Rejestracja spółki w biurze wirtualnym

Rejestracja spółki w biurze wirtualnym.

Zakładając spółkę musimy wskazać jej siedzibę i adres. Siedzibą jest miasto, które podajemy w umowie spółki. Adres należy umieścić we wniosku rejestracyjnym do KRS. W związku z tym pojawiało się pytanie czy skorzystać z usług wirtualnego biura, wynająć lokal lub zrobić to w naszym mieszkaniu.

Wybór siedziby spółki.

Koszty wynajmu całego lokalu zazwyczaj są na tyle wysokie, żeby zabić powstającą działalność,a poza tym coraz więcej usług świadczy się zdalnie lub w siedzibie Klienta. Umiejscowienie firmy we własnym mieszkaniu może powodować problemy z odbiorem korespondencji, zwłaszcza, gdy często jesteśmy poza domem, a potem trzeba iść odbierać awiza na poczcie i czekać godzinę w kolejce. Ciekawą opcją jest rejestracja spółki w wirtualnym biurze.

Biuro wirtualne a urząd skarbowy.

Przez długi czas urzędy skarbowe w Warszawie nigdy nie kwestionowały tego, że spółki mogły posiadać siedzibę w biurach wirtualnych. Nie stanowiło to przeszkody do rejestracji na VAT i VAT UE. W II połowie roku 2016 r. praktyka niewątpliwie uległa zmianie. Urzędnicy rozpoczęli wizytowanie siedzib spółek w celu sprawdzenia czy rzeczywiście one istnieją. Owa weryfikacja - eufemistycznie rzecz ujmując - nie zawsze przebiegała w sposób prawidłowy, a na pewno była oparta na sztywnych schematach, rodem z poprzedniej epoki. Zdarzały się sytuacje, że urzędy skarbowe potrafiły odmówić rejestracji firmy jako płatnika podatku VAT z tego powodu, że posiadał siedzibę w biurze wirtualnym, zwłaszcza wtedy, gdy stwierdzały, iż jego działalność wymaga pewnej powierzchni magazynowej.

Praktyka urzędów skarbowych a sądownictwo administracyjne.

Przedstawiona wyżej praktyka spotkała się z ostrą reakcją sądów. Naczelny Sąd Administracyjny dał temu wyraz w wyroku z dnia 11 kwietnia 2017 r., sygn. akt I FSK 1463/15 (LEX nr 2296413). Stwierdził, że uznanie, iż pod adresem miejsca rejestracji brak jest odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza technicznego, by umożliwić podatnikowi prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wskazanym w zgłoszeniu jest niewystarczające dla dokonania odmowy rejestracji podatnika VAT, w świetle poglądów zaprezentowanych powyżej.

Sąd stwierdził także, iż aby odmowę rejestracji można było uznać za proporcjonalną wobec celu polegającego na zapobieganiu oszustwom podatkowym, musi ona opierać się na poważnych przesłankach pozwalających obiektywnie stwierdzić istnienie prawdopodobieństwa, iż zarejestrowanie podatnika VAT zostanie wykorzystane do popełnienia oszustwa. Taka decyzja musi być oparta na całościowej ocenie wszystkich okoliczności danej sprawy oraz na dowodach zebranych w ramach weryfikacji informacji, których udzielił przedsiębiorca.

Organy powinny ze szczególną ostrożnością i wnikliwością analizować wnioski o rejestrację opierając się na poważnych przesłankach pozwalających obiektywnie stwierdzić istnienie prawdopodobieństwa, iż zarejestrowanie podatnika VAT zostanie wykorzystane do popełnienia oszustwa.

Ostatnio został opublikowany wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, w którym stwierdzono, że fakt, że dla potrzeb rejestracji spółki w KRS nie podlega weryfikacji podany przez nią adres siedziby jej organu zarządzającego, nie stanowi żadnej podstawy do akceptacji fikcji wskazania tego adresu jako takiej siedziby, jeżeli wynik dokonanej weryfikacji tego adresu dla celów rejestracji VAT jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktyczny adres tej siedziby, a jedynie adres do korespondencji ze spółką.(por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 listopada 2019 r., I FSK 1363/17, LEX nr 2750063).

Jeśli w lokalu biura wirtualnego odbywają się spotkania zarządu, to wtedy spółka ma tam siedzibę, a nie tylko adres do korespondencji. Wobec tego, warto przejrzeć umowę najmu, pod kątem tego, czy na jej podstawie, istnieje możliwość odbywania posiedzeń organów spółki.

Siedziba w biurze wirtualnym a wyroki ETS i Konstytucja RP.

Sąd powołując się na stanowisko Trybunału Sprawiedliwości wyrażone w wyroku w sprawie Ablessio, C-527/11, ECLI:EU:C:2013:168, uznał, że z brzmienia i celu art. 96 ust. 1 i ust. 4 oraz art. 97 ust. 1 i 4 ustawy o VAT należy wywnioskować, iż postępowanie dotyczące rejestracji podatnika jako podatnika VAT i VAT-UE nie może być traktowane jako postępowanie, w ramach którego następuje weryfikacja zdatności lokalu do spełniania funkcji odpowiadającej zakresowi działalności wpisanej do KRS. Akceptacja poglądu przeciwnego stanowiłaby w istocie zgodę na ograniczenia swobody prowadzenia działalności gospodarczej (zarejestrowania podatnika jako podatnika czynnego VAT i VAT-UE) w oparciu o hipotetyczne obawy co do sposobu prowadzenia rozpoczynanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Stałoby to w sprzeczności z art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a w konsekwencji także art. 22 Konstytucji RP, które nakazują ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej interpretować zawężająco, ponieważ stanowią wyjątek od konstytucyjnie chronionej zasady swobody gospodarczej.