Biała lista podatników VAT - czym jest?

Od 1 września 2019 r. zaczął funkcjonować nowy rejestr podatników VAT tzw. biała lista podatników VAT. Na niej znajduje się informacje o tym czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT, o dacie rejestracji, lub jej odmowy, wykreśleniu, a także numery rachunków bankowych.

Weryfikacja statusu przedsiębiorcy.

W okresie od 1 września 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. każdy przedsiębiorca powinien sprawdzić czy wszystkie jego rachunki bankowe znajdują się na tej liście (nie dotyczy to rachunków VAT), gdyż po 1 stycznia 2020 r. wpłata na rachunek bankowy, którego nie ma na liście, będzie związana z brakiem możliwości zaliczenia w koszty poniesionego wydatku, jeżeli przekracza określoną kwotę. Weryfikacja powinna zostać dokonana jak najwcześniej, gdyż pod koniec 2019 r. mogą stanąć serwery ministerstwa, również dodanie rachunku bankowego zajmie urzędowi skarbowemu pewien czas.

Do 31 grudnia 2019 r. nie będą stosowane sankcje, za wpłatę na rachunek bankowy, który nie został zarejestrowany.

Białą listę można znaleźć tutaj.

Zmiany od 01 stycznia 2020 r.

Przedsiębiorca dokonując zapłaty za transakcję w kwocie 15 000 brutto (na kwotę może składać się nawet kilka mniejszych faktur) i więcej powinien dokonać sprawdzenia rachunku bankowego kontrahenta, czy znajduje się on na białej liście i tylko na ten rachunek bankowy może dokonać zapłaty, pod rygorem niemożności zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku zapłaty na rachunek, który nie znajduje się na liście, przedsiębiorca zobowiązany będzie do powiadomienia urzędu skarbowego, właściwego dla kontrahenta, w terminie 3 dni.

Ponadto przedsiębiorca musi używać mechanizmu split payment opłacając faktury, aby nie ponosić odpowiedzialności za zobowiązanie kontrahenta wobec Urzędu Skarbowego z tytułu VAT.

Ministerstwo nie określiło jak będą traktowane płatności dokonywane przez payu, kartą, paypalem i za pomocą innych podobnych systemów płatności.

Prawidłowe zachowanie przedsiębiorcy na przykładach.

Poniżej przedstawiamy sytuacje, z którymi może zetknąć się przedsiębiorca w praktyce, wraz ze wskazówkami odnośnie prawidłowego zachowania

Przykład nr 1

Spółka ABC Sp. z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT. Otrzymała w dniu 02 stycznia 2020 r. od swojego kontrahenta fakturę za zakupione usługi na kwotę 15 020 zł. brutto. W dniu 03 stycznia 2020 r. osoba odpowiedzialna za opłacanie faktur chce ją opłacić.

Powinna obowiązkowo sprawdzić rachunek bankowy podany na fakturze czy jest zgłoszony w nowym rejestrze podatników. Jeśli tak, to opłaca fakturę, obowiązkowo używając split payment, aby nie odpowiadać za to, że kontrahent może nie odprowadzić VAT do urzędu skarbowego.

Przykład nr 2

Firma A jest czynnym podatnikiem VAT i otrzymała za zakup towarów fakturę na kwotę 6 033 zł. W dniu 10 stycznia 2020 r. chce ją opłacić swojemu kontrahentowi. Podatnik nie musi sprawdzać czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na białej liście gdyż kwota jest poniżej 15 000 zł, natomiast powinien użyć mechanizmu split payment, gdyż przepisy nie stanowią jasno czy dotyczy on tylko kwot powyżej 15 000 zł.

Przykład nr 3

Firma B jest czynnym podatnikiem VAT i otrzymała fakturę za zakupioną usługę na kwotę 30 150 zł. Niestety przez niedopatrzenie osoba odpowiedzialna za opłacenie faktur nie sprawdziła rachunku bankowego kontrahenta. Okazało się na drugi dzień, że zapłacono fakturę na niezarejestrowany rachunek bankowy.

W takiej sytuacji, należy w ciągu 3 dni od dokonania płatności wysłać pismo do urzędu skarbowego swojego kontrahenta (nie urzędu skarbowego płatnika) z informacją, że firma nie ma zgłoszonego rachunku bankowego, a podaje go na fakturze. Dane do zawiadomienia, które należy wskazać, określone są w treści przepisów Ordynacji Podatkowej. Zawiadomienie wysłane w ustawowym terminie pozwoli na zaliczenie do kosztów podatkowych tej faktury.

Jeżeli upłynął termin 3 dni i nie dokonano zawiadomienia to należy powiadomić o tym fakcie księgowość, która nie będzie mogła zaliczyć poniesionego wydatku w koszty.

Przykład nr 4

Firma C świadczy usługi zwolnione z VAT, czy powinna również sprawdzać numery rachunków swoich kontrahentów dla faktur powyżej 15 000 zł? TAK, gdyż ma obowiązek weryfikować faktury od kontrahentów, którzy są czynnymi podatnikami VAT.

Czy musi używać mechanizmu split payment? TAK, jeżeli chce uniknąć odpowiedzialności solidarnej za zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego kontrahenta.

Przykład nr 5

Firma D podpisała umowę z kontrahentem na zakup usług. W marcu 2020 r. otrzymała fakturę za wykonaną usługę w kwocie 13 000 zł brutto. Przedsiębiorca opłacając fakturę nie sprawdził rachunku bankowego, gdyż przyjął, że wielkość faktury jest poniżej 15 000 brutto. Za miesiąc okazało się, że musi zakupić od tego kontrahenta podobną usługę za 4 000 zł. brutto. Faktura została opłacona bez sprawdzania numeru rachunku bankowego kontrahenta. W następnych dniach okazało się, że faktura została opłacona na niezgłoszony rachunek bankowy, minęły 3 dni, minął termin na napisanie zawiadomienia. Firma D nie może zaliczyć do kosztów podatkowych kwoty z faktur ponad 15 000 zł, jeżeli urząd skarbowy przyjmie, że szereg płatności dotyczył jednej transakcji.