Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Kwestie związane z dokumentacją pracowniczą zostały uregulowane w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2019.1040 t.j. z dnia 2019.06.05), ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357 z dnia 2018.02.13) oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz.U.2018.2369 z dnia 2018.12.19).

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

W przypadku umów o pracę zawartych od 1 stycznia 2019 r., dokumentację należy przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, jeśli odrębne przepisy nie przewidują dłuższego okresu jej przechowywania (art. 94 ust. 9 kodeksu pracy). Okresy te ulegają przedłużeniu, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania (art. 94(4) kodeksu pracy).

Zasadą jest, że dokumentacja pracownicza, w przypadku umów o pracę zawartych przed 1 stycznia 2019 r., przechowywana jest na zasadach dotychczasowych tj. w większości przypadków przez 50 lat. W odniesieniu do umów zawartych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 okres może być skrócony do 10 lat w sytuacji złożenia raportu informacyjnego (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja ta może być przechowywana w wersji papierowej lub elektronicznie. E-teczka pracownicza może być zastosowana tylko w przypadku umów zawartych od 1 stycznia 1999 r. Akta osobowe pracownika składają się z 4 części:

a) Część A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,

b) Część B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika np. dotyczące danych osobowych pracownika, umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy, przepisami i zasadami bhp, potwierdzeniem poinformowania o warunkach zatrudnienia, potwierdzenie szkolenia bph, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie,

c) Część C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,

d) Część D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Odwzorowanie cyfrowe dokumentu

Jeśli elektronicznie mają być przechowywane dokumenty, które powstały w wersji papierowej to należy je archiwizować poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego – skan w postaci pdf, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej albo opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Przed dodaniem dokumentu do e-teczki pracownika, podpisz najpierw skan pdf za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

W sytuacji ustania stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi informację:

a) o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
b) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
c) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w odpowiednim czasie.

Pracodawca zobowiązany jest także powiadomić pracownika o zmianie postaci i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni.

Co po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi akta do końca miesiąca następującego po upływie okresu ich przechowywania. Jeśli pracownik jej nie odbierze, to pracodawca niszczy dokumenty w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.