. Natomiast pozostali wspólnicy nie muszą być zainteresowani ich nabyciem np. z powodu zawyżonej ceny. W mniejszych spółkach ma duże znaczenie to, kto jest wspólnikiem. Dlatego pozostałym udziałowcom może zależeć na tym, aby nie była to osoba przypadkowa. 

W celu kontroli osobowego składu wspólników stosuje się takie instytucje, jak: prawo pierwokupu, prawo pierwszeństwa, zgoda na zbycie udziałów, wprowadzenie określonych kwalifikacji lub cech, które musi wypełniać nabywca np. niekaralność. 

Zabezpieczenie interesów wspólnika mniejszościowego

Wspólnik, który posiada mniejszość udziałów może być marginalizowany w spółce, pozostali wspólnicy mogą np. realizować zyski w inny sposób niż wypłata dywidendy i pomijać przy tym wspólnika mniejszościowego np. poprzez umowy cywilnoprawne z ich działalnościami gospodarczymi. 

W celu zabezpieczenia interesów wspólnika mniejszościowego można wprowadzić np.  ostrzejsze kryteria co do większości koniecznej do podejmowania uchwał, uprawnienie osobiste dla takiego wspólnika np. możliwość samodzielnego powołania jednego z członków zarządu, ewentualnie prawo do żądania wykupu udziałów, gdy ich liczba spadnie poniżej określonego procenta w kapitale zakładowym. 

Niektóre z rozwiązań mogą być wprowadzone w samej umowie spółki, natomiast inne w umowie wspólników. 

Spółka z kolegą / przyjacielem

Gdy wspólnikami spółki mają być dobrzy koledzy czy przyjaciele, dosyć często zaniedbane zostają kwestie prawne i planu działania, gdyż wspólnicy zakładają z góry, że jakoś dogadają się. Po pewnym czasie funkcjonowanie takiej spółki bywa zagrożeniem dla relacji osobistych.

Jeśli wspólnicy nie zamierzają pewnych kwestii regulować w umowach, to dobrą praktyką byłoby chociaż wymienić między sobą e-mail z założeniami dotyczącymi działalności spółki takimi, jak: do kiedy może ona funkcjonować przynosząc stratę, ile wspólnicy zainwestują, kto będzie wykonywał pracę na rzecz spółki, w jakim wymiarze, na jakiej podstawie, czy będzie dostawał wynagrodzenie, ewentualnie od kiedy, czy założeniem jest późniejsza sprzedaż spółki itp. Wymiana takich wiadomości e-mail czasami pozwala na chwilę refleksji i zauważenie pewnych kwestii, które nie były poruszane w trakcie rozmów. Poza tym, łatwiej przypomnieć na co wszyscy wspólnie zgodzili się.

Pamiętajmy, że dobry kolega niekoniecznie sprawdzi się w roli dobrego wspólnika, tak samo nawet najlepszy pracownik nie zawsze nadaje się na przedsiębiorcę, który musi ponosić ryzyko, pracować za darmo, a czasami dopłacić z tego, co już oszczędził.

Jak zabezpieczyć się, gdy wkładem do spółki wnoszonym przez innego wspólnika jest przedsiębiorstwo?

W praktyce obrotu można spotkać się z sytuacją, w której jeden ze wspólników wnosi wkład w postaci przedsiębiorstwa, a pozostali pieniądze stanowiącego jego równowartość. 

Dokonując takie ustalenia warto mieć na uwadze przepisy kodeksu cywilnego, które przewidują rozszerzoną odpowiedzialność w takim przypadku. 

Nabywca przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego jest odpowiedzialny solidarnie ze zbywcą za jego zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa lub gospodarstwa, chyba że w chwili nabycia nie wiedział o tych zobowiązaniach, mimo zachowania należytej staranności. Odpowiedzialność nabywcy ogranicza się do wartości nabytego przedsiębiorstwa lub gospodarstwa według stanu w chwili nabycia, a według cen w chwili zaspokojenia wierzyciela. Odpowiedzialności tej nie można bez zgody wierzyciela wyłączyć ani ograniczyć.

Ordynacja podatkowa także przewiduje odpowiedzialność nabywcy przedsiębiorstwa.

Nabywca przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem za powstałe do dnia nabycia zaległości podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, chyba że przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć o tych zaległościach.

W tej sytuacji nabywcą przedsiębiorstwa będzie spółka, która może odpowiadać za zobowiązania z nim związane. Aby uchronić się przed taką sytuacją koniecznie trzeba przeprowadzić gruntowne badanie przedsiębiorstwa pod względem prawnym i podatkowym. Oprócz ustalenia aktualnego stanu zadłużenia, trzeba mieć na uwadze, że mogą zaistnieć także zobowiązania, których nie widać na pierwszy rzut oka.

Umowy o dzieło

Warto przyjrzeć się umowom o dzieło, a zwłaszcza tym związanym z przeniesieniem praw autorskich, Zdarzyć się może sytuacja, w której de facto nie było żadnego dzieła, a umowa ma cechy zlecenia i wobec tego powinna być zbadana pod kątem konieczności odprowadzenia składek ZUS. Jeśli nie powstał utwór to nie ma autorskich kosztów uzyskania przychodu i od takiej umowy należy zapłacić podatek. 

Kontrakt zamiast umowy o pracę

Zbadania wymaga także kwestia czy pracownicy spółki wykonywali swoją pracę w nadgodzinach i czy otrzymali za nie wynagrodzenie. Ta okoliczność nie musi być widoczna pierwszy rzut oka, może okazać się, że zawierane umowy B2B zastępowały umowę o pracę, a po pewnym czasie podwykonawcy, którzy skonfliktują się z przedsiębiorcą, zaczną wytaczać powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy, a następnie będą domagać wszelkich świadczeń przysługujących z tego tytułu. 

Podatki

Zaświadczenie o braku zaległości podatkowych nie uchroni przed wszystkimi zobowiązaniami z tego tytułu, gdyż dotyczy ono zapłaty podatków ujawnionych w deklaracjach podatkowych, które mogły zostać sporządzone niewłaściwie. Przykładowo, prowadzący przedsiębiorstwo mógł w sposób nieuprawniony stosować obniżoną stawkę VAT przy sprzedaży albo nabyty środek trwały powinien być amortyzowany w inny sposób i wobec tego należy dopłacić podatek dochodowy z odsetkami. Szczególnej analizy wymaga stan faktyczny, gdy prowadzący przedsiębiorstwo korzystał z różnych preferencji podatkowych, wtedy powinno się sprawdzić czy był do nich uprawniony. Wszelkie optymalizacje podatków warto rozpatrzyć pod kątem klauzuli o unikaniu opodatkowania. 

Powyższe porady zachowują swoją aktualność, gdy nowy wspólnik przystępuje do istniejącej już spółki z o.o. np. poprzez objęcie udziałów w wyniku podniesienia kapitału zakładowego czy też nabycie części udziałów od pozostałych wspólników. 

Realizacja postanowień umownych

Nawet najlepsza umowa nie rozwiąże sytuacji konfliktowych ani nie zabezpieczy interesów wspólników, jeśli sankcje za naruszenie jej postanowień nie będą dotkliwe. Dolegliwość w postaci obowiązku naprawienia szkody często ciężko jest wyegzekwować ze względu na trudności dowodowe w zakresie jej wysokości. Wobec tego wszelkie zobowiązania wspólników wobec siebie i spółki najlepiej zabezpieczać poprzez obowiązek zapłaty kary umownej, gdyż wtedy nie ma konieczności udowodnienia wysokości szkody. 

Więcej porad na temat rejestracji spółki.