Wzór regulaminu udziału w zgromadzeniu wspólników


Autor: Księgowość Dla SpółekData publikacji: 2020-09-04 15:18:27Kategoria: prawo spółek


Ułatwienia w przeprowadzeniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników



Czasami wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają problem, żeby zebrać się w jednym miejscu i przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, które musi odbyć się co roku, aby podjąć decyzję co do zatwierdzenia sprawozdania finansowego, pokrycia straty lub podziału zysku i udzielenia absolutorium członkom organów. Istnieje, jednak sposób, aby zaradzić tego typu problemom. Zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością można przeprowadzić także zdalnie, a wspólnicy mogą wziąć w nim udział także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeśli nie zabrania im tego umowa spółki. O sposobie procedowania zgromadzenia wspólników w sposób zdalny postanawia zwołujący zgromadzenie np. zarząd.

W celu takiego ułatwienia należy określić szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu. Wobec tego trzeba napisać regulamin. W większości spółek będzie to leżało w gestii wspólników. Natomiast, gdy w spółce funkcjonuje rada nadzorcza to właśnie ona przygotowuje taki dokument. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na jego treść.

Wzór Regulaminu



Wzór regulaminu zgromadzenia wspólników

REGULAMIN
UDZIAŁU W ZGROMADZENIU WSPÓLNIKÓW PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ


§ 1

1. Niniejszy Regulamin określa szczegółowe zasady i tryb udziału w zgromadzeniu wspólników spółki AAA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 234(1) § 3 KSH.

2. Definicje:

a) KSH - ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.);
b) Regulamin – oznacza niniejszy Regulamin;
c) Spółka – AAA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie;
d) Wspólnik – osoba fizyczna albo prawna albo inna jednostka organizacyjna posiadająca uprawnienie do udziału w Zgromadzeniu lub użytkownik lub zastawnik udziałów z prawem głosu;
e) Zgromadzenie – oznacza Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników albo Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników.

§ 2

Udział w zgromadzeniu wspólników Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej dopuszczalny jest o ile został dopuszczony przez zwołującego Zgromadzenie.

§ 3

Udział w Zgromadzeniu, w trybie opisany w § 2 ust. 1, obejmuje w szczególności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Zgromadzenia;
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku Zgromadzenia.

§ 4

1. Wspólnik mający zamiar uczestniczyć w Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zobowiązany jest połączyć się z opcją wideo poprzez komunikator wskazany przez zwołującego w zaproszeniu na Zgromadzenie. Zaproszenie wskazuje również wszystkie niezbędne dane do połączenia się w celu udziału w Zgromadzeniu.
2. Na żądanie otwierającego posiedzenie wspólnik zobowiązany jest okazać dokument tożsamości ze zdjęciem oraz twarz, w sposób umożliwiający weryfikację jego tożsamości przez otwierającego Zgromadzenie.
3. Brak zastosowania się do ww. wymogów upoważnia do odmowy dopuszczenia takiego wspólnika do udziału w Zgromadzeniu.

§ 5

1. W przypadku chęci uczestnictwa w Zgromadzeniu przez pełnomocnika, Wspólnik-mocodawca zobowiązany jest dostarczyć do spółki oryginał pełnomocnictwa w formie pisemnej najpóźniej dnia poprzedzającego dzień odbycia Zgromadzenia.
2. Brak zastosowania się do ww. wymogów upoważnia przewodniczącego Zgromadzenia do odmowy dopuszczenia takiego pełnomocnika do udziału w Zgromadzeniu.
3. Do pełnomocników, w zakresie nieuregulowanym stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Wspólników.

§ 6

1. Głosowanie w sprawach jawnych odbywa się poprzez ustne wyrażenie stanowiska przez wspólnika lub pełnomocnika, w chwili w której przewodniczący Zgromadzenia zapyta o stanowisko wobec uchwały. Sprzeciw wobec podjętej uchwały zgłaszany jest ustnie po podaniu przez przewodniczącego wyników głosowania oraz stwierdzeniu czy uchwała została podjęta.
2. Głosowanie w sprawach tajnych odbywa się poprzez przesłanie na adres mailowy wskazany w zaproszeniu, oświadczenia zawierającego stanowisko wobec uchwały. Po zarządzaniu głosowania, przewodniczący oczekuje 5 minut na przesłanie stanowiska wspólników wobec uchwały. Po tym czasie zamyka głosowanie i podaje wyniki. Razem z głosowaniem dany wspólnik, który głosuje przeciw, może złożyć sprzeciw wobec uchwały. Adres mailowy, z którego będą przesyłane oświadczenia wspólników ze stanowiskiem wobec głosowanej uchwały powinien mieć nazwę uniemożliwiającą identyfikację wspólnika/powiązanie go z danym wspólnikiem.
3. Wspólnicy korzystający z możliwości udziału w Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ponoszą ryzyka z tym związane, w szczególności wynikające z niemożności odbioru transmisji, komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Zgromadzenia wskutek tymczasowej lub trwałej awarii lub zakłóceń sieci elektrycznej lub infrastruktury telekomunikacyjnej, a także ryzyko udostępnienia osobom trzecim adresu e-mail, na który mają być przesyłane oświadczenia o stanowisku wspólnika wobec głosowanej uchwały.

§ 7

1. Regulamin uchwalony został na podstawie art. 234(1) § 3 KSH.
2. Regulamin wchodzi w życie w chwili jego uchwalenia.

Dotknij tutaj i zadzwoń